Пользователи портала

В BPMSoft вы можете как самостоятельно добавить пользователей на портал, так и настроить автоматическую регистрацию — пользователи смогут перейти на портал и самостоятельно зарегистрироваться. При ручном создании пользователей вы можете создать как учетные записи для каждого пользователя отдельно, так и сформировать организацию — группу пользователей портала, связанную с контрагентом.

Рисунок 1 — Пользователи портала на странице контрагента

С помощью организаций можно управлять учетными записями сотрудников ваших клиентов, работающих с порталом. Вы можете определять администраторов портала из числа пользователей организации. Администраторам будет предоставлен доступ к функциям создания, назначения прав пользователям, а также к функции деактивации учетных записей. Подробнее: Администрирование организации и пользователей на портале

Для доступа на портал пользователи должны входить в организационную группу «All portal users» (Все пользователи портала). Для авторизации на портале каждый пользователь должен обладать учетной записью с собственным логином и паролем. Каждый пользователь портала связан с соответствующим контактом в системе, а для каждого контакта доступно создание только одного пользователя портала.

Создание пользователей портала

В BPMSoft правом на создание пользователей портала обладают системные администраторы и сотрудники с правом на системную операцию «CanAdministratePortalUsers» (Возможность управлять пользователями портала). Второй вариант применяется в ситуациях, когда создание пользователей портала поручено сотруднику, который не должен иметь доступа к сведениям об учетных записях коллег. Настройка выполняется непосредственно на странице контрагента.

Существует три способа создания учетных записей для пользователей портала: создание отдельного пользователя портала без привязки к организации, создание организации и включение в нее списка сотрудников, импорт пользователей портала из LDAP или Excel. Подробнее про импорт смотрите в статьях: Настройка синхронизации с LDAP и Импорт пользователей.

Создание отдельного пользователя портала

Для добавления пользователя портала выполните следующие шаги:

1. Перейдите в дизайнер системы по кнопке  и в блоке «Настройка портала» откройте раздел «Пользователи портала».
2. Откроется список всех добавленных пользователей портала. На странице нажмите кнопку «Добавить».

Рисунок 2 — Кнопка добавления пользователя портала

3. Откроется страница добавления нового пользователя портала:
   • В поле «Контакт» выберите запись контакта, для которого требуется создать учетную запись пользователя портала. Вы также можете добавить запись нового контакта, воспользовавшись кнопкой «Добавить»;
   • На вкладке «Основная информация» для типа аутентификации средствами BPMSoft введите имя пользователя (логин) и его пароль, после чего повторите ввод пароля в поле «Подтверждение пароля»;
   • При необходимости добавьте адрес электронной почты контакта в поле «Email»;
   • Вы можете установить признак в поле «Сбросить пароль», если требуется чтобы при первой авторизации пользователю портала открылось уведомление о необходимости смены пароля на новый.

Рисунок 3 — Заполнение данных о новом пользователе портала

Создание организации пользователей портала

Для добавления пользователей портала с помощью создания организации выполните следующие шаги:

1. Перейдите в дизайнер системы по кнопке  и в блоке «Настройка портала» откройте раздел «Организационные роли на портале».
2. Откроется список организационных ролей пользователей портала. Выберите роль «All portal users» и нажмите кнопку  на детали «Организации».

Рисунок 4 — Кнопка добавления новой организации

3. На открывшейся странице в поле «Контрагент» выберите контрагента, сотрудников которого вы хотите объединить в организацию для создания учетных записей пользователей портала. При выборе контрагента в поле «Название» автоматически скопируется название контрагента — если требуется, вы можете изменить название организации.
4. Нажмите кнопку «Сохранить».

Рисунок 5 — Добавление новой организации

5. После сохранения снова откроется страница со списком организационных ролей пользователей портала. На детали «Организации» откройте добавленную организацию.
6. На странице организации появится деталь «Пользователи портала». Нажмите кнопку  для добавления записи на деталь.

