Работа на портале

Базовый

Порталы BPMSoft предназначены для того, чтобы обеспечить партнерам, клиентам или группам сотрудников вашей компании доступ к нужным разделам основного приложения. Пользователи могут взаимодействовать с записями портальных разделов, обмениваться сообщениями, прикреплять документы и выполнять множество других действий.

В BPMSoft порталы доступны в трех конфигурациях:

Портал самообслуживания;
Клиентский портал;
Партнерский портал.

Подробнее: Обзор портальных решений

Данная статья описывает базовую логику работы с основными функциями независимо от конфигурации порталов:

Авторизация на портале

Для авторизации на портале пользователю необходима портальная учетная запись. Способы создания учетной записи:

Пользователя может зарегистрировать администратор основного приложения, создав индивидуальную учетную запись или включив пользователя в организацию. Подробнее: Пользователи портала;
Пользователя может зарегистрировать администратор организации на портале, включив пользователя в свою организацию. Подробнее: Администрирование организации и пользователей на портале;
Пользователь может воспользоваться функцией саморегистрации, если она настроена администратором BPMSoft. Подробнее: Регистрация на портале.

Для перехода к странице авторизации портала добавьте к URL основного приложения BPMSoft «/SSPLogin.aspx» или «/SSPLogin.html», таким образом на странице будет доступна кнопка «Зарегистрироваться» для саморегистрации и «Забыли пароль» для восстановления пароля соответственно. При переходе по ссылке основного приложения данные кнопки не доступны.

Примечание. Администратор основного приложения может изменить внешний вид страницы входа на портал: установить логотип компании, добавить контактные данные службы поддержки и важные ссылки, а также отключить функцию саморегистрации, скрыв кнопку «Зарегистрироваться». Подробнее: Настройка страницы авторизации на портале

Рисунок 1 — Страница авторизации на портале

Введите свой логин и пароль в соответствующие поля и нажмите кнопку «Войти». При успешной авторизации откроется главная страница портала.

Восстановление пароля

Если вы забыли пароль от своей учетной записи портала, то, используя кнопку «Забыли пароль?», вы можете перейти на страницу сброса пароля. На данной странице введите адрес электронной почты, который был указан при регистрации вашей учетной записи.

Рисунок 2 — Окно сброса пароля

На указанный адрес будет выслано письмо, содержащее ссылку, при переходе по которой откроется страница для создания нового пароля для вашей учетной записи. На странице введите новый пароль и повторите его в следующем поле, после чего подтвердите смену пароля кнопкой «Сменить пароль».

Рисунок 3 — Страница смены пароля

Регистрация на портале

Если у пользователя нет собственной портальной учетной записи, то на странице авторизации на портале пользователь может создать новую учетную запись, воспользовавшись кнопкой «Зарегистрироваться».

Примечание. Функция саморегистрации на портале может быть отключена администратором BPMSoft. В таком случае кнопка «Зарегистрироваться» будет отсутствовать на странице авторизации. Подробнее: Настройка страницы авторизации на портале

Рисунок 4 — Страница регистрации на портале

При нажатии кнопки откроется страница регистрации на портале, на которой необходимо заполнить ФИО пользователя, Email, а также придумать и подтвердить пароль, после чего нажать кнопку «Зарегистрироваться».

На введенный адрес электронной почты поступит письмо со ссылкой. Перейдите по ней, чтобы подтвердить регистрацию.

После подтверждения регистрации учетной записи вы сможете зайти на портал, использовав в качестве логина ваш Email-адрес и пароль, который вы установили при регистрации.

Настройка профиля портального пользователя

После того, как вы авторизуетесь на портале, откроется главная страница портала. Вы можете отредактировать или дополнить свои персональные данные, указанные при регистрации. Для этого в правом верхнем углу нажмите на иконку и в выпадающем меню выберите пункт «Профиль».

Рисунок 5 — Переход в настройки профиля на портале

На открывшейся странице вы можете указать персональные данные, например, загрузить фотографию, указать должность, номер мобильного или рабочего телефонов, добавить иное средство связи, а также добавить адрес.

