Для эффективного управления клиентской базой в BPMSoft используется раздел «Контакты». Это инструмент, который позволяет собирать и структурировать информацию о контактах, включая историю взаимодействий с клиентами и их предпочтения. Такой формат организации информации удобен в использовании и способствует более персонализированному обслуживанию.
Кроме того, раздел «Контакты» включает инструменты для анализа данных и сегментации клиентской базы. Пользователи могут фильтровать и сортировать информацию о контактах по различным критериям, например, по статусу клиента или местоположению. Такой подход позволяет компаниям разрабатывать целенаправленные маркетинговые стратегии и делать клиентам предложения, которые лучше всего соответствуют их интересам и потребностям.
В BPMSoft существует несколько способов создания нового контакта:
Для создания контакта нажмите кнопку «Добавить контакт» на панели инструментов раздела.
Рисунок 1 — Добавление контакта в разделе
Заполните обязательное поле «ФИО» и другие необходимые поля в мини-карточке. Для сохранения записи нажмите кнопку «Сохранить». В результате созданный контакт будет отображен в реестре раздела «Контакты».
Подробное описание полей смотрите в разделе Страница контакта.
Рисунок 2 — Мини-карточка создания контакта
В результате созданный контакт будет отображен в реестре раздела «Контакты».
При получении email-сообщения есть возможность зарегистрировать новую запись контакта. Для этого на сообщении нажмите кнопку и в выпадающем меню выберите «Создать новый» → «Контакт». Также при получении email-сообщений BPMSoft проанализирует их и предложит обогатить данные контакта. Подробнее: Обогащение данных контакта
На вкладке коммуникационной панели «Звонки» отображается история входящих, исходящих и пропущенных звонков. По записи звонка возможно создать контакт, для этого используется команда «Создать контакт». Подробнее: Работа с историей звонков
Новые записи контактов можно добавить на вкладке «Контакты и структура» страницы контрагента. Созданные контакты будут автоматически привязаны к текущему контрагенту.
Рисунок 3 — Деталь «Контакты контрагента»
Вы можете добавлять новые контакты, находясь в любом разделе BPMSoft. Для этого на панели разделов нажмите кнопку и в выпадающем меню выберите значение «Контакт».
Рисунок 4 — Создание контакта из панели разделов
В мини-карточке заполните обязательное поле «ФИО» и другие необходимые поля. Пример заполнения мини-карточки смотрите на Рисунке 2. Для сохранения записи нажмите кнопку «Сохранить». В результате созданный контакт будет отображен в реестре раздела «Контакты».
Новую запись в разделе можно создать с помощью командной строки. Для этого выполните команду «Создать Контакт», заполните и сохраните страницу новой записи. Подробнее: Командная строка
С помощью импорта данных вы можете произвести массовое или единичное добавление контактов из заранее подготовленной таблицы Excel. Подробнее: Импорт данных
В разделе «Контакты» представлен набор стандартных и нестандартных действий BPMSoft. Подробнее о стандартных действиях смотрите в статье Обзор интерфейса BPMSoft.
Рисунок 5 — Действия раздела «Контакты»
Таблица 1 — Нестандартные действия раздела «Контакты»
Страница записи контакта состоит из следующих логических блоков:
Рисунок 6 — Страница контакта
Панель инструментов является базовой частью всех страниц разделов в BPMSoft. Подробнее: Страница записи
Меню «Действия» содержит стандартные команды для работы с записью. Подробнее: Панель инструментов страницы записи
В верхней части профиля записи располагается виджет дублей, который отображает количество возможных дубликатов для текущей записи контакта.
Рисунок 7 — Виджет дублей на странице контакта
Виджет отображается на странице при соблюдении следующих условий:
При нажатии на виджет откроется страница, содержащая найденные похожие записи. Подробнее: Поиск и объединение дублей
Для каждой записи контакта можно загрузить фотографию: наведите курсор мыши на место, отведенное под фотографию, нажмите на иконку добавления изображения и выберите файл фотографии контакта с компьютера. Загруженную фотографию можно удалить — для этого наведите курсор мыши на фотографию и нажмите на иконку удаления изображения .