Рисунок 6 — Добавление записей на деталь «Пользователи портала»

На детали вы можете:

• Добавить существующие контакты — при нажатии данной кнопки откроется всплывающее окно, в котором вы можете отметить нужных контактов. После того, как все контакты будут выбраны, подтвердите действие с помощью кнопки «Выбор». В окне отображаются только те контакты, которые добавлены на деталь «Контакты контрагента» и еще не были добавлены на портал. Для того чтобы выбрать контактов, которых нет в данном списке, добавьте их на деталь «Контакты контрагента» соответствующего контрагента или воспользуйтесь функцией «Добавить новые контакты» на детали «Пользователи портала»;
• Добавить новые контакты — при нажатии данной кнопки откроется всплывающее окно, в котором вы можете ввести email-адреса пользователей для отправки приглашения на портал. Если требуется добавить несколько email-адресов, разделяйте их пробелами или запятыми. При вводе происходит проверка маски email-адресов — в случае, если какой-либо из адресов будет введен неверно, в окне отобразится соответствующее предупреждение. Вы можете дополнительно выдать добавляемым пользователям права администратора организации портала. Для этого установите признак в поле «Administrator for organization on the portal».

Рисунок 7 — Окно регистрации новых пользователей портала

Для отправки приглашений нажмите кнопку «Зарегистрировать пользователей». При нажатии кнопки будет запущен процесс поиска контактов по указанным адресам электронной почты. Если контакт с указанным адресом не будет найден, то BPMSoft автоматически создаст новую запись контакта с указанным email, а также заполнит поле ФИО значением email-адреса до символа «@».

Вне зависимости от способа добавления контакта далее отобразится уведомление об успешной регистрации учетных записей пользователей на портале и предложением отправить пользователям email-приглашения. Если вы хотите разослать приглашения, то нажмите кнопку «Отправить приглашения», в противном случае воспользуйтесь кнопкой «Закрыть».

Примечание. Вы можете повторно отправить приглашения на портал. Для этого на детали «Пользователи портала» выделите пользователей, которым требуется повторно отправить приглашение, и в выпадающем меню детали выберите пункт «Отправить приглашения». Подробнее: Отправка приглашений на портал

Рисунок 8 — Окно с предложением отправить приглашения добавленным пользователям

Таким образом, будут добавлены пользователи портала, которые унаследуют права своей организации. Если до этого у пользователя уже была учетная запись, то она будет деактивирована. Подробнее: Отключение учетных записей

На детали «Пользователи портала» вы можете дополнительно предоставить права функциональных ролей добавленным пользователям. По умолчанию для выдачи доступна только роль администратора организации портала — «Administrator for organization on the portal». Вы можете добавить для выбора дополнительные функциональные роли. Подробнее: Добавление функциональных ролей организации. Также на этой детали можно отключить учетную запись пользователя, сняв признак «Активен» в строке нужного пользователя.

Кроме того, вы можете настроить учетные записи добавленных пользователей, например, изменить логин и пароль или назначить роль при нажатии на название учетной записи. Для перехода к настройке учетной записи должны быть предоставлены права доступа на выполнение системной операции «Возможность управлять пользователями портала» или «Управление списком пользователей».

Рисунок 9 — Заполненная деталь «Пользователи портала»

Также вы можете перейти к созданию организации напрямую со страницы контрагента. Для этого на странице нужного контрагента перейдите на вкладку «Контакты и структура» и на детали «Пользователи портала» нажмите кнопку «Создать организацию».

Примечание. Кнопка «Создать организацию» отображается на детали только в случае, если для текущего контрагента еще не создана организация.

Рисунок 10 — Создание организации со страницы контрагента на детали «Пользователи портала»

Откроется страница аналогичная странице создания новой организации, но с уже предзаполненным контрагентом. В поле «Родительская роль» укажите роль «All portal users», а также при необходимости измените название организации, после чего нажмите кнопку «Сохранить».

После сохранения снова откроется страница контрагента. Теперь на детали «Пользователи портала» отобразится кнопка  добавления записей, используя которую, вы можете добавить существующих или новых контактов в организацию.

Пользователей портала также может приглашать администратор портала. Подробнее: Администрирование организации и пользователей на портале

Добавление функциональных ролей организации

При регистрации новых и работе с существующими учетными записями портальных пользователей организации вы можете выдавать функциональные права доступа. Для этого:

1. По кнопке откройте дизайнер системы в основном приложении и в блоке «Пользователи и администрирование» перейдите в раздел «Функциональные роли».
2. Выберите функциональную роль «All portal users» и нажмите кнопку «Добавить».

Рисунок 11 — Переход к добавлению новой функциональной роли

3. Откроется страница добавления новой функциональной роли. Введите название роли и нажмите кнопку «Сохранить».

Рисунок 12 — Страница добавления новой функциональной роли

4. Далее снова перейдите в дизайнер системы по кнопке и в блоке «Настройка портала» откройте раздел «Организационные роли на портале».
5. В списке организационных ролей выберите роль «All portal users» и на вкладке «Функциональные роли» на детали «Доступные для организации роли» добавьте те функциональные роли, которые должны быть доступны для выбора для пользователей портала организации.

