План по активностям представителей
Модули «Полевые продажи» и «Фарма» BPMSoft позволяют формировать план по выполнению активностей торговыми и медицинскими представителями, а также рассчитывать и анализировать их фактические результаты за определенную сессию.
Планирование целевых показателей представителей и расчет фактических помогают не только оценить эффективность работы сотрудников, но и получить наглядное представление о текущей бизнес-деятельности компании.
Определение веса категорий действий
Для составления плана по активностям представителей необходимо в BPMSoft определить коэффициент важности выполняемых сотрудниками действий. Для этого в справочнике «Категории действий» устанавливается вес для каждой категории активности и типа мероприятия. Оценка веса осуществляется в условных единицах, которые определяются бизнес-стратегией вашей компании.
Примечание. Для корректного расчета каждому сочетанию категории и типа активности, а также типа мероприятия, если выбрана категория активности «Мероприятие», должна соответствовать одна запись в справочнике «Категории действий».
Для установки веса категорий действий выполните следующие шаги:
- Перейдите в раздел «Справочники» одним из следующих способов:
- Рабочее место «Конструктор» → раздел «Справочники»;
- Дизайнер системы
→ блок «Настройка системы» → раздел «Справочники».
- C помощью фильтров найдите справочник «Категория действия» и откройте его наполнение. В справочнике содержится перечень доступных в BPMSoft категорий активностей и типов мероприятий. По умолчанию для каждого действия установлен вес, равный «1».
- Для изменения веса выделите в реестре запись и установите нужное значение в поле «Вес». Значение должно быть положительным целым числом. Например, для активности, созданной на основании мероприятия с типом «Круглый стол», установите значение 2.
Рисунок 1 — Справочник «Категории действий»
- Для сохранения изменений нажмите кнопку
. - Аналогичным образом установите необходимые значения веса по остальным категориям активностей и типам мероприятий.
В результате для каждой категории активности и типа мероприятия присвоен вес. На основании этих значений в BPMSoft выполнятся расчет фактических показателей в плане активностей сотрудников.
Примечание. Рекомендуется обновлять значения веса перед началом нового отчетного периода, так как при изменении веса фактические показатели для существующих завершенных активностей не будут обновлены. Для обновления необходимо повторно завершить активности.
Формирование плана по активностям
В BPMSoft формирование плана по выполнению активностей сотрудниками и расчет фактических результатов за определенный период времени выполняется в разделе «Планирование». Подробнее о настройке плана и работе с ним смотрите в статье Настройка плана.
Для составления плана по активностям представителей выполните следующие шаги:
- Перейдите в раздел «Планирование» и откройте вкладку «По полевым сотрудникам» для модуля «Полевые продажи» или «По фармпредставителям» для модуля «Фарма». Данная вкладка содержит преднастроенный план по сессиям, длительность которых определяется в справочнике «Периоды». Подробнее: Периоды планирования.
Примечание. При создании нового периода необходимо указывать значение «Сессия/Цикл» в поле «Тип периода». Не рекомендуется устанавливать периоды более года и создавать пересекающиеся периоды.
- Добавьте в план необходимых сотрудников. Для этого нажмите кнопку «Добавить» и в открывшемся окне выберите нужные контакты из списка.
Рисунок 2 — План по полевым сотрудникам
Рисунок 3 — План по медицинским представителям
- По каждому сотруднику за определенную сессию укажите плановый показатель в колонке «План».
- Для определения значений в колонке «Факт» нажмите кнопку «Рассчитать». Фактические показатели рассчитываются за текущую сессию. Значения определяются на основании количества завершенных активностей по сотруднику за текущую сессию и их веса.
В результате по каждому сотруднику будет рассчитан фактический показатель за текущую сессию. При нажатии на значение в колонке «Факт» открывается окно с детальными данными, на основе которых рассчитан показатель.
Рисунок 4 — Просмотр детальной информации по фактическому показателю
Анализ выполнения плана по активностям
Для оценки эффективности работы представителей вы можете использовать панель итогов «KPI сотрудников» в разделе «Активности». Панель доступна для пользователей, входящих в роль «Торговые представители. Группа руководителей».
На панели итогов отображаются в графическом виде следующие данные:
- Показатель «Факт» — суммарный фактический показатель веса по всем сотрудникам за текущую сессию;
- Показатель «План» — суммарный плановый показатель веса по всем сотрудникам за текущую сессию;
- Диаграмма «По категории за текущую сессию (вес)» — соотношение категорий активностей, на основании которых рассчитаны фактические показатели за текущую сессию;
- Гистограмма «По всем сотрудникам по сессиям» — сравнение суммарных фактических показателей веса по сессиям;
- Гистограмма «План/Факт по сотруднику за текущую сессию» — сравнение плановых и фактических показателей веса по сотрудникам за текущую сессию.
Для пользователей, входящих в роли «Торговые представители» или «Торговые представители. Группа руководителей», доступна панель итогов «Личный KPI», на которой отображается дашборд «План/Факт за текущую сессию». Дашборд отображает индивидуальный план сотрудника по активностям и фактический результат за текущую сессию.
Расчет показателей KPI
Для расчета фактических показателей по активностям сотрудников используется бизнес-процесс «Процесс для расчета KPI сессий». По умолчанию бизнес-процесс запускается ежедневно в 23:00.
Примечание. Вы можете настроить периодичность запуска, изменив стартовый сигнал бизнес-процесса.
Результаты расчета сохраняются в объектах «Метрика (KPI)» и «Метрика (KPI по категории за сессию)», на основании которых строятся дашборды по фактическим показателям. Например, серия 2 в дашборде «План/Факт по сотруднику за текущую сессию».
Для выполнения расчетов за завершенные периоды реализована системная настройка «Количество дней после завершения сессии для расчета KPI» (NumberOfDaysAfterSessionEnd). Системная настройка управляет длительностью срока пересчета после завершения периода.
Например, если активность за прошлый период была переведена в состояние «Завершена» в текущем, то ее вес будет учитываться при пересчете фактических показателей прошлого периода столько дней после его завершения, сколько указано в системной настройке. Принадлежность активности к периоду определяется по полю «Завершение» активности. По умолчанию срок пересчета равен 30 дням.
Примечание. Для оптимального распределения нагрузки на систему не рекомендуется устанавливать в системную настройку «Количество дней после завершения сессии для расчета KPI» значение более 30 дней.
Плановые показатели KPI в дашбордах, например, серия 1 в дашборде «План/Факт по сотруднику за текущую сессию», отображаются исходя из установленных в плане значений.
Рекомендуем изучить
Создание плана посещений
Планирование мероприятия
Настройка плана