Рисунок 8 — Фотография контакта
Под фотографией расположена шкала наполненности данными профиля контакта. При нажатии на шкалу появляется список значений, которые требуется заполнить, чтобы повысить уровень наполненности.
Рисунок 9 — Предложения по наполнению профиля контакта
Под фотографией располагается панель, в которой указано точное время в часовом поясе контакта. Часовой пояс отображается, если у текущего контакта на детали «Адреса» указан хотя бы один адрес. Если на детали указано несколько адресов, то значение часового пояса вычисляется по адресу с типом «Домашний». Если домашний адрес не указан, то значение высчитывается для последнего добавленного адреса.
Рисунок 10 — Время в часовом поясе контакта
Таблица 2 — Поля профиля записи раздела «Контакт»
Примечание. При включенной системной настройке «Выбор основного средства связи контакта» (код «PrimaryCommunicationSelection») в полях «Мобильный телефон», «Рабочий телефон» и «Email» отображается значение, которое отмечено на детали «Средства связи» как основное. Подробнее: Выбор основного типа средства связи
На странице контакта расположена панель действий, на которой отображаются все запланированные активности с текущим контактом.
С помощью панели действий можно редактировать существующие активности, указывать результаты звонков, отправлять контактам электронные письма, публиковать сообщения в ленту, создавать новые активности, а также переписываться с контактом в чате, не покидая страницу контакта. Подробнее: Страница раздела
Рисунок 11 — Панель действий на странице контакта
Страница контакта содержит следующие вкладки, на которых отображена вся необходимая информация:
На вкладке «Основная информация» отображены следующие элементы:
Рисунок 12 — Группа полей «Общая информация»
Таблица 3 — Группа полей «Общая информация»
Деталь «Средства связи» используется для работы со средствами связи контакта. Деталь автоматически пополняется контактными данными при добавлении значений в поля «Мобильный телефон», «Рабочий телефон» и «Email» профиля записи контакта.
Рисунок 13 — Деталь «Средства связи»
Чтобы добавить новую запись на деталь «Средства связи», нажмите кнопку . При нажатии откроется список типов средств связи, доступных для добавления: email-адрес, адрес web-сайта контакта, логин в Skype, различные типы телефонов.
Для функциональности омниканальных коммуникаций также доступны следующие средства связи:
Рисунок 14 — Добавление записи на деталь «Средства связи»
При выборе типа средства связи на детали появится новое поле, в которое требуется ввести данные.
Рисунок 15 — Поле для добавления нового средства связи
Также можно изменить тип уже существующей записи или удалить какое-либо из средств связи. Для этого нажмите на заголовок типа средства связи. Отобразится выпадающее меню с типами средств связи и кнопкой «Удалить».
Рисунок 16 — Меню изменения типа средства связи
Примечание. Если номер телефона получен путем обогащения данных из email-сообщения, в котором не указан его тип, BPMSoft установит тип телефона по умолчанию. Изменить тип номера телефона можно на детали «Средства связи».
В BPMSoft есть возможность использовать свои типы средств связи — для этого добавьте новые типы в справочник «Типы средств связи». Для правильной работы новых типов установите для каждого из них общий тип связи на детали «Типы коммуникаций»: выделите строку с новой записью и нажмите кнопку для перехода на страницу редактируемой записи.
Рисунок 17 — Переход к настройке типа средства связи в справочнике
Откроется страница настройки типа средства связи, на которой находится деталь «Типы коммуникаций». Нажмите кнопку и выберите наиболее подходящий тип из списка: Email, Skype, SMS, Social network, Web, Телефон.
Рисунок 18 — Добавление записи на деталь «Типы коммуникаций»
Таким образом, вы сможете использовать новый тип на детали «Средства связи».
