Отчеты в Microsoft Word: *.docx и PDF

С помощью отчетов в формате Microsoft Word в BPMSoft вы можете создавать документы на основе данных из различных разделов, таких как «Контакты» для создания досье клиентов, «Активности» для отображения информации о мероприятиях и их участниках, «Счета» для вывода чеков проданных товаров и другой информации и другие.

BPMSoft позволяет настраивать отчеты в формате Microsoft Word. Предварительно настроенные печатные формы Microsoft Word можно выгружать в форматах *.docx и PDF.

Примечание.  Для корректной выгрузки отчета в формате PDF проверьте, что у вас установлены все шрифты, которые вы планируете использовать в шаблоне.

Также в BPMSoft можно экспортировать быстрые отчеты, которые настраиваются разработчиками и рассмотрены в соответствующей статье. Подробнее: Быстрые отчеты.

Настройка отчета Microsoft Word в BPMSoft

После установки надстройки для Microsoft Word вы можете приступить к созданию отчета.

Рассмотрим настройку отчета «Информация о контакте» в разделе «Контакты», где в отчет необходимо вывести таблицу с активностями контакта.

Для добавления отчета в BPMSoft откройте в дизайнере системы «Настройка отчетов».

Примечание.  Вы также можете добавить новый отчет в справочнике «Печатные формы».

На странице «Настройка отчетов» нажмите «Добавить отчет» и выберите MS Word.

Заполните обязательные поля нового отчета:

• - в поле указывается название отчета. Например, Информация о контакте;
• - в поле указывается раздел, в котором будет доступен отчет. Например, для отчета «Информация о контакте» необходимо указать раздел «Контакты».

Установите флаги «Отображать в разделе» и/или «Отображать на странице записи» в зависимости от того, откуда необходимо распечатать отчет.

Рисунок 1 — Настройки отображения отчета

Далее произведите настройку списка полей и таблиц, которые должны содержаться в отчете Microsoft Word.

При настройке содержимого отчета в формате Microsoft Word вы можете включить, например, такие данные как имя контакта или таблицы с записями, связанными с основным объектом.

Например, в отчете можно отразить следующую информацию:

• Данные из раздела «Контакты»: имя, фамилию, отчество, адрес и другие данные;
• Данные о продаже, включающие информацию о продуктах, участниках продажи, связанных лидах и пр.;
• Данные о проектах или задачах, включая название, описание и сроки.

Примечание.  Для копирования отчета на странице «Настройка отчетов» нажмите кнопку . При выполнении копирования отчета шаблон исходного отчета сохраняется, а также копируются следующие настройки: колонки, макросы, табличная часть, фильтры.

Поля отчета

Для настройки полей в отчете Microsoft Word выполните следующие шаги:

Откройте необходимый отчет одним из следующих способов:

• Из справочника «Печатные формы»;
• Из раздела «Настройка отчетов».

Нажмите на кнопку .

Выберите необходимые колонки для отчета. Например, для вывода отчета с информацией о контакте необходимы поля «ФИО», «Департамент», «Должность», «Мобильный телефон» и т. д.

Рисунок 2 — Поля отчета

Для вывода изображения необходимо при добавлении полей отчета выбрать связанный объект «Фото» и его колонку «Изображение».

Рисунок 3 — Пример добавления колонки с изображением

Также вы можете добавить в шаблон отчета логические поля, например, «Не использовать Email» для выгрузки информации о контакте или «Архивный» при печати информации из раздела «Продукты». Настройка внешнего вида логических полей в итоговом документе может быть выполнена с использованием специальных макросов, описанных в документации по разработке.

Таблицы отчета

Вы можете добавить в отчет таблицу, записи которой будут напрямую связаны с объектом отчета или же связаны обратной связью. Для этого:

Нажмите кнопку .

На открывшейся странице заполните следующие поля:

Таблица 1 — Список полей для таблицы отчета

Название	Описание
Объект таблицы	В поле указывается объект, данные которого будут выведены в таблицу. Например, для вывода информации со списком активностей контакта выберите объект «Активность»
Название таблицы	В поле указывается название таблицы, которое будет отображаться в надстройке Microsoft Word
Колонка объекта таблицы	В поле указывается колонка, по которой происходит связь текущей колонки с основным объектом отчета. В текущем примере это колонка «Контакт»
Колонка основного объекта	В поле указывается колонка, по которой происходит связь с таблицей. При настройке таблицы для связанных объектов указывается колонка «id»

Рисунок 4 — Настройки таблицы «Участники активности»

Примечание.  Признак «Скрывать таблицу при отсутствии данных» позволяет предотвратить отображение пустой таблицы в итоговом документе.

Нажмите кнопку .

Добавьте необходимые колонки и установите в меню сортировки порядок «По возрастанию» или «По убыванию».

Рисунок 5 — Настройка сортировки записей таблицы в отчете

Примечание.  Для того чтобы настроенные условия сортировки применялись при печати отчета, в шаблон отчета в надстройке Microsoft Word необходимо добавить все колонки, по которым будет осуществляться сортировка. Подробнее: Настройка отчета в Microsoft Word.

Сортировку записей в таблице можно выполнить по нескольким колонкам. При этом сортировка будет осуществляться по колонке, которая находится выше в группе настроек колонок таблицы.

