Раздел «Договоры»
В BPMSoft для работы с договорами используется раздел «Договоры». В разделе хранится информация о договорах, на основании которых осуществляются продажи. В договоре можно фиксировать данные клиентов, сумму и периодичность оплаты, указывать связь с заказами и другими договорами.
Создание договора
В BPMSoft существует несколько способов создания нового договора:
- Вручную в разделе «Договоры»;
- Создание на основании заказа;
- Вручную с помощью кнопки быстрого добавления на панели разделов;
- Создание с помощью командной строки;
- Автоматическое создание с помощью импорта данных из файла Excel.
Создание в разделе «Договоры»
Для создания договора нажмите кнопку «Добавить договор» на панели инструментов раздела.
Рисунок 1 — Добавление договора в разделе
На странице заполните обязательные поля «Контрагент» и «Наша компания» на вкладке «Основная информация». В полях «Номер», «Тип», «Дата начала», «Ответственный» и «Состояние» устанавливаются значения по умолчанию, при необходимости измените. Для сохранения записи нажмите «Сохранить». В результате договор будет отображен в реестре раздела «Договоры».
Подробное описание полей смотрите в Страница договора.
Создание на основании заказа
Вы можете создать договор со страницы определенного заказа. Для этого выполните действие «Создать договор на основании заказа» на странице заказа, заполните страницу нового договора и сохраните изменения. При этом в договор возможно перенести как все продукты из заказа, так и некоторые позиции. Подробнее: Раздел «Заказы»
Создание с помощью кнопки быстрого добавления на панели разделов
Вы можете добавлять новые договоры, находясь в любом разделе BPMSoft. Для этого на панели разделов нажмите кнопку 
и в выпадающем меню выберите значение «Договор».
Рисунок 2 — Создание договора из панели разделов
На странице заполните обязательные поля «Контрагент» и «Наша компания» на вкладке «Основная информация». В полях «Номер», «Тип», «Дата начала», «Ответственный» и «Состояние» устанавливаются значения по умолчанию, при необходимости измените. Для сохранения записи нажмите «Сохранить». В результате договор будет отображен в реестре раздела «Договоры».
Подробное описание полей смотрите в Страница договора.
Создание с помощью командной строки
Новую запись в разделе можно создать с помощью командной строки. Для этого выполните команду «Создать Договор», заполните и сохраните страницу новой записи. Подробнее: Командная строка
Создание с помощью импорта данных
С помощью импорта данных вы можете произвести массовое или единичное добавление договоров из заранее подготовленной таблицы Excel. Подробнее: Импорт данных
Действия раздела «Договоры»
В разделе «Договоры» представлен набор стандартных и нестандартных действий BPMSoft. Подробнее о стандартных действиях смотрите в статье Обзор интерфейса BPMSoft.
Рисунок 3 — Действия раздела «Договоры»
Таблица 1 — Нестандартные действия раздела «Договоры»
| Действие | Описание |
| Отправить на визирование | Отправка договора на визирование. Действие доступно, если выбрана одна запись в реестре раздела. При выполнении действия открывается страница добавления визы, на которой указывается визирующий, цель визы и возможность ее делегирования. Подробнее: Визирование договоров |
Страница договора
Страница договора состоит из следующих логических блоков:
- Панель инструментов.
- Верхний блок.
- Вкладки страницы.
Рисунок 4 — Страница договора
1 — Панель инструментов
Панель инструментов является базовой частью всех страниц разделов в BPMSoft. Подробнее: Страница записи
Меню «Действия» содержит стандартные и нестандартные команды для работы с записью. Подробнее о стандартных действиях смотрите в Панель инструментов страницы записи.