Вы можете не только добавлять новые записи средств связи контакта, но и установить признак, запрещающий применять определенные типы средств связи для коммуникации с текущим контактом. Так, если контакт не давал разрешения связываться с ним по телефону, или он желает не получать электронные письма от вашей компании, то вы можете отразить эти сведения на детали.
Чтобы добавить запрет, перейдите к детали «Средства связи», нажмите кнопку добавления записи, наведите курсор мыши на строку «Запрет на использование» и выберите тип средства связи.
Рисунок 19 — Настройка запрета на использование типа средства связи
На детали появится логическое поле с активным признаком запрета на использование того или иного типа средства связи.
Рисунок 20 — Признак запрета на использование типа средства связи
Примечание. При установленной системной настройке «Отписывать пользователя от всех рассылок», для всех контактов, отписывающихся от рассылок, на детали «Средства связи» будет автоматически проставляться признак «Не использовать Email». Подробнее: Массовые рассылки
В функциональности продукта «Управление маркетингом» используются дополнительные признаки средства связи. Признаки не отображаются на детали «Средства связи», однако могут быть использованы при фильтрации:
Для каждого типа средства связи вы можете установить признак «Является основным». Например, из всех указанных email-адресов отметьте основным тот, который наиболее предпочтителен для контакта.
Для возможности установки признака «Является основным» для средств связи необходимо включить системную настройку «Выбор основного средства связи контакта» (код «PrimaryCommunicationSelection»).
При добавлении на деталь «Средства связи» первой записи определенного типа средства связи признак «Является основным» устанавливается автоматически. При добавлении на деталь последующих записей аналогичного типа выбор основного значения осуществляется вручную.
Для того чтобы среди нескольких значений вручную отметить средство связи как основное, нажмите на средство связи и в выпадающем списке выберите «Является основным».
Рисунок 21 — Выбор основного средства связи
В мини-карточке значение средства связи с признаком «Является основным» отображается первым в списке и выделяется среди остальных.
Рисунок 22 — Основное значение типа связи в мини-карточке контакта
На детали «Адреса» отображаются адреса контакта.
Рисунок 23 — Деталь «Адреса»
Таблица 4 — Поля детали «Адреса»
Вы можете просмотреть адреса контакта на карте. Для этого в реестре детали «Адреса» выделите одну или несколько записей и нажмите на кнопку → «Показать на карте».
Чтобы добавить новый адрес контакта нажмите кнопку добавления записей . В выпадающем меню выберите тип адреса.
Рисунок 24 — Страница добавления нового адреса контакта
Откроется страница добавления нового адреса. Заполните необходимые поля. Подробное описание полей смотрите в таблице выше. Сохраните изменения, после чего адрес отобразится на детали «Адреса».
Рисунок 25 — Страница добавления нового адреса контакта
Для сохранения нового адреса контакта нажмите кнопку «Сохранить», адрес отобразится на детали «Адреса».
На детали «Знаменательные события» отображаются знаменательные события контакта, например, день рождения контакта или дата основания компании, в которой работает контакт.
Рисунок 26 — Деталь «Знаменательные события»
Таблица 5 — Поля детали «Знаменательные события»
Если в BPMSoft активирована функция актуализации возраста, то при добавлении на деталь даты рождения контакта автоматически запустится процесс расчета возраста. По результатам выполненного процесса в поле «Возраст» записывается количество полных лет контакта. Подробнее: Расчет возраста контактов
Также BPMSoft автоматически напомнит вам о наступающих знаменательных событиях в центре уведомлений.
Для добавления новую записи на деталь «Знаменательные события», нажмите кнопку добавления записи и выберите тип добавляемого события: «День рождения» или «День компании».
Примечание. Если на детали уже добавлена дата рождения контакта, то возможность добавления второй даты рождения будет заблокирована. При этом количество добавляемых значений «Дня компании» не ограничено.
Рисунок 27 — Страница добавления знаменательного события
На странице укажите дату и нажмите кнопку «Сохранить». Знаменательное событие отобразится на детали «Знаменательные события».
