Раздел «Заказы»

Простой

BPMSoft позволяет создавать заказы, в которых вы можете указывать информацию о сроках поставки и оплаты, перечень продуктов, скидки и прочие данные.

Создание заказа

В BPMSoft существует несколько способов создания нового заказа:

Вручную в разделе «Заказы»;
На основании продажи;
На основании лида;
Вручную с помощью кнопки быстрого добавления на панели разделов;
Создание с помощью командной строки;
Автоматическое создание с помощью импорта данных из Exсel.

Создание в разделе «Заказы»

Для создания заказа нажмите кнопку «Добавить заказ» на панели инструментов раздела.

Рисунок 1 — Добавление заказа в разделе

На странице заполните поле «Клиент» и другие необходимые поля. Номер генерируется автоматически. Для сохранения записи нажмите кнопку «Сохранить». В результате созданный заказ будет отображен в реестре раздела «Заказы».

Подробное описание полей смотрите в разделе Страница заказа.

Создание из продажи

Если в компании используются длинные продажи, то вы можете создавать заказы на основании продаж. Подробнее: Создание заказа из продажи

Создание из лида

Если на странице перевода лида в продажу выбран результат «Оформить заказ», то автоматически создается заказ и задача для внесения данных в него. Подробнее: Оформление заказа

Создание с помощью кнопки быстрого добавления на панели разделов

Вы можете добавлять новые заказы, находясь в любом разделе BPMSoft. Для этого на панели разделов нажмите кнопку и в выпадающем меню выберите значение «Заказ».

Рисунок 2 — Создание заказа из панели разделов

Подробное описание полей смотрите в разделе Страница заказа.

Создание с помощью командной строки

Новую запись в разделе можно создать с помощью командной строки. Для этого выполните команду «Создать Заказ», заполните и сохраните страницу новой записи. Подробнее: Командная строка

Создание с помощью импорта данных

С помощью импорта данных вы можете произвести массовое или единичное добавление заказов из заранее подготовленной таблицы Excel. Подробнее: Импорт данных

Действия раздела «Заказы»

В разделе «Заказы» представлен набор стандартных и нестандартных действий BPMSoft. Подробнее о стандартных действиях смотрите в статье Обзор интерфейса BPMSoft.

Рисунок 3 — Действия раздела «Заказы»

Таблица 1 — Нестандартные действия раздела «Заказы»

Действие

Описание

Отправить на визирование

Отправка заказа на визирование. Действие доступно, если выбрана одна запись в реестре раздела. При выполнении действия открывается страница добавления визы, на которой указывается визирующий, цель визы и возможность ее делегирования. Подробнее: Процесс визирования заказов и счетов

Страница заказа

Страница записи заказа состоит из следующих блоков:

Рисунок 4 — Страница заказа

1 — Панель инструментов

Панель инструментов является базовой частью всех страниц разделов в BPMSoft. Подробнее: Обзор интерфейса BPMSoft

Меню «Действия» содержит стандартные и нестандартные команды для работы с записью. Подробнее о стандартных действиях смотрите в Панель инструментов страницы записи.

Рисунок 5 — Действия страницы заказа

Рисунок 5 — Действия страницы записи заказа

Таблица 2 — Нестандартные действия на странице заказа

Действие	Описание
Отправить на визирование	Отправка заказа на визирование. При выполнении действия открывается страница добавления визы, на которой указывается визирующий, цель визы и возможность ее делегирования. Подробнее: Процесс визирования заказов и счетов
Создать счет на основании заказа	Действие для автоматического создания счета на основании текущего заказа. При выполнении действия открывается страница нового счета, на которой в поле «Заказ» установлен номер текущего заказа. Созданный счет привязывается к заказу и отображается на детали «Счета» вкладки «История». Подробнее: Деталь «Счета»
Создать договор на основании заказа	Действие для автоматического создания договора на основании текущего заказа с частичным или полным переносом продуктов. Если в заказе деталь «Продукты» содержит записи, то будет предложено выбрать один из вариантов: Все — на вкладку «Паспорт договора» страницы договора добавятся все продукты заказа; Выбрать — откроется дополнительное окно для выбора продуктов из заказа, которые требуется перенести в договор. В договор переносится информация о контрагенте, ответственном, сумме продуктов, номер текущего заказа устанавливается в поле «Заказ». Номер договора формируется автоматически согласно преднастроенной маске. Созданный договор привязывается к заказу и отображается на детали «Договоры» вкладки «История». Подробнее: Деталь «Договоры»

2 — Верхний блок

Верхний блок представляет собой группу основных параметров заказа.