Рисунок 5 — Действия страницы договора
Таблица 2 — Нестандартные действия на странице договора
| Действие | Описание |
| Отправить на визирование | Отправка договора на визирование. При выполнении действия открывается страница добавления визы, на которой указывается визирующий, цель визы и возможность ее делегирования. Подробнее: Визирование договоров |
2 — Верхний блок
Верхний блок представляет собой группу основных параметров договора.Рисунок 6 — Верхний блок страницы договора
Таблица 3 — Поля верхнего блока страницы договора
| Название | Описание |
| Номер | Значение генерируется на основании системной настройки «Маска номера договора» (код «ContractCodeMask»). При необходимости значение можно изменить вручную |
| Тип | Для выбора доступны значения справочника «Типы договоров». Значения справочника: «Договор», «Доп. соглашения» и «Спецификации». По умолчанию заполняется значением «Договор» |
| Дата начала | Дата, с которой договор начинает действовать. По умолчанию заполняется текущей датой |
| Ответственный | Контакт сотрудника, ответственного за текущий договор. По умолчанию заполняется контактом текущего пользователя |
| Состояние | Текущее состояние договора из справочника «Состояния договоров». По умолчанию поле заполняется значением «Подготовка» |
| Дата завершения | Дата, с которой договор недействителен |
3 — Вкладки страницы
Страница записи договора содержит следующие вкладки, на которых отображена вся необходимая информация:
- Вкладка «Основная информация»;
- Вкладка «Паспорт договора»;
- Вкладка «История»;
- Вкладка «Визы»;
- Вкладка «Файлы и примечания»;
- Вкладка «Лента».
Вкладка «Основная информация»
На вкладке «Основная информация» отображены следующие элементы:
- Группа полей вкладки «Основная информация»;
- Группа полей «Сумма»;
- Группа полей «Связи»;
- Деталь «Подчиненные договоры».
Группа полей вкладки «Основная информация»
В группе полей вкладки «Основная информация» содержится основная информация о текущем договоре.
Рисунок 7 — Группа полей вкладки «Основная информация»
Таблица 4 — Группа полей вкладки «Основная информация»
| Название | Описание |
| Контрагент | Организация, с которой оформляется договор |
| Наша компания | Контрагент с типом «Наша компания», являющийся стороной договора |
| Реквизиты контрагента | Для выбора доступны реквизиты контрагента, указанного в поле «Контрагент». Платежные реквизиты содержатся на детали «Платежные реквизиты» страницы контрагента |
| Наши реквизиты | Для выбора доступны реквизиты контрагента, указанного в поле «Наша компания» |
| Контакт контрагента | Для выбора доступны значения из справочника «Контакты», связанные с контрагентом, указанным в поле «Контрагент» |
Группа полей «Сумма»
В группе полей «Сумма» отображается сумма договора и валюта. При создании договора из заказа сумма рассчитывается автоматически и в поле «Сумма» отображается итоговая стоимость продуктов в заказе. При этом из заказа можно выбрать отдельные позиции, которые нужно связать с договором. Подробнее: Раздел «Заказы»Рисунок 8 — Группа полей «Сумма»
Группа полей «Связи»
В группе полей «Связи» можно указать другие записи BPMSoft, связанные с записью текущего договора.
Рисунок 9 — Группа полей «Связи»
Таблица 5 — Группа полей «Связи»
| Название | Описание |
| Родительский договор | Договор, который является родительским для текущего договора. Поле доступно для договоров с типом «Доп. соглашение» и «Спецификация. При добавлении записей на деталь «Подчиненные договоры» в добавляемой записи поле «Родительский договор» заполнится автоматически |
| Заказ | Заказ, по которому создан договор. Если заполнено поле «Контрагент», то для выбора доступны заказы только указанного контрагента |
Деталь «Подчиненные договоры»
На детали «Подчиненные договоры» отображаются записи раздела «Договоры», для которых текущий договор является родительским.
Рисунок 10 — Деталь «Подчиненные договоры»
Таблица 6 — Поля детали «Подчиненные договоры»
| Название | Описание |
| Номер | Номер подчиненного договора |
| Тип | Тип подчиненного договора: «Спецификация» или «Доп. соглашение» |
| Дата начала | Дата начала подчиненного договора |
| Состояние | Текущее состояние подчиненного договора |
Запись на деталь можно добавить двумя способами:
- Выбрать из существующих договоров с типами «Спецификация» и «Доп. соглашение», связанных с контрагентом из поля «Контрагент». Для связи с текущим договором уже существующего подчиненного договора нажмите кнопку
и выберите пункт меню «Связать с существующим». - Добавить новую запись договора. Для создания нового подчиненного договора нажмите кнопку
на детали. Откроется страница договора, заполните обязательные и другие необходимые поля и сохраните изменения, поле «Родительский договор» заполнится автоматически.