Для загрузки фотографии наведите курсор мыши на место, отведенное под фотографию, нажмите на иконку добавления изображения и выберите файл фотографии контакта с компьютера. Загруженную фотографию можно удалить. Для этого наведите курсор мыши на фотографию и нажмите на иконку удаления изображения . После добавления фотографии вместо иконки в правом верхнем углу будет отображаться миниатюра вашей фотографии.

Для добавления записей на детали «Средства связи» или «Адреса» нажмите кнопку правее от названия детали и в выпадающем списке выберите тип средства связи или адреса. Процесс добавления записей на данные детали подробно описан в разделах: Деталь «Средства связи» и Деталь «Адреса».

Рисунок 6 — Пример заполненного профиля пользователя на портале

Настройки портала

Также вы можете изменить настройки аккаунта, поменять язык BPMSoft, установить настройки времени и изменить пароль. Для этого в правом верхнем углу нажмите на иконку и в выпадающем меню выберите пункт «Настройки».

Рисунок 7 — Переход в настройки системы на портале

Откроется страница, на которой вы можете загрузить свою фотографию, а также изменить настройки на трех вкладках.

Вкладка «Настройки аккаунта»

На вкладке «Настройки аккаунта» вы можете указать дополнительную информацию о пользователе. Например, тут вы можете указать свою дату рождения.

Рисунок 8 — Вкладка «Настройки аккаунта» в настройках системы на портале

Рисунок 8 — Вкладка «Настройки аккаунта» в настройках системы портала

Вкладка «Системные настройки»

Вкладка «Системные настройки» предназначена для установки языка, интерфейса BPMSoft, а также для установки формата даты и времени, согласно которому будут отображаться даты и время в BPMSoft, и указания часового пояса, в котором вы находитесь. Дополнительно на данной вкладке находится признак «Включить всплывающие уведомления».

Рисунок 9 — Вкладка «Системные настройки» в настройках системы на портале

Вкладка «Изменить пароль»

Для изменения пароля используется вкладка «Изменить пароль», на которой для изменения пароля нужно ввести текущий пароль, указать новый, повторить его, после чего подтвердить действие, используя кнопку «Изменить пароль».

Рисунок 10 — Вкладка «Изменить пароль» в настройках системы на портале

Обзор интерфейса портала

Рабочее пространство портала BPMSoft состоит из нескольких областей, которые являются общими для большинства разделов:

Рисунок 11 — Интерфейс портала BPMSoft

Панель разделов

Боковая панель расположена в левой части экрана и предназначена для совершения быстрых действий, переключения между рабочими местами и принадлежащими им разделами.

Кнопки панели разделов

Для быстрого доступа к основным действиям в BPMSoft на панели разделов расположены следующие кнопки:

Меню — выпадающий список действий:

«Свернуть панель разделов» — при выборе данного действия вся панель разделов сворачивается в компактный вид;
«Рабочее место» — в данном списке представлены доступные рабочие места. При изменении рабочего места изменяется состав разделов, доступных в боковой панели;
«Профиль пользователя» — данное действие позволяет перейти на страницу просмотра и изменения персональных настроек профиля пользователя. Подробнее: Настройка профиля портального пользователя;
«Выход» — при нажатии на кнопку будет прекращен сеанс работы в BPMSoft под вашей учетной записью.

Свернуть / развернуть панель разделов — с помощью данных кнопок вы можете сворачивать панель разделов, чтобы освободить больше пространства для рабочей области, или наоборот развернуть для более удобной навигации между разделами.

Под кнопками быстрого доступа располагается выпадающее меню выбора рабочего места.

Рисунок 12 — Выпадающее меню выбора рабочего места

Со свернутой панелью разделов удобно переключаться между рабочими местами через кнопку «Меню».

При выборе рабочего места на панели разделов изменяется набор разделов. Для того, чтобы перейти в раздел, нажмите на иконку или название раздела на панели разделов. Иконка открытого в данный момент раздела окрасится в оранжевый цвет.