Рисунок 6 — Верхний блок страницы заказа

Таблица 3 — Поля верхнего блока страницы заказа

Название	Описание
Клиент	Клиент, для которого создан заказ. Для выбора доступны записи разделов «Контрагенты» и «Контакты»
Итого, руб.	Общая стоимость продуктов, включенных в заказ, которая определяется автоматически на основании общей стоимости продуктов, добавленных на деталь «Продукты»
Состояние	Текущее состояние заказа из справочника «Состояния заказов». При создании заказа по умолчанию устанавливается значение «1. Оформление». При необходимости значение возможно изменить. Для выбора доступны значения справочника «Состояние заказа»
Сумма оплаты, руб.	Сумма, выплаченная клиентом по заказу, которая определяется автоматически на основании оплат, зафиксированных на детали «График поставок и оплат»

3 — Вкладки страницы

Страница заказа содержит следующие вкладки, на которых отображена вся необходимая информация:

Вкладка «Продукты»

На вкладке «Продукты» отображена деталь «Продукты».

Деталь «Продукты»

На детали «Продукты» осуществляется подбор продуктов в заказ. На страницах разделов «Заказы» и «Счета» функциональность детали «Продукты» аналогична. Подробнее: Раздел «Счета»

Рисунок 7 — Деталь «Продукты»

Таблица 4 — Поля детали «Продукты»

Название	Описание
Продукт	В поле выбирается продукт из записей раздела «Продукты», отображается название продукта
Цена	Цена единицы продукта, которая заполняется ценой из прайс-листа для текущего клиента. При изменении значения в этом поле сумма заказа будет пересчитана автоматически. При этом базовая цена продукта, указанная в поле «Цена» на странице продукта, не изменится. Подробнее: Цены и прайс-листы
Прайс-лист	Название прайс-листа, согласно которому в текущем заказе устанавливается цена продукта. В поле автоматически подставляется прайс-лист, указанный на странице контрагента. Если там нет персонального прайса, берется базовый прайс из системной настройки «Базовый прайс-лист». Если эта настройка пуста, используется цена со страницы продукта. Значение в поле можно изменить вручную, выбрав из списка доступных для клиента и продукта заказа прайс-листов. Подробнее: Цены и прайс-листы
Количество	Количество единиц продукта в заказ
Единица измерения	Единица измерения количества продукта. По умолчанию в данном поле устанавливается значение, заданное в группе полей «Базовая цена» страницы продукта. Подробнее: Группа полей «Базовая цена». Вы можете выбрать другое значение, если на детали «Единицы измерения» страницы продукта указаны дополнительные варианты единиц измерений. Подробнее: Деталь «Единицы измерения». При изменении единицы измерения значение в поле «Итого» автоматически пересчитывается
Скидка, %	Размер скидки в процентах. При изменении значения в данном поле автоматически пересчитывается значение и в поле «Сумма скидки», и наоборот. Чтобы указать наценку, необходимо установить отрицательное значение в этом поле или в поле «Сумма скидки». Также можно применить одну скидку для нескольких продуктов. Подробнее: Массовое применение скидок к продуктам
Сумма скидки	Сумма скидки. При изменении значения в данном поле автоматически пересчитывается значение и в поле «Скидка, %», и наоборот. Значение в поле также пересчитывается, если изменяется цена и/или количество продукта. Чтобы указать наценку, необходимо установить отрицательное значение в этом поле или в поле «Скидка, %». Также можно применить одну скидку для нескольких продуктов. Подробнее: Массовое применение скидок к продуктам
Итого	Итоговая стоимость продуктов в заказе, указанная в валюте заказа. Поле недоступно для редактирования и заполняется автоматически как сумма стоимости всех продуктов на детали «Продукты»
Налог	Вид налога на продукт, который заполняется значением налога со страницы соответствующего продукта. Значение в поле можно изменить вручную
Налог, %	Ставка налога в процентах. Поле заблокировано для изменений, значение определяется на основании выбранного вида налога и настроек справочника «Налоги»
Сумма налога	Рассчитанная сумма налога на продукт. Значение определяется на основании ставки налога и общей стоимости продукта. Поле заблокировано для изменений
Валюта	Валюта, в которой оформляется текущий заказ. Поле заблокировано для изменений. Подробнее: Настройка валют
Курс	Курс валюты. Поле заблокировано для изменений, значение устанавливается автоматически согласно справочнику «Валюты»

