Раздел «Активности»

Базовый
PDF

Раздел «Активности» предназначен для хранения и управления различными типами активностей, такими как встречи, звонки, задачи и т. д. В разделе настраиваются напоминания о предстоящих активностях, есть возможность просматривать взаимосвязи активностей с другими разделами BPMSoft и планировать очередность выполнения задач.

Создание активности

В BPMSoft существует несколько способов создания новой активности:

  • Вручную в разделе «Активности»;
  • Через календарное представление реестра активностей;
  • С помощью кнопки быстрого добавления на панели разделов;
  • Создание из панели действий;
  • Создание из существующей активности;
  • Создание с помощью командной строки;
  • Автоматическое создание с помощью импорта данных из Exсel.

Создание в разделе «Активности»

Для создания активности нажмите кнопку «Добавить задачу» на панели инструментов раздела.

Рисунок 1 — Добавление активности в разделе

Рисунок 1 — Добавление активности в разделе

В мини-карточке заполните обязательные поля: «Название», «Начало», «Завершение», «Категория» и «Состояние». Для сохранения записи нажмите кнопку «Сохранить». В результате активность будет отображена в реестре раздела «Активности».

Подробное описание полей смотрите в разделе Страница активности.

Рисунок 2 — Мини-карточка создания активности

Рисунок 2 — Мини-карточка создания активности

Создание через календарное представление реестра активностей

В календарном представлении Календарь раздела «Активности» можно добавлять новые задачи, выбрав временной промежуток в календаре. Подробнее: Календарь задач

Создание с помощью кнопки быстрого добавления на панели разделов

Вы можете добавлять новые активности, находясь в любом разделе BPMSoft. Для этого на панели разделов нажмите кнопку image8.png и в выпадающем меню выберите «Задача».

Рисунок 3 — Создание активности из панели разделов

Рисунок 3 — Создание активности из панели разделов

В мини-карточке укажите значения обязательных и других необходимых полей. Пример заполнения мини-карточки смотрите на Рисунке 2. Для сохранения записи нажмите кнопку «Сохранить». В результате активность будет отображена в реестре раздела «Активности».

Подробное описание полей смотрите в разделе Страница активности.

Создание из панели действий

На страницы некоторых разделов (например, в разделах «Контакты» и «Контрагенты») выведена панель действий, на которой при помощи кнопки Кнопка добавления активности из панели действий.svg можно перейти к созданию новой активности, не покидая страницу раздела. Подробнее: Страница записи

Рисунок 4 — Кнопка для добавления активности из панели действий

Рисунок 4 — Кнопка для добавления активности из панели действий

Создание из существующей активности

Вы можете создавать новые связанные активности из уже имеющихся в BPMSoft активностей. Подробнее: Связанные активности

Создание с помощью командной строки

Новую запись в разделе можно создать с помощью командной строки. Для этого выполните команду «Создать Активность(Задача)» или «Создать Активность(Email)», заполните и сохраните страницу новой записи. Подробнее: Командная строка

Создание с помощью импорта данных

С помощью импорта данных вы можете произвести массовое или единичное добавление активностей из заранее подготовленной таблицы Excel. Подробнее: Импорт данных

Действия раздела «Активности»

В разделе «Активности» представлен набор стандартных и нестандартных действий BPMSoft. Подробнее о стандартных действиях смотрите в статье Обзор интерфейса BPMSoft.

Рисунок 5 — Действия раздела «Активности»

Рисунок 5 — Действия раздела «Активности»

Таблица 1 — Нестандартные действия раздела «Активности»

Действие Описание
Запустить синхронизацию Запуск синхронизации активностей с календарями Microsoft Exchange и Office 365. Подробнее: Синхронизировать расписание с календарями Microsoft Exchange и Office 365
Добавить аккаунт для синхронизации Добавление аккаунта для синхронизации активностей. Подробнее: Синхронизировать расписание с календарями Microsoft Exchange и Office 365

Страница активности

Страница записи активности состоит из следующих логических блоков:

  1. Панель инструментов.
  2. Верхний блок.
  3. Вкладки страницы.

Рисунок 6 — Страница активности

Рисунок 6 — Страница активности.png

1 — Панель инструментов

Панель инструментов является базовой частью всех страниц разделов в BPMSoft. Подробнее: Обзор интерфейса BPMSoft

Меню «Действия» содержит стандартные команды для работы с записью. Подробнее: Панель инструментов страницы записи

2 — Верхний блок

В верхнем блоке страницы записи отображается общая информация о текущей активности.