В BPMSoft реализована возможность добавления схемы взаимосвязей между контактами и контрагентами. На вкладке «Взаимосвязи» можно просмотреть связь текущего контакта с другими контактами и контрагентами, узнать руководителя текущего контакта, с кем он сотрудничает и т. д. На этой же вкладке можно добавить новые связи и отредактировать существующие. Подробнее: Взаимосвязи
Рисунок 28 — Вкладка «Взаимосвязи»
На вкладке «Сессии» отображены следующие элементы:
Деталь «Сессии оператора» предназначена для отслеживания всех сессий оператора в BPMSoft.
Рисунок 29 — Деталь «Сессии оператора»
Деталь «Чаты, переведенные из-за молчания текущего оператора» предназначена для отслеживания чатов, которые были переведены на другого оператора из-за молчания текущего.
Перевод чатов на другого оператора осуществляется с помощью настройки «Переводить чаты при отсутствии оператора». Подробнее: Раздел «Настройка чатов BPMSoft OCC»
Рисунок 30 — Деталь «Чаты, переведенные из-за молчания текущего оператора»
На вкладке «Место работы» отображены следующие элементы:
В группе полей вкладки «Место работы» отображается информация о нынешнем месте работы контакта — данные из записи детали «Карьера» с признаком «Основное».
Рисунок 31 — Группа полей вкладки «Место работы»
Таблица 6 — Группа полей вкладки «Место работы»
При изменении данных в группе полей «Место работы» на деталь «Карьера» автоматически добавится новая запись, в которой будут установлены признаки «Основное» и «Текущее», а в поле «Начало» указана дата изменений. Если в модуле «Контрагент» контакта указан работодатель, то в запись также добавятся сведения о нем.
Деталь «Карьера» предназначена для ведения истории карьеры контакта. В списке отображаются как текущее, так и предшествующие места работы контакта.
Рисунок 32 — Деталь «Карьера»
Таблица 7 — Поля детали «Карьера»
Примечание. При изменении записи с признаком «Основной» на детали «Карьера» автоматически обновляются данные и в группе полей вкладки «Место работы». При снятии данного признака, значения в полях вкладки «Место работы» очищаются.
Чтобы добавить информацию о месте работы контакта, нажмите кнопку на детали «Карьера». Откроется страница создания карьеры контакты, где заполните необходимые поля. Подробное описание полей смотрите в таблице выше. Сохраните изменения, после чего запись отобразится на детали «Карьера».
Рисунок 33 — Страница «Карьера контакта»
Деталь «Внутренние ставки» предназначена для хранения себестоимости ресурса для компании. Автоматическое заполнение поля «Внутренняя ставка» в листе ресурсов проекта происходит при наличии актуальной ставки для выбранного контакта в разделе «Внутренние ставки», соответствующей дате начала проекта. Подробнее: Добавление листа ресурсов
Примечание. Деталь «Внутренние ставки» отображается если у контакта установлен тип «Сотрудник».
Рисунок 34 — Деталь «Внутренние ставки»
Деталь «Внешние ставки» предназначена для хранения стоимости работы сотрудника для клиента. Автоматическое заполнение поля «Внешняя ставка» в листе ресурсов проекта происходит при наличии актуальной ставки для выбранного контакта в разделе «Внешние ставки», соответствующей дате начала проекта. Подробнее: Добавление листа ресурсов
Примечание. Деталь «Внешние ставки» отображается если у контакта установлен тип «Сотрудник».
Рисунок 35 — Деталь «Внешние ставки»
На вкладке «Хронология» представлена вся история работы с текущим контактом: активности, звонки, сообщения ленты, электронные письма и другие виды взаимодействий. С помощью инструментов фильтрации вы можете найти конкретное действие по названию, отобразить только определенные виды действий, отфильтровать действия по ответственному, указать период отображения действий, а также отсортировать список действий по дате. Подробнее: Хронология
Рисунок 36 — Вкладка «Хронология»
На вкладке «Привлечение» отображены следующие элементы:
Данные детали предназначены для получения заполненных форм регистрации контактов, просмотра источников перехода и информации о действиях контакта на стороннем веб-сайте или лендинге. Например, с помощью информации из деталей вы сможете определить с какого сайта контакт перешел на ваш веб-сайт или лендинг, а также какие продукты его интересуют. Подробнее: Определение контактов
На детали «Заполненные веб-формы» отображается список веб-форм, на которые внесены данные текущим контактом.