Примечание. Поля «Прайс-лист», «Сумма скидки», «Налог», «Сумма налога», «Валюта» и «Курс» по умолчанию не отображаются на детали «Продукты». Вы можете вывести их на деталь, настроив колонки реестра. Для этого нажмите на детали кнопку → «Настройка колонок». Подробнее: Настройка колонок реестра записей

Существует три способа добавления продуктов в заказ:

По кнопке «Добавить» в меню действий детали «Продукты». В реестре детали отобразится строка для внесения данных. Выберите продукт, укажите количество и нажмите кнопку ;
По кнопке на детали «Продукты». Откроется страница подбора продуктов (Рисунок 9). Выберите продукты и укажите их количество, после чего сохраните страницу. Подробнее: Формирование корзины для заказа или счета;
По кнопке выберите одно из необходимых действий «Добавить дочерний продукт» или «Добавить родительский продукт», чтобы добавить в заказ сопутствующие товары или услуги. Подробнее: Настройка взаимосвязей продуктов.

Рисунок 8 — Пункты в меню детали «Продукты»

Рисунок 8 — Вкладка «Продукты»

Если заказ создан на основании лида или продажи, то продукты могут быть автоматически добавлены на деталь «Продукты» страницы заказа.

Массовое применение скидок к продуктам

Вы можете применить скидку одновременно для нескольких продуктов. Для этого:

На детали «Продукты» нажмите на кнопку → «Выбрать несколько записей».
Выберите необходимые записи.
Нажмите на кнопку → «Применить скидку».
В открывшемся окне заполните поля:

«Тип скидки» — справочное поле, которое по умолчанию содержит значения «% от суммы» и «Сумма». Значения можно изменить в справочнике «Тип скидки»;
«Размер скидки» — дробное число, обозначающее скидку на продукты.

Рисунок 9 — Пример применения скидки для нескольких продуктов

Рисунок 9 — Пример применения скидки для нескольких продуктов (1).png

Нажмите кнопку «Применить».

В результате значения в полях «Скидка, %» и «Сумма скидки» изменятся, а значение в поле «Итого» будет рассчитано автоматически.

Рисунок 10 — Результат выполнения скидки

Для массовой отмены скидки выполните следующие шаги:

На детали «Продукты» нажмите на кнопку → «Выбрать несколько записей».
Выберите несколько записей.
Нажмите на кнопку → «Убрать все скидки».

В результате у выбранных записей значения в полях «Скидка, %» и «Сумма скидки» будут равны 0, а поле «Итого» автоматически рассчитает сумму без учета скидки.

Рисунок 11 — Результат отмены скидки

Вкладка «Паспорт заказа»

На вкладке «Паспорт заказа» отображена деталь «График поставок и оплат».

Деталь «График поставок и оплат»

На детали «График поставок и оплат» отображается информация о выполнении поставок и оплат по заказу. На этапе обработки заказа можно сформировать планируемый график, а в процессе выполнения заказа — фиксировать фактические даты и суммы.

Рисунок 12 — Деталь «График поставок и оплат»

Добавление графика поставок и оплат заказа осуществляется по нажатию кнопки . Вы можете добавить шаг вручную по действию «Добавить шаг» или выбрать из готовых шаблонов, например, «100% предоплата». Подробнее: График поставок и оплат

Рисунок 13 — Добавление шага графика поставок и оплат

На вкладке «Паспорт заказа» вы также можете создать счет на основании шага графика поставок и оплат. Подробнее: Создание счета на основании шага графика поставок и оплат

С помощью детали «График поставки и оплат» можно планировать поставки и оплаты на определенные даты или рассчитывать их с отсрочкой от даты предыдущей оплаты или поставки. При изменении сроков выполнения в уже зафиксированном шаге сроки выполнения всех зависящих от него шагов пересчитываются автоматически. При этом BPMSoft помогает рассчитывать плановую сумму в шаге — в поле «Сумма, план» указывается нераспределенный остаток от общей суммы оплат и поставок заказа.

