Раздел «Счета»

Базовый

BPMSoft позволяет создавать и выставлять клиентам счета, содержащие информацию о клиенте, поставщике, договоре, продуктах в составе заказа, сумме и условиях оплаты. Счет возможно создавать вручную и автоматически на основе заказа — как по всем продуктам в целом, так и по отдельным этапам на основании оплаты. Работа со счетами ведется в разделе «Счета».

Создание счета

В BPMSoft существует несколько способов создания нового счета:

Вручную в разделе «Счета»;
На основании заказа;
На основании шага графика поставок и оплат;
Вручную с помощью кнопки быстрого добавления на панели разделов;
Создание с помощью командной строки;
Автоматическое создание с помощью импорта данных из файла Excel.

Создание в разделе «Счета»

Для создания счета нажмите кнопку «Добавить счет» на панели инструментов раздела.

Рисунок 1 — Добавление счета в разделе

На странице в полях «Номер», «Ответственный», «Дата выставления», «Поставщик» и «Состояние оплаты» устанавливаются значения по умолчанию. При необходимости измените значения в полях, доступных для редактирования вручную. Подробное описание полей смотрите в разделе Страница счета.

В обязательном поле «Клиент» на вкладке «Основная информация» укажите клиента, которому выставляется счет. Подробное описание полей смотрите в пункте Вкладка «Основная информация».

Для сохранения записи нажмите кнопку «Сохранить». В результате счет будет отображен в реестре раздела «Счета».

Создание из заказа

Вы можете создать счет со страницы определенного заказа. Для этого выполните действие «Создать счет на основании заказа» на странице заказа, заполните страницу нового счета и сохраните изменения. При этом в счет автоматически переносятся все продукты из заказа. Подробнее: Раздел «Заказы»

Создание из шага графика поставок и оплат

Счет возможно создать на детали «График поставок и оплат» страницы заказа. Новый счет автоматически привязывается к шагу графика оплат, по которому он создан. Подробнее: Создание счета на основании шага графика поставок и оплат

Создание с помощью кнопки быстрого добавления на панели разделов

Вы можете добавлять новые счета, находясь в любом разделе BPMSoft. Для этого на панели разделов нажмите кнопку и в выпадающем меню выберите значение «Счет».

Рисунок 2 — Создание счета из панели разделов

На открывшейся странице в полях «Номер», «Ответственный», «Дата выставления», «Поставщик» и «Состояние оплаты» устанавливаются значения по умолчанию. При необходимости измените значения в полях, доступных для редактирования вручную. Подробное описание полей смотрите в Страница счета.
В обязательном поле «Клиент» на вкладке «Основная информация» укажите клиента, которому выставляется счет. Подробное описание полей смотрите в пункте Вкладка «Основная информация».
Нажмите кнопку «Сохранить».

В результате созданный счет будет отображен в реестре раздела «Счета».

Создание с помощью командной строки

Новую запись в разделе можно создать с помощью командной строки. Для этого выполните команду «Создать Счет», заполните и сохраните страницу новой записи. Подробнее: Командная строка

Создание с помощью импорта данных

С помощью импорта данных вы можете произвести массовое или единичное добавление счетов из заранее подготовленной таблицы Excel. Подробнее: Импорт данных

Действия раздела «Счета»

В разделе «Счета» представлен набор стандартных и нестандартных действий BPMSoft. Подробнее о стандартных действиях смотрите в статье Обзор интерфейса BPMSoft.

Рисунок 3 — Действия раздела «Счета»

Таблица 1 — Нестандартные действия раздела «Счета»

Действие

Описание

Отправить на визирование

Отправка счета на визирование. Действие доступно, если выбрана одна запись в реестре раздела. При выполнении действия открывается страница добавления визы, на которой указывается визирующий, цель визы и возможность ее делегирования. Подробнее: Процесс визирования заказов и счетов

Страница счета

Страница счета состоит из следующих логических блоков:

Панель инструментов.
Верхний блок.
Вкладки страницы.

