Раздел «Документы»

Простой

Раздел «Документы» в BPMSoft предназначен для удобного хранения и организации всех ваших документов, связанных с бизнесом. Раздел позволяет создавать различные документы, а также хранить информацию по ним. В BPMSoft также возможно сохранять файлы документов и вести работу с ними.

С помощью быстрых фильтров в разделе можно отобразить документы по определенной дате или ответственному. Подробнее: Быстрый фильтр

Создание документа

В BPMSoft существует несколько способов создания нового документа:

Вручную в разделе «Документы»;
Вручную с помощью кнопки быстрого добавления на панели разделов;
Создание с помощью командной строки;
Автоматическое создание с помощью импорта данных из файла Excel.

Создание в разделе «Документы»

Для создания документа нажмите кнопку «Добавить документ» на панели инструментов раздела.

Рисунок 1 — Добавление документа в разделе

На странице заполните обязательные поля «Номер», «Тип», «Контрагент» и/или «Контакт» и другие необходимые поля. Для сохранения записи нажмите кнопку «Сохранить». В результате документ будет отображен в реестре раздела «Документы».

Подробное описание полей смотрите в Страница документа.

Создание с помощью кнопки быстрого добавления на панели разделов

Вы можете добавлять новые документы, находясь в любом разделе BPMSoft. Для этого на панели разделов нажмите кнопку и в выпадающем меню выберите значение «Документ».

Рисунок 2 — Создание документа из панели разделов

Подробное описание полей смотрите в Страница документа.

Создание с помощью командной строки

Новую запись в разделе можно создать с помощью командной строки. Для этого выполните команду «Создать Документ», заполните и сохраните страницу новой записи. Подробнее: Командная строка

Создание с помощью импорта данных

С помощью импорта данных вы можете произвести массовое или единичное добавление документов из заранее подготовленной таблицы Excel. Подробнее: Импорт данных

Действия раздела «Документы»

В разделе «Документы» представлен набор стандартных действий BPMSoft. Подробнее: Обзор интерфейса BPMSoft

Страница документа

Страница документа состоит из следующих логических блоков:

Панель инструментов.
Верхний блок.
Вкладки страницы.

Рисунок 3 — Страница документа

1 — Панель инструментов

Панель инструментов является базовой частью всех страниц разделов в BPMSoft. Подробнее: Страница записи

Меню «Действия» содержит стандартные команды для работы с записью. Подробнее: Панель инструментов страницы записи

2 — Верхний блок

Верхний блок страницы представляет собой группу основных параметров документа.

Таблица 1 — Поля верхнего блока страницы документа

Название	Описание
Номер	Значение генерируется на основании системной настройки «Маска номера документа» (код «DocumentCodeMask»). При необходимости значение можно изменить вручную
Тип	Для выбора доступны значения справочника «Типы документов». Значения справочника: «Корреспонденция», «Приказ», «Протокол»
Дата	Дата создания документа
Ответственный	Контакт сотрудника, ответственного за текущий документ. При создании документа по умолчанию устанавливается контакт текущего пользователя. При необходимости значение можно изменить вручную
Состояние	Для выбора доступны значения справочника «Состояния документов». При создании документа устанавливается значение по умолчанию «Актуальный»

3 — Вкладки страницы

Страница записи документа содержит следующие вкладки, на которых отображена вся необходимая информация:

Вкладка «Основная информация»

На вкладке «Основная информация» отображены следующие элементы:

Группа полей вкладки «Основная информация»

В группе полей вкладки «Основная информация» указываются контрагент и контакт, по которым создан документ.

Рисунок 4 — Группа полей вкладки «Основная информация»

Группа полей «Связи»

В группе полей «Связи» можно указать другие записи BPMSoft, связанные с текущим документом.

Рисунок 5 — Группа полей «Связи»

Таблица 2 — Группа полей «Связи»

Название	Описание
Договор	Договор, с которым связан документ. Значения в поле отфильтрованы по контрагенту, указанному в документе
Заказ	Заказ, с которым связан документ. Значения в поле отфильтрованы по контрагенту, указанному в документе
Продажа	Продажа, в рамках которой подготовлен документ. Фильтрация значений в поле «Продажа» осуществляется по указанному в документе контрагенту или контакту
Проект	Проект, в рамках которого подготовлен документ. Значения в поле отфильтрованы по контрагенту, указанному в документе

Вкладка «История»

На вкладке «История» отображены следующие элементы:

Деталь «Активности»

На детали «Активности» отображаются все связанные с текущим документом активности. При добавлении новой записи на деталь, созданная активность будет автоматически связана с текущим документом. Подробнее: Активности

Рисунок 6 — Деталь «Активности»

Деталь «Email»

На детали «Email» отображаются все email-сообщения, связанные с текущим документом. При нажатии кнопки добавления новой записи открывается страница отправки нового электронного письма. Подробнее: Работа с почтой

Рисунок 7 — Деталь «Email»

Деталь «Связанные документы»

На детали «Связанные документы» содержится список документов, которые связанны с текущим документом.

Рисунок 8 — Деталь «Связанные документы»

Для того чтобы связать текущий документ с уже существующим в BPMSoft, нажмите кнопку на детали и выполните команду «Связать с существующими». Для удаления связи с другим документом выделите нужную запись на детали и выполните команду → «Удалить связи с выбранными».

Также можно создать новый документ, который будет автоматически привязан к текущему документу. Для этого нажмите кнопку , заполните страницу нового документа и сохраните изменения.

Вкладка «Файлы и примечания»

На вкладке «Файлы и примечания» отображены следующие элементы:

Деталь «Файлы и ссылки»

На детали «Файлы и ссылки» загружаются файлы и ссылки, связанные с текущим документом. Подробнее: Файлы и примечания

Рисунок 9 — Деталь «Файлы и ссылки»

Деталь «Примечания»

На детали «Примечания» указывается любой текст, который будет отображаться только на странице текущего документа. Подробнее: Файлы и примечания

Рисунок 10 — Деталь «Примечания»

Вкладка «Лента»

На вкладке «Лента» отображаются сообщения внутрикорпоративной социальной сети, связанные с текущим документом. С помощью ленты пользователи могут переписываться между собой, комментировать и реагировать на сообщения. Подробнее: Лента

Рисунок 11 — Вкладка «Лента»

Итоги раздела «Документы»

Итоги раздела — это отдельная страница, содержащая панели итогов с дашбордами: графиками, показателями, списками и т. д. Подробнее: Виды итогов. Итоги используются для анализа данных по документам.

Страница итогов по документам содержит панель итогов «Анализ документов», на которой отображены в графическом виде следующие данные:

Список «Мои документы»;
Показатель «Количество документов».

Также в итоги раздела возможно добавить новые панели итогов и дашборды. Подробнее: Дашборды и аналитика