Вкладка «Доставка»

На вкладке «Доставка» отображены следующие элементы:

Группа полей вкладки «Доставка»

В группе полей вкладки «Доставка» указывается информация о доставке заказа.

Рисунок 14 — Группа полей вкладки «Доставка»

Таблица 5 — Группа полей вкладки «Доставка»

Название	Описание
Тип доставки	Тип доставки товара клиенту. Значение указывается из справочника «Тип доставки»
Тип оплаты	Тип оплаты заказа. Значение указывается из справочника «Тип оплаты»

Деталь «Адрес доставки»

На детали «Адреса» отображается список адресов, которые заданы на странице контакта или контрагента. Выберите нужный адрес из списка или добавьте новый.

Рисунок 15 — Деталь «Адрес доставки»

Добавление адреса доставки

Для добавления нового адреса выберите на детали «Адрес доставки» пункт «Добавить адрес». В открывшейся карточке заполните необходимые поля и нажмите кнопку «Сохранить».

Рисунок 16 — Добавление адреса на деталь «Адрес доставки»

В результате новый адрес добавится в список адресов на страницу заказа и страницу соответствующего контакта/контрагента.

Группа полей «Информация о получателе»

В группе полей «Информация о получателе» указываются контактные данные получателя заказа: контактный телефон, имя получателя и комментарий к доставке.

Рисунок 17 — Группа полей «Информация о получателе»

Вкладка «Итоги»

На вкладке «Итоги» отображается полная информации о текущем заказе. Содержит данные следующих вкладок страницы заказов: «Продукты», «Паспорт заказа» и «Доставка».

На вкладке «Итоги» представлены следующие элементы:

Деталь «Продукты». Подробнее: Вкладка «Продукты»;
Деталь «График поставок и оплат». Подробнее: Вкладка «Паспорт заказа»;
Группа полей «Доставка и оплата». Подробнее: Группа полей вкладки «Доставка»;
Деталь «Адрес доставки». Подробнее: Деталь «Адрес доставки»;
Группа полей «Информация о получателе». Подробнее: Группа полей «Информация о получателе».

Вкладка «История»

На вкладке «История» отображены следующие элементы:

Деталь «Лиды»

На детали «Лиды» отображается список лидов, связанных с текущим заказом. При создании заказа на основании лида запись на деталь добавляется автоматически.

Рисунок 18 — Деталь «Лиды»

Деталь «Договоры»

На детали «Договоры» отображаются все связанные с текущим заказом договоры. Подробнее: Раздел «Договоры»

Рисунок 19 — Деталь «Договоры»

Для добавления новой записи нажмите на кнопку , расположенную рядом с заголовком детали. На открывшейся странице заполните поля и нажмите кнопку «Сохранить». В результате новая запись будет добавлена на деталь «Договоры».

Также договор можно создать по действию на странице записи заказа «Действия» → «Создать договор на основании заказа».

Деталь «Активности»

На детали «Активности» отображаются все связанные с текущим заказом активности. Подробнее: Активности

Рисунок 20 — Деталь «Активности»

Деталь «Звонки»

На детали «Звонки» отображаются все звонки, связанные с текущим заказом. Ручное добавление новых звонков на деталь недоступно. Подробнее: Работа со звонками

Рисунок 21 — Деталь «Звонки»

Деталь «Email»

На детали «Email» отображаются все email-сообщения, связанные с текущим заказом. При нажатии кнопки для добавления новой записи открывается страница отправки нового электронного письма. Подробнее: Работа с почтой

Рисунок 22 — Деталь «Email»

Деталь «Документы»

На детали «Документы» отображается перечень документов, связанных с текущим заказом.

Рисунок 23 — Деталь «Документы»

Для добавления новой записи нажмите на кнопку , расположенную рядом с заголовком детали. На открывшейся странице заполните поля и нажмите на кнопку «Сохранить». В результате новая запись будет добавлена на деталь «Документы».

