Мероприятия

В BPMSoft вы можете планировать свой бюджет на проведение мероприятия, формировать команду участников и целевую аудиторию, а также проводить анализ рентабельности завершенных мероприятий. Мероприятия могут проводиться, например, для обучения сотрудников, привлечения новых клиентов или выявления их потребностей. Информация о подготовке и проведении мероприятий отображается в разделе «Мероприятия».

Создание мероприятия

В BPMSoft существует несколько способов создания нового мероприятия:

• Вручную в разделе «Мероприятия»;
• Вручную с помощью кнопки быстрого добавления на панели разделов;
• Создание с помощью командной строки;
• Автоматическое создание с помощью импорта данных из файла Excel.

Подробнее о каждом способе создания мероприятия смотрите ниже.

Создание в разделе «Мероприятия»

Для создания мероприятия нажмите кнопку «Добавить мероприятие» на панели инструментов раздела.

Рисунок 1 — Добавление мероприятия в разделе

Заполните обязательные поля «Название», «Тип», «Состояние мероприятия» и «Ответственный» и другие необходимые поля. Для сохранения записи нажмите кнопку «Сохранить». В результате созданное мероприятие будет отображено в реестре раздела «Мероприятия».

Подробное описание полей смотрите в разделе Страница мероприятия.

Рисунок 2 — Страница создания мероприятия

Создание с помощью кнопки быстрого добавления на панели разделов

Вы можете добавлять новые мероприятия, находясь в любом разделе BPMSoft. Для этого на панели разделов нажмите кнопку  и в выпадающем меню выберите значение «Мероприятие».

Рисунок 3 — Создание мероприятия из панели разделов

На открывшейся странице укажите значения обязательных полей. Пример заполнения смотрите на Рисунке 2. Для сохранения записи нажмите кнопку «Сохранить». В результате созданное мероприятие будет отображено в реестре раздела «Мероприятия».

Создание с помощью командной строки

Новую запись в разделе можно создать с помощью командной строки. Для этого выполните команду «Создать Мероприятие», заполните и сохраните страницу новой записи. Подробнее: Командная строка

Создание с помощью импорта данных

С помощью импорта данных вы можете произвести массовое или единичное добавление мероприятий из заранее подготовленной таблицы Excel. Подробнее: Импорт данных

Действия раздела «Мероприятия»

В разделе «Мероприятия» представлен набор стандартных действий BPMSoft. Подробнее: Обзор интерфейса системы

Рисунок 4 — Действие раздела «Мероприятия»

Страница мероприятия

Страница записи мероприятия состоит из следующих логических блоков:

1. Панель инструментов.
2. Общие данные о мероприятии.
3. Вкладки страницы.

Рисунок 5 — Страница мероприятия

1 — Панель инструментов

Панель инструментов является стандартной частью всех страниц разделов в BPMSoft. Подробнее: Страница записи

Меню «Действия» содержит команды для работы с записью Панель инструментов страницы записи.

2 — Общие данные

На странице мероприятия содержатся обязательные для заполнения поля, отображающие общую информацию о мероприятии. Подробное описание полей представлено в Таблице 1.

Примечание. Обязательные для заполнения поля отмечены знаком *.

Таблица 1 — Описание полей «Общие данные»

Поле	Описание
Название	Заголовок мероприятия
Тип	Для выбора доступны значения справочника «Типы мероприятий». Значения справочника: «Акция», «Вебинар», «Выставка», «Обучение», «Семинар». При создании мероприятия по умолчанию устанавливается значение «Акция»
Состояние мероприятия	Для выбора доступны значения справочника «Состояния мероприятий». Значения справочника: «В планах», «В работе», «Выполнено», «Отменено». При создании мероприятия по умолчанию устанавливается значение «В планах»
Ответственный	Контакт сотрудника, ответственного за текущее мероприятие. При создании мероприятия по умолчанию устанавливается контакт текущего пользователя. При необходимости значение можно изменить вручную

 

3 — Вкладки страницы

Страница мероприятия содержит следующие вкладки, на которых отображена вся необходимая информация:

• Вкладка «Основная информация»;
• Вкладка «Аудитория»;
• Вкладка «История»;
• Вкладка «Файлы и примечания»;
• Вкладка «Лента».

