Настройка плана

Средний

В разделе «Планирование» BPMSoft можно автоматизировать процесс планирования финансовых, временных и количественных показателей работы, а также проводить анализ фактических результатов и выявлять узкие места с целью повышения эффективности.

Здесь можно создавать различные планы на основе существующих данных и рассчитывать фактически полученные значения по ключевым срезам. В таблице вы можете просмотреть подробную информацию о записях BPMSoft, на основе которых выполнены автоматические расчеты. Для этого нажмите на значение в ячейке таблицы, которое является ссылкой. Внизу таблицы откроется окно с детализацией данных.

Примечание. Детализацию данных можно просмотреть для значений в колонках с типом «Выбор из системы». Подробнее: Этап 3: Настроить колонки.

Вы можете настраивать окно детализации данных: изменять размеры, скрывать или разворачивать с помощью кнопок и , а также настраивать колонки и экспортировать данные в Excel с помощью меню .

Рисунок 1 — Детализация данных в плане

В данной статье рассмотрим пример составления месячного плана продаж по ответственным менеджерам компании с группировкой данных по департаменту и должности. Расчет должен происходить на основании продаж, завершенных с победой и выполняться автоматически каждые два часа с 9.00 до 19.00, учитывая часовой пояс пользователя. При добавлении новых менеджеров в план плановые показатели для группы должны пересчитываться. Версия плана должна ежедневно сохраняться

Этап 1: Создать страницу планирования

Чтобы создать планирование, следует выбрать объект.

Примечание. Для создания нового плана рекомендуется выбрать объект, который изменяется редко и позволяет проводить удобный анализ показателей в долгосрочной перспективе. Примерами таких объектов могут быть Контакты, Контрагенты или Продажи.

Для этого в разделе «Планирование» нажмите кнопку «Добавить планирование». Заполните поля страницы следующим образом:

В поле «Название» введите «По ответственным менеджерам»;
В поле «Тип периода» выберите значение «Месяц». Подробнее: Периоды планирования;
В поле «Объект планирования» выберите объект «Контакт».

Примечание. В поле «Объект планирования» можно обратиться не только к полю объекта, но и к связанной детали.

Нажмите кнопку « Настроить иерархию». Добавьте в поле «1 уровень иерархии построить по полю» колонку «Департамент». Добавьте в поле «2 уровень иерархии построить по полю» колонку «Должность».

Примечание. Для корректного отображения плана рекомендуется добавлять до 10 уровней группировки данных при настройке иерархии плана.

Настройте автоматическое сохранение версии плана и автоматический расчет в установленное время в группе полей «Автоматизация», для этого:

Включите «Ежедневное автосохранение» и установите время в поле «Запускать в»: 15:30. В результате автоматическое сохранение версии будет происходить ежедневно в 15:30;
Включите «Автоматический расчет» и установите значения в группе полей «Запускать каждые»: 2 часа с 9:00 до 19:00. Это промежуток времени, на основе которого будет проводиться расчет;
Выберите часовой пояс пользователя.

Сохраните страницу планирования по кнопке «Сохранить».

Таким образом, будет создан новый план с указанными настройками. Если добавлен ранее не использовавшийся объект, то BPMSoft автоматически создаст новую таблицу в базе данных в фоновом режиме. Эта таблица будет использоваться для сохранения всех планов, связанных с данным объектом.

Этап 2: Добавить данные в план

На следующим этапе необходимо добавить данные для планирования. Для этого на странице плана нажмите кнопку «Добавить».

Примечание. Для исключения записи из плана используйте кнопку справа от записи.

Рисунок 2 — Кнопка «Добавить»

В открывшемся окне при помощи фильтра отобразите все контакты, где «Контрагент» = «Наша компания». Выберите всех контактов с указанным контрагентом и нажмите кнопку «Выбрать».

Таким образом, на плане отобразятся папки, сгруппированные по ранее настроенной иерархии, которые можно раскрыть для просмотра записей.

Рисунок 3 — Настроенные данные для планирования

Этап 3: Настроить колонки

Колонка «План»

В колонке «План» отображаются плановые показатели, которые можно ввести вручную для каждого элемента или настроить автоматическое распределение. Если выбрано автоматическое распределение, то нужно указать показатель только для родительского элемента, а значения для вложенных элементов будут рассчитаны автоматически.