Рисунок 37 — Деталь «Заполненные веб-формы»
На детали «Сессии на сайте» отображается информация о сессиях текущего контакта на стороннем веб-сайте.
Рисунок 38 — Деталь «Сессии на сайте»
На детали «Действия на сайте» отображается список действий текущего контакта, выполняемые на стороннем веб-сайте.
Рисунок 39 — Деталь «Действия на сайте»
Примечание. Вкладка «Обслуживание» доступна при использовании функциональности «Управление сервисом».
На вкладке «Обслуживание» отображены следующие элементы:
На детали «Сервисы» отображаются сервисы, которые связаны с сервисными договорами текущего контакта. Подробнее: Сервис в сервисном договоре
Рисунок 40 — Деталь «Сервисы»
На детали «Сервисные договоры» отображаются сервисные договоры, по которым осуществляется предоставление услуг текущему контакту. Подробнее: Сервисные договоры
Рисунок 41 — Деталь «Сервисные договоры»
На вкладке «Каналы коммуникации» отображены следующие элементы:
В группе полей «Каналы коммуникации» отображены признаки использования каналов коммуникации: email, телефон, SMS и почта.
Признак «Не использовать Email» устанавливается, когда получатель отписывается от рассылки на странице отписки. Подробнее: Настройка отписки
Рисунок 42 — Группа полей «Каналы коммуникации»
На детали «Подписка на рассылки Email» отображены рассылки, связанные с текущим контактом. Подробнее: Подписка по типам рассылок
Рисунок 43 — Деталь «Подписка на рассылки Email»
На вкладке «История» отображены следующие элементы:
На детали «Активности» отображаются все связанные с текущим контактом активности. При добавлении новой записи на деталь, созданная активность будет автоматически связана с текущим контактом. Подробнее: Активности
Рисунок 44 — Деталь «Активности»
Примечание. Деталь «Договоры» доступна при использовании функциональности «Управление Продажами».
На детали «Договоры» отображаются все связанные с текущим контактом договоры. При добавлении новой записи на деталь, созданный договор будет автоматически связан с текущим контактом. Подробнее: Раздел «Договоры»
Рисунок 45 — Деталь «Договоры»
На детали «Обращения» отображаются все связанные с текущим контактом обращения. При добавлении новой записи открывается страница нового обращения, которое будет автоматически связано с текущим контактом. Подробнее: Раздел «Обращения»
Рисунок 46 — Деталь «Обращения»
На детали «Чаты» отображаются все связанные с текущим контактом чаты. Подробнее: Чаты
Рисунок 47 — Деталь «Чаты»
На детали отображаются все звонки, связанные с текущим контактом. Ручное добавление новых звонков на деталь недоступно. Подробнее: Работа со звонками
Рисунок 48 — Деталь «Звонки»
На детали «Email» отображаются все email-сообщения, связанные с текущим контактом. При добавлении новой записи открывается страница отправки нового электронного письма контакту. Подробнее: Работа с почтой
Рисунок 49 — Деталь «Email»
Примечание. Деталь «Email» не отображается у контактов с типом «Сотрудник» или контрагентом «Наша Компания».
На детали «Лиды» отображаются все лиды, связанные с текущим контактом. При добавлении новой записи открывается страница нового лида, который будет автоматически связан с текущим контактом. Подробнее: Лиды
Рисунок 50 — Деталь «Лиды»
Примечание. Деталь «Документы» доступна при использовании функциональности «Управление Продажами».