Вкладка «Основная информация»

На вкладке «Основная информация» отображены следующие элементы страницы:

• Группа полей вкладки «Основная информация»;
• Группа полей «Финансовые показатели»;
• Деталь «Команда».

Группа полей вкладки «Основная информация»

На вкладке «Основная информация» отображена общая информация по проведению мероприятия.

Рисунок 6 — Группа полей вкладки «Основная информация»

Таблица 2 — Поля вкладки «Основная информация»

Поле	Описание
Начало	Дата начала проведения мероприятия
Завершение	Дата завершения проведения мероприятия
Цель	Цель, с которой проводится мероприятие
Территория	Для выбора доступны значения справочника «Территории мероприятий». Значения справочника: «Городские районы», «Сельские районы»
Отрасль	Для выбора доступны значения справочника «Отрасли»
Фактический отклик	Фактическое количество участников, принявших участие в мероприятии

Группа полей «Финансовые показатели»

В группе полей «Финансовые показатели» отображена информация по планируемым и фактическим расходам на мероприятие, а также его прибыли.

Рисунок 7 — Группа полей «Финансовые показатели»

Таблица 3 — Группа полей «Финансовые показатели»

Поле	Описание
Плановый бюджет, б. в.	Планируемая сумма в базовой валюте для подготовки и проведения мероприятия
Фактические затраты, б. в.	Фактическая сумма в базовой валюте, которая потрачена на подготовку и проведение мероприятия
План продаж, б. в.	Планируемая сумма прибыли в базовой валюте в результате проведения мероприятия
Факт продаж, б. в.	Фактическая сумма прибыли в результате проведения мероприятия

Деталь «Команда»

На детали «Команда» представлены контакты и контрагенты, участвующие в организации мероприятия.

Рисунок 8 — Деталь «Команда»

Для добавления нового участника команды нажмите на кнопку , расположенную рядом с заголовком детали. На открывшейся странице (Рисунок 9):

• В поле «Мероприятие» значение устанавливается автоматически;
• В поле «Контрагент» выберите компанию, которая работает над мероприятием;
• В поле «Контакт» укажите контакт, который является участником мероприятия;
• В поле «Роль» выберите роль участника, которую он занимает в рамках данного мероприятия. Например, «Исполнитель» или «Партнер»;
• В поле «Описание» укажите дополнительную информацию по участнику команды мероприятия.

Рисунок 9 — Добавление участника команды

Нажмите кнопку «Сохранить». В результате участник команды мероприятия отобразится в реестре детали. При необходимости добавьте остальных участников команды аналогичным способом.

Вкладка «Аудитория»

На детали «Аудитория» отображается список контактов, которые являются участниками мероприятия.

Рисунок 10 — Деталь «Аудитория»

Добавление аудитории

Для добавления контактов на деталь «Аудитория» нажмите на кнопку  и в открывшемся списке выберите необходимые контакты. Также вы можете отфильтровать значения списка, добавив условие или выбрав группу контактов.

Нажмите на кнопку  и в выпадающем меню выберите:

• «Импортировать по фильтру», если к списку применен фильтр или выбрана группа контактов. Например, если список контактов отфильтрован по контрагенту, то на деталь «Аудитория» будут добавлены все контакты этого контрагента;
• «Импортировать выбранные», если контакты в списке выбраны вручную.

В результате выбранные контакты будут импортированы в аудиторию и отображены на детали «Аудитория» страницы мероприятия.

В BPMSoft возможно автоматическое формирование списка аудитории мероприятия с помощью маркетинговой кампании. При использовании элемента «Добавить в мероприятие» в кампании его участники автоматически добавляются в аудиторию мероприятия. Подробнее: Элементы кампании

Отклики

Отклики отображаются для каждой записи на детали «Аудитория» в колонке «Отклик». Отклик означает реакцию участника на посещение мероприятия: планирует ли он его посетить, посетил или отказался.