Рисунок 7 — Верхний блок страницы активности

Рисунок 7 — Верхний блок страницы активности

Таблица 2 — Верхний блок страницы активности

Название Описание
Заголовок В поле указывается заголовок активности.
Начало В поле выбирается планируемая дата и время начала активности
Завершение В поле выбирается планируемая дата и время завершения активности. Дата и время завершения должны быть позже даты и времени начала
Роль В поле выбирается роль пользователей, которые должны выполнить активность. По выбранной роли фильтруются записи в поле «Ответственный»
Ответственный В поле выбирается пользователь, который является ответственным по текущей активности. В поле для выбора доступны только пользователи, входящие в роль, выбранную в поле «Роль». Если поле «Роль» не заполнено, то в поле «Ответственный» можно выбрать любого пользователя системы. По умолчанию поле заполнено контактом текущего пользователя
Состояние В поле выбирается состояние, в котором в данный момент находится активность: «Не начата», «В работе», «Завершена», «Отменена». По умолчанию поле заполнено значением «Не начата»
Автор В поле автоматически записывается пользователь, создавший данную активность. Поле недоступно для ручного редактирования
Отображать в расписании Если признак установлен, то текущая активность будет отображаться в представлении расписания раздела «Активности». По умолчанию признак установлен
Приоритет В поле вручную выбирается приоритет текущей активности: «Низкий», «Средний» или «Высокий». По умолчанию поле заполнено значением «Средний»
Категория В поле вручную выбирается категория активности: «Выполнить», «Встреча», «Звонок», «Письменная работа»

Примечание. Обязательные для заполнения поля отмечены символом *.

3 — Вкладки страницы

Страница активности содержит следующие вкладки, на которых отображена вся необходимая информация:

Вкладка «Основная информация»

На вкладке «Основная информация» отображены следующие элементы:

Группа полей «Результат»

Группа полей «Результат» предназначена для указания результата по текущей активности.

Рисунок 8 — Группа полей «Результат»

Рисунок 8 — Группа полей «Результат»

Таблица 3 — Группа полей «Результат»

Название Описание
Результат В поле выбирается итог выполнения текущей активности: «Выполнена», «Информация получена», «Отменена», «Перенесена». Поле доступно для изменений, если состояние текущей активности равно «Завершена» или «Отменена»
Результат подробно В поле указывается подробное описание результата активности
Группа полей «Связи»

В группе полей «Связи» устанавливается связь текущей активности с другими объектами BPMSoft.

Рисунок 9 — Группа полей «Связи»

Рисунок 9 — Группа полей «Связи»

Таблица 4 — Группа полей «Связи»

Название Описание
Контакт В поле выбирается запись контакта, по которому создана активность.
Если выбранный в поле контакт привязан к записи контрагента, то в поле «Контрагент» автоматически выберется привязанный контрагент.
В то же время, если в поле «Контрагент» уже выбрана запись контрагента, то в поле «Контакт» будут доступны для выбора только те контакты, которые привязаны к текущему контрагенту
Контрагент В поле выбирается запись контрагента, по которому создана активность
Чат В поле указывается чат, с которым связана текущая запись активности

Примечание. Чтобы добавить новое поле в связи активности, например, для указания связи с записью из нового раздела «Опросы», необходимо добавить кейс в этот раздел. После чего в группе полей «Связи» появится поле «Опрос».

Группа полей «Напоминания»

В группе полей «Напоминания» создаются напоминания об активности.

Рисунок 10 — Группа полей «Напоминания»

Рисунок 10 — Группа полей «Напоминания»

Таблица 5 — Группа полей «Напоминания»

Название Описание
Ответственному Если вы хотите, чтобы ответственному пришло напоминание об активности, то активируйте признак и укажите дату и время напоминания
Автору Если вы хотите, чтобы автору пришло напоминание об активности, то активируйте признак и укажите дату и время напоминания

Вкладка «Участники»

На вкладке «Участники» отображается деталь «Участники».

Деталь «Участники»

На детали «Участники» указываются все контакты, участвующие в данной активности. В список участников автоматически попадают ответственный, автор и связанный контакт активности. Также список участников можно дополнить. Для этого нажмите на кнопку Кнопка для добавления записи на деталь на детали и отметьте записи всех контактов, которые требуется добавить в данную активность. Текущая запись активности отобразится на странице всех добавленных контактов на детали «Активности».

Рисунок 11 — Деталь «Участники»

Рисунок 11 — Деталь «Участники»

Вкладка «Файлы и примечания»

На вкладке «Файлы и примечания» отображены следующие элементы:

Деталь «Файлы и ссылки»

На деталь «Файлы и ссылки» загружаются файлы документов и ссылки по текущей активности. Подробнее: Файлы и примечания

Рисунок 12 — Деталь «Файлы и ссылки»

Рисунок 12 — Деталь «Файлы и ссылки»

Деталь «Примечания»

На детали «Примечания» указывается любой текст, который будет отображаться только на странице текущей активности. Подробнее: Файлы и примечания

Рисунок 13 — Деталь «Примечания»

Рисунок 13 — Деталь «Примечания»

Вкладка «Email»

На вкладке «Email» отображается деталь «Email».