Панель инструментов

На панели инструментов находятся:

Заголовок открытой страницы — например, название раздела, заголовок открытой страницы базы знаний, номер обращения и т. д.
Под названием страницы располагаются функциональные кнопки, с помощью которых вы можете:

— добавить запись в раздел;
— сохранить запись;
— отменить внесенные изменения на странице;
— закрыть страницу;
— совершить различные действия.

Правее находится командная строка, которая используется для поиска и управления записями системы путем ввода текстовых команд.
Правее от командной строки располагается логотип системы BPMSoft, при нажатии на который открывается домашняя страница того рабочего места, в котором вы сейчас работаете.
Под логотипом отображается кнопка «Настройка вида», при нажатии на которую в зависимости от открытого раздела отображается ряд действий. Общим для всех разделов является действие:

Настроить колонки — с помощью функции настройки колонок вы можете индивидуально настроить для себя набор колонок, их ширину, порядок в реестре записей, а также вывести колонки связанных объектов. Подробнее: Настройка колонок в реестрах записей.

Центр уведомлений

На портале BPMSoft по кнопке коммуникационной панели открывается вкладка «Центр уведомлений», на которой отображаются следующие уведомления:

Подробнее об указанных типах уведомлений и принципах работы с центром уведомлений рассмотрено в статье Центр уведомлений. По умолчанию для портальных разделов визирование не активно. Вы можете активировать визирование в разделе портала, установив соответствующий признак на вкладке «Портал» мастера раздела. Подробнее: Визирование

Рабочая область раздела

В реестре записей рабочей области раздела отображается список всех записей открытого раздела. Реестр записей может отображаться в двух представлениях: списочном или плиточном, в зависимости от выбранного для данного раздела представления на странице «Настроить колонки». Вы можете осуществлять поиск по записям, используя фильтры, теги или группы, а также сортировать записи по любой из представленных колонок.

Область групп

Область групп по умолчанию скрыта и открывается при нажатии кнопки «Фильтры/Группы» и выборе действия «Показать группы».

Рисунок 13 — Выпадающее меню действий кнопки «Фильтры/группы»

Вы можете добавить группу в область групп. Для этого:

На панели инструментов нажмите кнопку «Добавить группу».
В открывшемся окне введите имя группы и нажмите кнопку «Сохранить».
В области отобразится интерфейс добавления условий фильтрации группы. Настройте условия фильтрации и нажмите кнопку «Сохранить».

Рисунок 14 — Настройка условий фильтрации группы на портале

Таким образом, при нажатии на название группы, в реестре раздела будут отображаться только те записи, которые удовлетворяют установленным условиям фильтра группы.

Примечание. Подробнее про настройку условий фильтрации групп вы можете узнать в статье Фильтрация и группировка. Обратите внимание, что на портале для добавления доступны только динамические группы и недоступен расширенный фильтр.

Настройка колонок в реестрах записей

Для настройки колонок реестра записей, воспользуйтесь действием « Настроить колонки». Действие находится в меню «Настройка вида» реестра раздела или выпадающем меню детали.

Реестр записей может быть представлен в нескольких представлениях:

В списочном , когда все записи выведены в табличном виде;
В плиточном , когда записи представлены как отдельные плитки, состоящие из нескольких строк.

В окне настройки списка колонок вы можете изменить представление реестра записей, а также редактировать внешний вид существующих колонок: настроить отображаемое название колонки, изменить ширину колонок, перемещать и скрывать их.

При наведении курсора мыши на ячейку колонки, появляются следующие кнопки:

Кнопка скрытия колонки из реестра;
Кнопка добавления новой колонки справа или слева от выбранной ячейки;
Кнопка настройки отображаемого названия колонки.

Рисунок 15 — Кнопки действий с колонкой

Вы можете изменить расположение колонок. Для этого зажмите левой кнопкой мыши область колонки и, не отпуская кнопку, перетащите колонку в нужное место.