Рисунок 11 — Список аудитории

Примечание. Для возможности редактирования откликов необходимо создать справочник «Отклики на мероприятия» на основе объекта «Отклик в мероприятиях».

Вкладка «История»

На вкладке «История» отображены следующие элементы:

• Деталь «Активности»;
• Деталь «Продукты»;
• Деталь «Email»;
• Деталь «Кампании».

Деталь «Активности»

На детали «Активности» отображаются все связанные с текущим мероприятием задачи. При добавлении новой записи на деталь, созданная активность будет автоматически связана с текущим мероприятием. Подробнее: Активности

Рисунок 12 — Деталь «Активности»

Деталь «Продукты»

На детали «Продукты» отображается перечень необходимых для мероприятия товаров.

Рисунок 13 — Деталь «Продукты»

Для добавления нового продукта на деталь нажмите на кнопку , расположенную рядом с заголовком детали. На открывшейся странице:

• В поле «Мероприятие» значение устанавливается автоматически и заблокировано для изменений;
• В поле «Продукт» выберите продукт, задействованный в мероприятии;
• В поле «Описание» внесите при необходимости дополнительную информацию по продукту.

Рисунок 14 — Добавление продукта в мероприятие

Нажмите на кнопку «Сохранить». В результате продукт, задействованный в мероприятии, отобразится в реестре детали. При необходимости добавьте остальные продукты аналогичным способом.

Деталь «Email»

На детали «Email» отображаются все email-сообщения, связанные с текущим мероприятием. При нажатии кнопки  для добавления новой записи открывается страница отправки нового электронного письма указанном контакту. Подробнее: Работа с почтой

Рисунок 15 — Деталь «Email»

Деталь «Кампании»

На детали «Кампании» отображается перечень маркетинговых кампаний, в которые входит текущее мероприятие. Связь устанавливается, если в кампании мероприятие указано как источник аудитории. Подробнее: Маркетинговые кампании

Рисунок 16 — Деталь «Кампании»

Вкладка «Файлы и примечания»

На вкладке «Файлы и примечания» отображены следующие элементы:

• Деталь «Файлы и ссылки»;
• Деталь «Примечания».

Деталь «Файлы и ссылки»

На деталь «Файлы и ссылки» загружаются файлы документов мероприятия, а также прикрепляются внешние ссылки для мероприятия. Подробнее: Файлы и примечания

Рисунок 17 — Деталь «Файлы и ссылки»

Деталь «Примечания»

На детали «Примечания» указывается любой текст, который будет отображаться только на странице текущего мероприятия. Подробнее: Файлы и примечания

Рисунок 18 — Деталь «Примечания»

Вкладка «Лента»

На вкладке «Лента» отображаются сообщения внутрикорпоративной социальной сети, связанные с текущим мероприятием. С помощью ленты сотрудники могут переписываться между собой, комментировать и реагировать на сообщения. Подробнее: Лента

Рисунок 19 — Вкладка «Лента»

Итоги раздела «Мероприятия»

Итоги раздела   — это отдельная страница, содержащая панели итогов с дашбордами: графиками, показателями, списками и т. д. Подробнее: Виды итогов. Итоги используются для анализа данных по мероприятиям.

Страница итогов по мероприятиям содержит следующие панели итогов:

• «Аудитория мероприятия»;
• «Итоги мероприятия».

Первая панель итогов «Аудитория мероприятия», на которой отображены в графическом виде следующие данные:

• Круговая диаграмма «Аудитория мероприятий по откликам»;
• Показатель «Участники мероприятий, у которых есть лиды»;
• Показатель «Участники мероприятий без лидов».

Вторая панель итогов «Итоги мероприятия», на которой отображены в графическом виде следующие данные:

• Показатель «Плановый бюджет»;
• Показатель «Фактические затраты»;
• Показатель «План продаж»;
• Показатель «Факт продаж»;
• Список «Ближайшие мероприятия»;
• Круговая диаграмма «Мероприятия по типам».

Также в итоги раздела возможно добавить новые панели итогов и дашборды. Подробнее: Дашборды и аналитика

Рекомендуем изучить

Маркетинговые планы