Рисунок 4 — Страница счета

1 — Панель инструментов

Панель инструментов является базовой частью всех страниц разделов в BPMSoft. Подробнее: Страница записи

Меню «Действия» содержит стандартные и нестандартные команды для работы с записью. Подробнее о стандартных действиях смотрите в Панель инструментов страницы записи.

Рисунок 5 — Действия страницы счета

Таблица 2 — Нестандартные действия на странице счета

Действие

Описание

Отправить на визирование

Отправка счета на визирование. При выполнении действия открывается страница добавления визы, на которой указывается визирующий, цель визы и возможность ее делегирования. Подробнее: Процесс визирования заказов и счетов

2 — Верхний блок

Верхний блок представляет собой группу основных параметров счета.

Рисунок 6 — Верхний блок страницы счета

Таблица 3 — Поля верхнего блока страницы счета

Название	Описание
Номер	Номер счета, который заполняется автоматически по заданной маске в системной настройке «Маска номера счета». Поле заблокировано для редактирования
Дата выставления	Дата выставления счета клиенту
Ответственный	ФИО ответственного сотрудника. Для выбора доступны контакты, по которым зарегистрирован пользователь BPMSoft
Заказ	Номер заказа, по которому выставлен счет. Поле заблокировано для редактирования и заполняется автоматически при создании счета на основании заказа

3 — Вкладки страницы

Страница записи счета содержит следующие вкладки, на которых отображена вся необходимая информация:

Вкладка «Основная информация»

На вкладке «Основная информация» отображены следующие элементы:

Группа полей вкладки «Основная информация»

В группе полей вкладки «Основная информация» содержится основная информация о текущем счете.

Рисунок 7 — Группа полей вкладки «Основная информация»

Таблица 4 — Группа полей вкладки «Основная информация»

Название	Описание
Клиент	Контрагент или контакт, по которому создан счет
Реквизиты клиента	Платежные реквизиты клиента. Для выбора доступны записи детали «Платежные реквизиты» на странице соответствующего контрагента
Поставщик	Организация, которая выставила счет клиенту
Реквизиты поставщика	Платежные реквизиты организации, которая выставила счет клиенту. Для выбора доступны записи детали «Платежные реквизиты» на странице контрагента, указанного в поле «Поставщик». Если на детали «Платежные реквизиты» страницы контрагента содержится только одна запись, то на странице счета поле «Реквизиты поставщика» автоматически заполняется данными реквизитами. Поле доступно после выбора контрагента в поле «Поставщик»

Группа полей «Сумма»

В группе полей «Сумма» указывается сумма, на которую выставлен счет (суммарная стоимость услуг и продуктов заказа), и валюта. Подробнее: Настройка валют

Рисунок 8 — Группа полей «Сумма»

Группа полей «Оплата»

В группе полей «Оплата» содержится информация о состоянии и сумме оплаты.

Рисунок 9 — Группа полей «Оплата»

Таблица 5 — Группа полей «Оплата»

Название	Описание
Состояние оплаты	Статус оплаты счета, например, «Не выставлен»
Сумма оплаты	Сумма оплаты по счету. Указывается в валюте счета
Дата оплаты	Плановая или фактическая дата оплаты клиентом по счету. Плановая дата указывается для выставленных счетов, фактическая — для оплаченных

Группа полей «Связи»

В группе полей «Связи» можно указать другие записи BPMSoft, связанные с записью текущего счета.

Рисунок 10 — Группа полей «Связи»

Таблица 6 — Группа полей «Связи»

Название	Описание
Продажа	Ссылка на продажу, по которой создан счет. Если указать значение в данном поле, то поле «Клиент» автоматически заполнится данными из указанной продажи
Договор	Ссылка на договор, связанный со счетом
Проект	Ссылка на проект, по которому создан счет. Если указать значение в данном поле, то поле «Клиент» автоматически заполнится данными из указанного проекта

Группа полей «Напоминания»

В группе полей «Напоминания» создаются напоминания. Если установлен признак «Ответственному», то ответственному за счет придет напоминание в установленные в поле «Дата напоминания» дату и время.