Рисунок 13 — Добавление доступных для организации функциональных ролей

Таким образом, в окне регистрации новых пользователей портала станет доступной для выбора дополнительная функциональная роль.

Рисунок 14 — Новая функциональная роль в окне регистрации новых пользователей портала

Также, на детали «Пользователи портала» на странице организации появится колонка с новой функциональной ролью.

Рисунок 15 — Колонка с новой функциональной ролью на детали «Пользователи портала» страницы организации

Отключение учетной записи

Если требуется, чтобы тот или иной пользователь больше не имел возможности зайти на портал — отключите его учетную запись. Отключить учетную запись можно несколькими способами:

• Со страницы пользователя портала;

Перейдите в дизайнер системы и в блоке «Настройка портала» выберите пункт «Пользователи портала». Откройте учетную запись пользователя, которую требуется деактивировать и снимите признак с поля «Активен».

• Со страницы организации.

Перейдите в дизайнер системы и в блоке «Настройка портала» выберите пункт «Организационные роли на портале». Далее в списке ролей выберите «All portal users» и откройте организацию на детали «Организации». На открывшейся странице в детали «Пользователи портала» снимите признак «Активен» в строках тех учетных записей, которые требуется деактивировать.

При необходимости вновь активировать пользователей перейдите на страницу пользователя или организации и установите признак в поле «Активен».

Отправка приглашений на портал

Направьте приглашение новому пользователю, добавленному в организацию, чтобы он мог зарегистрироваться на портале.

Перед отправкой приглашений требуется произвести ряд настроек:

• Добавьте в BPMSoft почтовый адрес, с которого предполагается отправка приглашений. Подробнее: Интеграции;
• В системной настройке «Почтовый ящик регистрации на портале» (код «SSPRegistrationMailbox») укажите адрес добавленной электронной почты;
• Проверьте наличие шаблона приглашения. Для этого перейдите в раздел справочники и откройте справочник «Шаблоны сообщений». В открывшемся списке выберите пункт «Шаблон приглашения SSP». При необходимости вы можете отредактировать письмо приглашения, для этого нажмите кнопку «Редактировать»;
• Проверьте, что в системной настройке «Шаблон приглашения на портал самообслуживания» (код «PortalInvitationEmailTemplate») установлен верный шаблон приглашения.
  

Отправить приглашение на портал можно непосредственно при добавлении в организации новых или существующих контактов. Для этого в модальном окне после добавления контактов на деталь «Пользователи портала» организации нажмите кнопку «Отправить приглашения».

Рисунок 16 — Окно с предложением отправить приглашения добавленным пользователям

Для повторной отправки приглашения перейдите в дизайнер системы → «Настройки портала» → «Организационные роли на портале». Далее выберите роль, в которую добавлена организация и перейдите на страницу организации с соответствующей детали. На детали «Пользователи портала» выделите пользователей, которым требуется повторно отправить приглашение, откройте выпадающее меню по кнопке  и выберите пункт «Отправить приглашения».

Рисунок 17 — Повторная отправка приглашений пользователем портала

Приглашения отправляются на те адреса электронной почты, которые указаны на странице приглашаемых контактов и на детали «Пользователи портала» в колонке «Название».

При переходе из приглашения на портал пользователю отобразится окно с требованием об указании нового пароля учетной записи.

Рисунок 18 — Создание пароля при первом переходе из приглашения на портал

Примечание. Возможность отправить приглашения на портал есть и у администратора портала. Подробнее: Администрирование организации и пользователей на портале

Настройка саморегистрации на портале

В BPMSoft вы можете предоставить пользователям возможность самостоятельно регистрироваться на портале.

Проверка учетной записи системного пользователя портала

По умолчанию в BPMSoft создана учетная запись системного пользователя портала — это учетная запись SysPortalConnection. Данный пользователь обладает минимальным количеством прав доступа и необходим для реализации функциональности саморегистрации пользователей на портале, а также для возможности восстановления пароля и получения обратной связи по обращениям.

В случае наличия проблем с функцией саморегистрации удостоверьтесь в правильности настроек системного пользователя портала: откройте страницу учетной записи SysPortalConnection в разделе «Пользователи портала» дизайнера системы и проверьте, что системный пользователь портала привязан к существующей записи контакта, а также имеет лицензии портала на вкладке «Лицензии».