Вкладка «Паспорт договора»
На вкладке «Паспорт договора» отображается деталь «Продукты».
Деталь «Продукты»
Деталь «Продукты» содержит данные о продуктах, по которым оформляется текущий договор.
При создании договора на основании заказа возможно выбрать продукты из заказа, которые автоматически добавятся на деталь «Продукты» страницы договора. Также возможно добавить другие продукты заказа, для этого нажмите кнопку на детали.
Рисунок 11 — Деталь «Продукты»
Вкладка «История»
На вкладке «История» отображены следующие элементы:
Деталь «Активности»
На детали «Активности» отображаются все связанные с текущим договором активности. При добавлении новой записи на деталь, созданная активность будет автоматически связана с текущим договором. Подробнее: Активности
Рисунок 12 — Деталь «Активности»
Деталь «Email»
На детали «Email» отображаются все email-сообщения, связанные с текущим договором. При нажатии кнопки добавления новой записи открывается страница отправки нового электронного письма. Подробнее: Почта
Рисунок 13 — Деталь «Email»
Деталь «Счета»
На детали «Счета» отображаются связанные с текущим договором счета на оплату.
Рисунок 14 — Деталь «Счета»
Для добавления новой записи нажмите на кнопку , расположенную рядом с заголовком детали. На открывшейся странице счета заполните поля и нажмите кнопку «Сохранить». В результате новая запись будет добавлена на деталь «Счета».
Деталь «Документы»
На детали «Документы» отображаются связанные с текущим договором документы.
Рисунок 15 — Деталь «Документы»
Для добавления новой записи нажмите на кнопку , расположенную рядом с заголовком детали. На открывшейся странице документа заполните поля и нажмите кнопку «Сохранить». В результате новая запись будет добавлена на деталь «Документы».
Для связи существующего документа с договором заполните поле «Договор» на вкладке «Основная информация» страницы документа.
Вкладка «Визы»
На вкладке «Визы» отображена деталь «Визы».
Деталь «Визы»
На детали «Визы» отображается информация о визах текущего договора. Подробнее о визировании записей смотрите в статье Визирование.
Рисунок 16 — Деталь «Визы»
Вкладка «Файлы и примечания»
На вкладке «Файлы и примечания» отображены следующие элементы:
Деталь «Файлы и ссылки»
На детали «Файлы и ссылки» загружаются файлы и ссылки, связанные с текущим договором. Подробнее: Файлы и примечания
Рисунок 17 — Деталь «Файлы и ссылки»
Деталь «Примечания»
На детали «Примечания» указывается любой текст, который будет отображаться только на странице текущего договора. Подробнее: Файлы и примечания
Рисунок 18 — Деталь «Примечания»
Вкладка «Лента»
На вкладке «Лента» отображаются сообщения внутрикорпоративной социальной сети, связанные с текущим договором. С помощью ленты пользователи могут переписываться между собой, комментировать и реагировать на сообщения. Подробнее: Лента
Рисунок 19 — Вкладка «Лента»
Итоги раздела «Договоры»
Итоги раздела 
— это отдельная страница, содержащая панели итогов с дашбордами: графиками, показателями, списками и т. д. Подробнее: Виды итогов. Итоги используются для анализа данных по договорам.
Страница итогов по договорам содержит панель итогов «Анализ договоров», на которой отображены в графическом виде следующие данные:
- Список «Договоры к пролонгации на следующей неделе»;
- Список «Договоры, вступающие в силу»;
- Гистограмма «Количество договоров к пролонгации по дням»;
- Гистограмма «Динамика заключения договоров».
Вам также доступно добавление новых графиков или панелей итогов. Подробнее: Дашборды и аналитика