Также вы можете изменить ширину существующих колонок. Для этого зажмите левой кнопкой мыши область колонки и не отпуская кнопку перетащите колонку в нужное место.

Для добавления новой колонки в реестр записей выберите подходящий вид представления колонок и в области настройки колонок нажмите на кнопку . Откроется окно, в котором необходимо выбрать колонку для вывода в реестр записей.

После внесения всех изменений нажмите кнопку «Сохранить».

Примечание. Подробнее про настройку колонок вы можете прочитать в статье Настройка колонок реестра записей. Обратите внимание, что на портале недоступны некоторые функции, такие как агрегирующие колонки, колонки связанного объекта, сохранение схемы колонок для всех пользователей.

Фильтрация в реестрах записей

Фильтрация позволяет осуществить поиск записей в разделе или на детали по значениям одной или нескольких колонок. Например, с помощью фильтра вы можете по названию найти статью в разделе «База знаний» или отобразить в реестре записей все обращения, которые находятся в состоянии «Ожидает ответа».

Для того, чтобы воспользоваться стандартным фильтром, перейдите к реестру данных, в котором нужно осуществить фильтрацию, после чего в выпадающем списке «Фильтры/группы» выберите пункт «Добавить условие».

Рисунок 16 — Переход к действию «Добавить условие»

Над реестром записей откроется область настройки фильтра.

Рисунок 17 — Область настройки фильтра

В выпадающем списке выберите колонку, по которой будут фильтроваться значения реестра записей, после чего в правую ячейку введите ключевое слово и нажмите кнопку «» для запуска фильтрации. В реестре отобразятся записи по заданному параметру.

Рисунок 18 — Пример фильтрации

Вы можете установить несколько параметров фильтрации — в реестре будут отображаться только те записи, которые удовлетворяют условиям каждого из фильтров.

Сортировка записей реестров

Записи в реестре можно отсортировать в порядке возрастания или убывания по любой из выведенных колонок как в плиточном, так и в списочном представлениях.

Для сортировки записей в правой части страницы над реестром раздела используйте кнопку «Сортировка», при нажатии на которую открывается список колонок, по которым можно отсортировать записи.

Рисунок 19 — Сортировка записей реестра раздела

При выборе колонки, по которой нужно отсортировать записи, название кнопки «Сортировка» меняется на название колонки, а также указывается тип сортировки: «по возрастанию» или «по убыванию». При повторном нажатии на название выбранной колонки, тип сортировки меняется на противоположный.

Примечание. В списочном представлении, помимо использования кнопки «Сортировка», записи реестра можно отсортировать с помощью нажатия на заголовок колонки. Нажатием на заголовок вы можете сортировать записи не только в разделах, но и в деталях, справочниках и прочих табличных представлениях системы.

Поиск записей по тегу

Используйте поиск по тегам для того, чтобы легче находить нужную информацию. Например, в разделе «База знаний» администраторы в основном приложении могут промаркировать статьи для новичков соответствующим тегом.

Чтобы найти все записи с определенным тегом, перейдите к реестру записей и нажмите кнопку « Теги».

Рисунок 20 — Кнопка «Теги» в реестре раздела

В появившемся поле введите наименование тега и выберите его в списке. Таким образом, можно указать один или несколько тегов, по которым нужно выполнить поиск. В итоге будут показаны все записи, которые содержат выбранные теги.

Рисунок 21 — Фильтрация записей с помощью тега в реестре раздела

Также вы можете самостоятельно отмечать нужные вам записи личным тегом, который будет доступен только вам. Для этого:

Откройте запись, которую нужно промаркировать тегом.
Нажмите кнопку .

Рисунок 22 — Кнопка окна тегов

Откроется окно тегов. Введите наименование тега, который вы хотите создать, подтвердите создание, нажав на выпадающее меню «Создать личный тег». Добавленный тег будет отображаться в окне тегов для текущей записи.

Таким образом, вы сможете отметить данным тегом и другие записи, после чего использовать данный тег для поиска записей в реестре раздела.