При необходимости вы можете указать другую учетную запись для системного пользователя портала. Для этого создайте нового отдельного пользователя портала в разделе «Пользователи портала» дизайнера системы. Не создавайте учетную запись на основе реального пользователя и не используйте учетную запись администратора системы для системного пользователя портала. Далее на вкладке «Лицензии» выдайте пользователю лицензию портала. В разделе «Права доступа на объекты» максимально ограничьте права доступа пользователя. После этого для cloud размещения обратитесь в техническую поддержку BPMSoft и сообщите данные новой учетной записи для системного пользователя портала. В случае on-site размещения пропишите новую учетную запись в файле web.config. Подробнее: Настройка лицензии пользователей.

Настройка лицензии пользователей при саморегистрации на портале

Для автоматической выдачи лицензий при саморегистрации пользователей на портале выполните следующие действия:

1. Перейдите на страницу системного пользователя портала через раздел «Пользователи портала» дизайнера системы. По умолчанию это пользователь SysPortalConnection.
2. На вкладке «Лицензии» установите признак для лицензии портала.
3. Убедитесь, что в системе присутствует некоторое количество свободных лицензий портала, которые будут автоматически назначены пользователям при саморегистрации. Подробнее: Лицензирование.

При размещении BPMSoft on-site дополнительно требуется изменить параметры файла web.config, который находится в корне основного приложения:

1. Проверьте в файле web.config, в секции «appSettings» наличие строки с параметром SspUserRegistrationLicPackage и в случае отсутствия добавьте ее:
     <add key="SspUserRegistrationPackage" ;value=""/> .
2. В значении «value» укажите название лицензии, которая должна выдаваться при самостоятельной регистрации пользователей на портале, например:
     <add key="SspUserRegistrationLicPackage" ;value="BPMSoft self-service portal module - on-site subscription" />.
3. Проверьте, что в параметрах «UserManagementSauName» и «UserManagementSauPassword» указан логин и пароль страницы регистрации системного пользователя портала. Регистрирующиеся пользователи портала будут обладать правами, которые указаны в файле конфигурации пользователя.

Настройка уведомлений

После ввода пользователями информации о своей учетной записи высылается письмо со ссылкой для подтверждения регистрации и активации учетной записи. Для автоматической отправки таких писем в BPMSoft выполните следующие настройки:

• Добавьте в BPMSoft почтовый адрес, с которого предполагается отправка писем со ссылками, подтверждающими регистрацию. Подробнее: Интеграции;
• В системной настройке «Почтовый ящик регистрации на портале» (код «SSPRegistrationMailbox») укажите адрес добавленной электронной почты;
• Проверьте наличие шаблона письма подтверждения регистрации. Для этого перейдите в раздел справочники и откройте справочник «Шаблоны сообщений». В открывшемся списке выберите пункт «Шаблон регистрации пользователя портала». При необходимости вы можете отредактировать письмо подтверждения регистрации, для этого нажмите кнопку «Редактировать»;
• Проверьте, что в системной настройке «Шаблон email-сообщения, подтверждающего регистрацию пользователя на портале» (код «PortalRegistrationEmailTemplate») установлен верный шаблон сообщения регистрации на портале.
  

Настройка функции восстановления пароля на портале

На странице авторизации с помощью кнопки «Забыли пароль?» пользователь может сбросить пароль, получив ссылку для восстановления на электронную почту. Для автоматической отправки таких писем в BPMSoft выполните следующие настройки:

• Добавьте в BPMSoft почтовый адрес, с которого предполагается отправка писем со ссылками, подтверждающими регистрацию. Подробнее: Интеграции;
• В системной настройке «Почтовый ящик регистрации на портале» (код «SSPRegistrationMailbox») укажите адрес добавленной электронной почты;
• Проверьте наличие шаблона письма восстановления пароля. Для этого перейдите в раздел справочники и откройте справочник «Шаблоны сообщений». В открывшемся списке выберите пункт «Шаблон ссылки восстановления пароля». При необходимости вы можете отредактировать письмо восстановления пароля, для этого нажмите кнопку «Редактировать»;
• Проверьте, что в системной настройке «Шаблон email-сообщения для восстановления пароля пользователя на портале» (код «PortalRecoveryPasswordEmailTemplate») установлен верный шаблон сообщения восстановления пароля.
  

Рекомендуем изучить

Администрирование организации и пользователей на портале
Права доступа на портале
Настройка страницы авторизации на портале
Работа на портале