Для связи существующего в BPMSoft документа с заказом заполните поле «Заказ» на вкладке «Основная информация» страницы документа. Подробнее: Раздел «Документы»

Деталь «Счета»

На детали «Счета» отображается список счетов, связанных с текущим заказом.

Рисунок 24 — Деталь «Счета»

Также счет можно создать по действию на странице записи заказа «Действия» → «Создать счет на основании заказа».

На странице счета в поле «Заказ» устанавливается номер текущего заказа.

Вкладка «Визы»

На вкладке «Визы» отображена деталь «Визы».

Деталь «Визы»

На детали «Визы» отображается информация о визах текущего заказа. Подробнее о визировании записей смотрите в статье Визирование.

Рисунок 25 — Деталь «Визы»

Если для заказа была использована функциональность визирования, то информация о визах по данному заказу будет отражена на вкладке «Визы».

Вкладка «Общая информация»

На вкладке «Общая информация» представлена общая информация о заказе.

Рисунок 26 — Вкладка «Общая информация»

Таблица 6 — Поля вкладки «Общая информация»

Название	Описание
Номер	Генерируется на основании системной настройки «Маска номера заказа» (код «OrderCodeMask»). Поле заблокировано для изменений
Дата	Дата создания заказа
Продажа	Продажа, на основании которой добавлен заказ. При создании заказа на основании продажи значение в поле устанавливается автоматически. При создании заказа вручную возможные значения в поле «Продажа» отфильтрованы по клиенту, указанному в заказе
Плановая дата выполнения	Плановая дата, когда заказ должен быть выполнен
Дата выполнения	Фактическая дата выполнения заказа
Состояние оплаты	Состояние оплаты заказа, например, «Оплачен полностью». Указывается значение из справочника «Состояние оплаты». Значение в поле изменяется автоматически, если на детали «График поставок и оплат» есть оплаченный счет
Состояние поставки	Состояние поставки заказа. Указывается значение из справочника «Состояние поставки»
Ответственный	Контакт сотрудника, ответственного за текущий заказ
Источник заказа	Источник поступления заказа, например, «Сайт». Если заказ регистрируется с помощью действия «Добавить заказ» на странице продажи, то в поле будет установлено значение «На основании продажи»

Вкладка «Файлы и примечания»

На вкладке «Файлы и примечания» отображены следующие элементы:

Деталь «Файлы и ссылки»

На детали «Файлы и ссылки» загружаются файлы документов, связанные с текущим заказом. Подробнее: Файлы и примечания

Рисунок 27 — Деталь «Файлы и ссылки»

Деталь «Примечания»

На детали «Примечания» указывается любой текст, который будет отображаться только на странице текущего заказа. Подробнее: Файлы и примечания

Рисунок 28 — Деталь «Примечания»

Вкладка «Лента»

На вкладке «Лента» отображаются сообщения внутрикорпоративной социальной сети, связанные с текущим заказом. С помощью ленты пользователи могут переписываться между собой, комментировать и реагировать на сообщения. Подробнее: Лента

Рисунок 29 — Вкладка «Лента»

Итоги раздела «Заказы»

Итоги раздела — это отдельная страница, содержащая панели итогов с дашбордами: графиками, показателями, списками и т. д. Подробнее: Виды итогов. Итоги используются для анализа данных по заказам.

Страница итогов по заказам содержит следующие панели итогов:

«Анализ заказов». На данной панели итогов отображены в графическом виде следующие данные:
- Показатель «Сумма оплат»;
- Показатель «Средняя сумма заказа»;
- Показатель «Сумма неоплаченных заказов»;
- Гистограмма «Динамика оплат по месяцам»;
- Диаграмма «Заказы по источникам»;
- Гистограмма «Выполнение заказов по ответственным».
«Воронка заказов». На данной панели итогов отображены в графическом виде следующие данные:
- Воронка «Воронка заказов»;
- Показатель «Сумма заказов в воронке»;
- Показатель «Количество заказов в воронке».
«Эффективность менеджеров». На данной панели итогов отображены в графическом виде следующие данные:
- Гистограмма «Оплаты по менеджерам»;
- Гистограмма «Количество активных заказов по менеджерам»;
- Гистограмма «Количество звонков по менеджерам».

Также в итоги раздела возможно добавить новые панели итогов и дашборды. Подробнее: Дашборды и аналитика