Деталь «Email»

На детали отображаются все email-сообщения, связанные с текущей активностью. Связь с записью устанавливается на вкладке «Основная информация» страницы email-сообщения в поле «Активность» группы полей «Связи». С помощью кнопки Кнопка для добавления записи на деталь на детали вы можете отправить новое письмо, которое автоматически будет связано с записью текущей активности. Подробнее: Email

Рисунок 14 — Деталь «Email»

Рисунок 14 — Деталь «Email»

Вкладка «Звонки»

На вкладке «Звонки» отображается деталь «Звонки».

Деталь «Звонки»

На детали «Звонки» отображаются все звонки, связанные с текущей активностью. Ручное добавление записей на деталь недоступно. Подробнее: Телефон

Рисунок 15 — Деталь «Звонки»

Рисунок 15 — Деталь «Звонки»

Вкладка «Лента»

На вкладке «Лента» отображаются сообщения внутрикорпоративной социальной сети, связанные с текущей активностью. С помощью ленты контакты могут переписываться между собой, комментировать и реагировать на сообщения. Подробнее: Лента

Рисунок 16 — Вкладка «Лента»

Рисунок 16 — Вкладка «Лента»

Итоги раздела «Активности»

Итоги раздела 1.png — это отдельная страница, содержащая панели итогов с дашбордами: графиками, показателями, списками и т. д. Подробнее: Виды итогов. Итоги используются для анализа данных по активностям.

Страница итогов по активностям содержит следующие панели итогов:

  1. «Анализ активностей». На данной панели итогов отображены в графическом виде следующие данные:
    • Показатель «Количество встреч за выбранный период»;
    • Показатель «Количество звонков за выбранный период»;
    • График «Встречи и звонки по ответственным»;
    • Список «Топ 10 просроченных задач».
  1. «Аналитика по активностям за месяц». На данной панели итогов отображены в графическом виде следующие данные:
    • Показатель «Среднее время выполнения активности»;
    • График «Активности по категориям»;
    • График «Активности по приоритету»;
    • Показатель «Количество просроченных активностей»;
    • График «Динамика новых и выполненных активностей».
  1. «Мои активности». На данной панели итогов отображены в графическом виде следующие данные:
    • Показатель «Среднее время выполнения активности»;
    • График «Активности по категориям»;
    • График «Активности по приоритету»;
    • Показатель «Количество просроченных активностей»;
    • График «Динамика новых и выполненных активностей».

Вам также доступно добавление новых графиков или панелей итогов. Подробнее: Дашборды и аналитика

Рекомендуем изучить

Календарь задач
Связанные активности
Обучающий модуль «Задачи и коммуникации в BPMSoft. Активности, почта, звонки, лента»

Материал был полезен для вас?
Приглашаем на вебинар 26 ноября

BPMSoft больше, чем CRM С участием МодульКасса, Доброфлот, АвтоТрейд Москва 07:00-08:00 Новосибирск 11:00-12:00 Иркутск 12:00-13:00 Владивосток 14:00-15:00

ТОП российских CRM-систем

Фонд «Сколково» и аналитический центр TAdviser провели исследование отечественного рынка CRM-систем. В нем приняли участие 23 отечественных вендора. Кто оказался в лидерах?

Оставить заявку

Оставьте свои контакты и наш менеджер свяжется с Вами в ближайшее время

Демонстрационная версия BPMSoft

Заполните заявку для получения бесплатного доступа к демонстрационному стенду на 14 дней

Заказать презентацию

Наш менеджер свяжется с Вами в ближайшее время

Рассчитать стоимость

Стоимость лицензии BPMSoft от 13 480 руб. Для корректного расчета заполните форму

Задать вопрос
Присоединяйтесь к партнерской сети BPMSoft

Оставьте свои контакты и наш менеджер свяжется с Вами в ближайшее время

Тип партнерства
Управление полным жизненным циклом клиента: от генерации лидов и продаж до внедрения, поддержки и продления подписки.
Разработка собственного Приложения – производного программного обеспечения, созданного на платформе BPMSoft (Базовое ПО).
Есть вопросы?

Не нашли для себя подходящую вакансию, или остались вопросы?

Есть вопросы?

Не нашли для себя подходящую вакансию, или остались вопросы?

Стать Вузом-партнером

Оставьте свои контакты и наш менеджер свяжется с Вами в ближайшее время.

Заявка на консультацию
Спасибо!
Ваша заявка принята.
Наш сотрудник свяжется с вами в течение 1-2 рабочих дней.
Внимание!
Обнаружена ошибка.
Вы подписаны на новости BPMSoft
Пожалуйста, подтвердите свой электронный адрес, пройдя по ссылке в письме.
Telegram Подписаться
Уважаемые клиенты! Предупреждаем о случаях недобросовестной конкуренции и мошенничестве в сети Интернет.
Подробнее