На вкладке «Фильтры» можно настроить условия для отображения данных в таблице. Например, вы можете настроить фильтр таким образом, чтобы в таблице отображались только те активности контактов, которые имеют высокий приоритет. Для этого установите фильтр «Активность.Приоритет = Высокий».

Нажмите кнопку «Применить» для сохранения настройки отчета.

Примечание. Для копирования таблицы внутри одного отчета воспользуйтесь кнопкой , которая находится в строке с названием таблицы.

После завершения создания записи отчета в BPMSoft перейдите к настройке отчета в надстройке Microsoft Word.

Доступные форматы для экспорта

Вы можете добавить доступные форматы экспорта для отчета. Для этого нажмите на кнопку  на детали «Доступные форматы для экспорта».

В открывшемся окне выберите необходимый формат и нажмите на кнопку «Выбрать».

Установите в поле «Доступный формат» значение «Да».

Примечание. Чтобы иметь возможность выгрузки отчета в необходимом формате, установите значение «Да» в поле «Доступный формат».

Рисунок 6 — Пример настройки детали «Доступные форматы для экспорта»

Примечание. Если в список доступных форматов для экспорта добавить только формат PDF, то формат MS Word не будет отображаться при нажатии кнопки «Печать». Если же в список не будет добавлена ни одна запись, то при нажатии на кнопку «Печать» будет доступен только формат MS Word.

Настройка отчета в Microsoft Word

Вы можете приступить к настройке внешнего вида отчета только после установки надстройки в Microsoft Word и создания отчета в BPMSoft.

Переход к настройке печатной формы в надстройке

Откройте новый документ Microsoft Word.

Перейдите на вкладку BPMConstructor и подключитесь к BPMSoft, нажав на кнопку .

Заполните логин и пароль и выберите добавленное подключение.

Примечание.  Вы можете добавить новое подключение с помощью кнопки + в поле Server. Подробнее: Установка надстройки для Microsoft Word.

Рисунок 7 — Выбор доступного сервера

Далее нажмите на кнопку  для выбора нужного отчета из BPMSoft.

Примечание. BPMSoft позволяет вносить изменения в уже существующий шаблон печатной формы.

Откроется окно со списком всех доступных отчетов в подключенном приложении BPMSoft.

Рисунок 8 — Список активных отчетов

После выбора отчета в правом углу документа отобразятся поля объекта текущего отчета.

Примечание.  Если в документе не отобразился список полей — нажмите кнопку  на вкладке BPMConstructor.

Настройка шаблона печатной формы

В шаблоне печатной формы поля отображаются в виде макросов Microsoft Word. При генерации печатной формы макросы заменяются значениями из соответствующих полей BPMSoft.

Для добавления в шаблон всех полей отчета нажмите на заголовок группы полей и перетащите его на страницу шаблона.

Рисунок 9 — Перемещение группы полей в шаблон

После этого действия на страницу будут добавлены все поля и названия соответствующих колонок BPMSoft.

Рисунок 10 — Пример отчета с полями

С помощью стандартных инструментов Microsoft Word, можно настроить расположение и оформление добавленных полей на странице.

Для добавления отдельного поля в шаблон нажмите на нужное поле в списке «Report data» и переместите его на страницу шаблона в соответствующее ему место. После выполнения этого действия на страницу будет добавлено поле, которое при генерации печатной формы автоматически заменится значением из соответствующего поля BPMSoft.

Аналогично добавьте в шаблон печатной формы остальные поля и статичный текст, который будет оставаться в печатной форме независимо от данных BPMSoft.

Примечание. Дополнительная настройка внешнего вида полей выполняется с использованием специальных макросов. Подробнее: Отчеты.

Рисунок 11 — Пример отчета с текстом

Сохраните документ с шаблоном отчета с помощью кнопки .

Для добавления всех колонок таблицы в шаблон переместите заголовок группы полей на страницу шаблона.

Рисунок 12 — Перемещение всей таблицы в шаблон

После этого действия на страницу шаблона будут добавлены все колонки текущей группы и названия соответствующих колонок BPMSoft.

Расположение и форматирование текущей таблицы можно настроить, используя инструменты Microsoft Word. Заголовки колонок таблицы в шаблоне печатной формы являются статичным текстом, который можно редактировать. Информация, которая будет выводиться в таблице, определяется по макросам полей, размещенных в соответствующих ячейках таблицы.

Используя стандартные инструменты Microsoft Word, вы можете добавить обычную таблицу на страницу шаблона, нажав на вкладку «Вставка» → «Таблица».

После добавления таблицы укажите текст заголовков колонок вручную.

Переместите названия колонок из списка в правой части экрана в пустую ячейку таблицы, где должна отображаться информация данной колонки.

Рисунок 13 — Пример настроенной таблицы

Далее настройте внешний вид таблицы и переместите таблицу в соответствующее место на странице отчета.

Рисунок 14 — Пример настроенного шаблона

Сохраните документ с шаблоном отчета с помощью кнопки .

В итоге при выгрузке отчета поля таблицы будут заменены информацией из BPMSoft. Количество строк в таблице будет соответствовать количеству записей.

Рекомендуем изучить

Установка надстройки для Microsoft Word