Для редактирования колонки «План» нажмите кнопку справа от колонки «План». В открывшемся окне установите признак «Разрешить редактирование групповых показателей».

Примечание. В случае добавления новых специалистов в план, вы можете изменить только плановый показатель для группы элементов. Значения для добавленных элементов будут рассчитаны пропорционально количеству вложенных элементов. Вы также можете редактировать промежуточные показатели, при этом будет произведен перерасчет вложенных и родительских элементов.

Рисунок 4 — Настройка колонки «План»

Колонка «Факт»

Для добавления колонки «Факт» нажмите кнопку справа от названия периода. В открывшемся окне заполните поля «Заголовок» значением «Факт» и поле «Тип колонки» значением «Выбор из системы».

Рисунок 5 — Настройка колонки «Факт»

Заполните параметры колонки:

Таблица 1 — Параметры колонки «Факт»

Название	Описание
1. Условия для расчета
Раздел	Поле для объекта, из которого необходимо взять данные. В текущем примере будет взят объект «Продажи»
Условие фильтра	Используя кнопку « Добавить условие», установите условие для расчета «Стадия = Завершена с победой»
Поле периода	Выберите в поле «Поле периода» колонку «Дата закрытия»
2. Метод расчета
Функция	Выбор способа расчета. Например, сумма, количество или среднее значение. В текущем примере будет функция «Сумма»
Показатель	Значение, которое помогает выполнить расчет. В примере будет показатель «Сумма продажи x 100%»
3. Связь с объектом планирования
Поле в [_] для связи с [_]	Поле, по которому осуществляется связь между объектом данных («Продажа») и объектом планирования («Контакт»). В текущем примере она осуществляется через поле «Ответственный»

Сохраните изменения, нажав кнопку «Сохранить».

Колонка «Процент выполнения плана»

Для добавления колонки «Процент выполнения плана» нажмите кнопку справа от названия периода. В открывшемся окне заполните поля «Заголовок» значением «Процент выполнения плана» и поле «Тип колонки» значением «Формула».

Введите формулу, по которой будет происходить расчет. В текущем примере: (Факт / План) * 100.

Если необходимо сделать расчет итоговых значений не по сумме всех значений, а по формуле, как в текущем примере, включите «Выполнить расчет итогов по формуле». Сохраните изменения, нажав кнопку «Сохранить».

Рисунок 6 — Настройка колонки «Процент выполнения плана»

Типы колонок

Для расчета показателей планирования используются колонки плана следующих типов:

Таблица 2 — Типы колонок плана

Название	Описание
Редактируемая	Пользователь заполняет значение вручную
Выбор из системы	Значение заполняется из доступных данных по параметрам, указанным пользователем
Формула	Значение рассчитывается по формуле, введенной пользователем, на основании доступных данных

Общие действия при работе с колонками

При работе с колонками плана доступны действия:

Для изменения настроек колонки, используйте кнопку , расположенную справа от названия колонки;

Рисунок 7 — Кнопка настроек для колонки

Для скрытия колонки, нажмите кнопку и установите признак «Скрывать колонку»;

Примечание. При скрытии колонки в планирование, колонка не отображается во всех заданных периодах.

Рисунок 8 — Изменение отображения колонок в планирование

Для удаления колонки, нажмите кнопку и выберите «Удалить»;
Для изменения порядка колонок достаточно перетащить нужную колонку вправо или влево;
Для отображения или скрытия колонок с заданным периодом, нажмите на кнопку , расположенную справа от плана и откройте «Список колонок», для изменения перечня отображаемых колонок.

Рисунок 9 — Настроить периоды

Расчет значений плана

Для заполнения плановых показателей каждого элемента в структуре плана необходимо настроить все колонки. После этого следует нажать кнопку «Рассчитать» или дождаться автоматического расчета, который будет выполнен в указанное время, при настройке.

Примечание. Возможно ограничить права доступа на расчет при помощи прав доступа на системные операции «Возможность осуществлять расчет в листах планирования». Подробнее: Системные операции.

Рисунок 10 — Расчет плана

При настройке более одного периода в планирование, появляется колонка «Итого», в которой будут отображаться итоговые значения по всем выбранным периодам

Примечание. Для удобства просмотра плана, вы можете закрепить колонку «Итого», используя кнопку .