Рисунок 11 — Группа полей «Напоминания»

Вкладка «Продукты»

На вкладке «Продукты» отображается деталь «Продукты».

Деталь «Продукты»

На детали «Продукты» осуществляется подбор продуктов в счет.

Деталь «Продукты» содержит информацию о количестве единиц продуктов, цене и скидке на продукты. На страницах разделов «Заказы» и «Счета» функциональность детали «Продукты» аналогична. Подробнее: Деталь «Продукты» на странице заказа

Рисунок 12 — Деталь «Продукты»

Для добавления и изменения записи на детали «Продукты» используется страница подбора продуктов. Подробнее: Подбор продуктов в заказ или счет. Также записи возможно добавить с помощью редактируемого реестра детали по команде → «Добавить», в том числе при выполнении действий «Добавить дочерний продукт» или «Добавить родительский продукт». Подробнее: Настройка взаимосвязей продуктов

Если счет создан на основании заказа, то продукты автоматически добавляются на деталь «Продукты» страницы счета.

Для применения скидки к нескольким продуктам, выполните те же действия, что и на странице заказа. Подробнее: Массовое применение скидок к продуктам

Вкладка «Визы»

На вкладке «Визы» отображена деталь «Визы».

Деталь «Визы»

На детали «Визы» отображается информация о визах текущего счета. Подробнее о визировании записей смотрите в статье Визирование.

Рисунок 13 — Деталь «Визы»

Вкладка «История»

На вкладке «История» отображены следующие элементы:

Деталь «Активности»

На детали «Активности» отображаются все связанные с текущим счетом активности. При добавлении новой записи на деталь, созданная активность будет автоматически связана с текущим счетом. Подробнее: Активности

Рисунок 14 — Деталь «Активности»

Деталь «Email»

На детали «Email» отображаются все email-сообщения, связанные с текущим счетом. При нажатии кнопки добавления новой записи открывается страница отправки нового электронного письма. Подробнее: Работа с почтой

Рисунок 15 — Деталь «Email»

Вкладка «Файлы и примечания»

На вкладке «Файлы и примечания» отображены следующие элементы:

Деталь «Файлы и ссылки»

На детали «Файлы и ссылки» загружаются файлы документов, связанные с текущим счетом. Подробнее: Файлы и примечания

Рисунок 16 — Деталь «Файлы и ссылки»

Деталь «Примечания»

На детали «Примечания» указывается любой текст, который будет отображаться только на странице текущего счета. Подробнее: Файлы и примечания

Рисунок 17 — Деталь «Примечания»

Вкладка «Лента»

На вкладке «Лента» отображаются сообщения внутрикорпоративной социальной сети, связанные с текущим счетом. С помощью ленты пользователи могут переписываться между собой, комментировать и реагировать на сообщения. Подробнее: Лента

Рисунок 18 — Вкладка «Лента»

Итоги раздела «Счета»

Итоги раздела — это отдельная страница, содержащая панели итогов с дашбордами: графиками, показателями, списками и т. д. Подробнее: Виды итогов. Итоги используются для анализа данных по счетам.

Страница итогов по счетам содержит панель итогов «Анализ счетов», на которой отображены в графическом виде следующие данные:

Показатели «Сумма оплат», «Сумма невыставленных счетов», «Сумма неоплаченных счетов»;
Список «Топ 5 оплаченных счетов»;
Список «Топ 5 неоплаченных счетов»;
Гистограмма «Динамика оплат».

Также в итоги раздела возможно добавить новые панели итогов и дашборды. Подробнее: Дашборды и аналитика