На детали «Документы» отображаются все документы, связанные с текущим контактом. При добавлении новой записи открывается страница нового документа, который будет автоматически связан с текущим контактом. Подробнее: Документы
Рисунок 51 — Деталь «Документы»
На детали «Счета» отображаются все счета, связанные с текущим контактом. При добавлении новой записи открывается страница нового счета, который будет автоматически связан с текущим контактом. Подробнее: Счета
Рисунок 52 — Деталь «Счета»
На детали «Проекты» отображаются все проекты, связанные с текущим контактом. При добавлении новой записи открывается страница нового проекта, который будет автоматически связан с текущим контактом. Подробнее: Проекты
Рисунок 53 — Деталь «Проекты»
На детали «Заказы» отображаются все заказы, связанные с текущим контактом. При добавлении новой записи открывается страница нового заказа, который будет автоматически связан с текущим контактом. Подробнее: Заказы
Рисунок 54 — Деталь «Заказы»
На детали «Продажи» отображаются все продажи, связанные с текущим контактом. При добавлении новой записи открывается страница новой продажи, которая будет автоматически связана с текущим контактом. Подробнее: Продажи
Рисунок 55 — Деталь «Продажи»
На детали «Обучения и сертификации» отображаются все обучения и сертификации, связанные с текущим контактом. При добавлении новой записи открывается страница нового обучения и сертификации, которая будет автоматически связана с текущим контактом.
Примечание. Добавить обучения и сертификации также можно на странице партнерства. Подробнее: Партнерские продажи
Рисунок 56 — Деталь «Обучения и сертификации»
На детали «Сертификаты» отображаются все сертификаты, связанные с текущим контактом. При добавлении новой записи открывается страница нового сертификата, которая будет автоматически связана с текущим контактом.
Рисунок 57 — Деталь «Сертификаты»
На детали «Мероприятия» отображаются все мероприятия, в которых текущий контакт входит в аудиторию. Ручное добавление новых мероприятий на деталь недоступно. Подробнее: Мероприятия
Рисунок 58 — Деталь «Мероприятия»
На детали «Рассылки Email» отображаются все рассылки, связанные с текущим контактом. Ручное добавление новых рассылок на деталь недоступно. Подробнее: Рассылки
Рисунок 59 — Деталь «Рассылки Email»
На детали «Кампании» отображаются все кампании, в которых текущий контакт входит в аудиторию. Ручное добавление новых кампаний на деталь недоступно. Подробнее: Кампании
Рисунок 60 — Деталь «Кампании»
На вкладке «Файлы и примечания» отображены следующие элементы:
На деталь «Файлы и ссылки» загружаются файлы документов контакта, а также прикрепляются внешние ссылки контакта. Подробнее: Файлы и примечания
Рисунок 61 — Деталь «Файлы и ссылки»
В поле «Примечания» указывается любой текст, который будет отображаться только на странице текущего контакта. Подробнее: Файлы и примечания
Рисунок 62 — Деталь «Примечания»
На вкладке «Лента» отображаются сообщения внутрикорпоративной социальной сети, связанные с текущим контактом. С помощью ленты контакты могут переписываться между собой, комментировать и реагировать на сообщения. Подробнее: Лента
Рисунок 63 — Вкладка «Лента»
Свяжите контакта с существующим контрагентом с помощью кнопки «Выбрать». Для добавления нового контрагента нажмите кнопку «Добавить контрагента».
Рисунок 64 — Модуль «Контрагент»
После того как будет выбран контрагент, в модуле отобразится информация о нем: название, тип, ответственный, категория, веб-сайт, номер основного телефона контрагента и другая информация, заполненная на странице выбранного контрагента.
Итоги раздела — это отдельная страница, содержащая панели итогов с дашбордами: графиками, показателями, списками и т. д. Подробнее: Виды итогов. Итоги используются для анализа данных по контактам.
Страница итогов по контактам содержит следующе панели итогов:
Также в итоги раздела возможно добавить новые панели итогов и дашборды. Подробнее: Дашборды и аналитика
Обогащение данных контакта Автообновление возраста Поиск и объединение дублей