Раздел «Активности»

Раздел «Активности» предназначен для хранения и управления различными типами активностей, такими как встречи, звонки, задачи и т. д. В разделе настраиваются напоминания о предстоящих активностях, есть возможность просматривать взаимосвязи активностей с другими разделами BPMSoft и планировать очередность выполнения задач.

Создание активности

В BPMSoft существует несколько способов создания новой активности:

• Вручную в разделе «Активности»;
• Через календарное представление реестра активностей;
• С помощью кнопки быстрого добавления на панели разделов;
• Создание из панели действий;
• Создание из существующей активности;
• Создание с помощью командной строки;
• Автоматическое создание с помощью импорта данных из Exсel.

Создание в разделе «Активности»

Для создания активности нажмите кнопку «Добавить задачу» на панели инструментов раздела.

Рисунок 1 — Добавление активности в разделе

В мини-карточке заполните обязательные поля: «Название», «Начало», «Завершение», «Категория» и «Состояние». Для сохранения записи нажмите кнопку «Сохранить». В результате активность будет отображена в реестре раздела «Активности».

Подробное описание полей смотрите в разделе Страница активности.

Рисунок 2 — Мини-карточка создания активности

Создание через календарное представление реестра активностей

В календарном представлении раздела «Активности» можно добавлять новые задачи, выбрав временной промежуток в календаре. Подробнее: Календарь задач

Создание с помощью кнопки быстрого добавления на панели разделов

Вы можете добавлять новые активности, находясь в любом разделе BPMSoft. Для этого на панели разделов нажмите кнопку и в выпадающем меню выберите «Задача».

Рисунок 3 — Создание активности из панели разделов

В мини-карточке укажите значения обязательных и других необходимых полей. Пример заполнения мини-карточки смотрите на Рисунке 2. Для сохранения записи нажмите кнопку «Сохранить». В результате активность будет отображена в реестре раздела «Активности».

Подробное описание полей смотрите в разделе Страница активности.

Создание из панели действий

На страницы некоторых разделов (например, в разделах «Контакты» и «Контрагенты») выведена панель действий, на которой при помощи кнопки можно перейти к созданию новой активности, не покидая страницу раздела. Подробнее: Страница записи

Рисунок 4 — Кнопка для добавления активности из панели действий

Создание из существующей активности

Вы можете создавать новые связанные активности из уже имеющихся в BPMSoft активностей. Подробнее: Связанные активности

Создание с помощью командной строки

Новую запись в разделе можно создать с помощью командной строки. Для этого выполните команду «Создать Активность(Задача)» или «Создать Активность(Email)», заполните и сохраните страницу новой записи. Подробнее: Командная строка

Создание с помощью импорта данных

С помощью импорта данных вы можете произвести массовое или единичное добавление активностей из заранее подготовленной таблицы Excel. Подробнее: Импорт данных

Действия раздела «Активности»

В разделе «Активности» представлен набор стандартных и нестандартных действий BPMSoft. Подробнее о стандартных действиях смотрите в статье Обзор интерфейса BPMSoft.

Рисунок 5 — Действия раздела «Активности»

Таблица 1 — Нестандартные действия раздела «Активности»

Действие	Описание
Запустить синхронизацию	Запуск синхронизации активностей с календарями Microsoft Exchange и Office 365. Подробнее: Синхронизировать расписание с календарями Microsoft Exchange и Office 365
Добавить аккаунт для синхронизации	Добавление аккаунта для синхронизации активностей. Подробнее: Синхронизировать расписание с календарями Microsoft Exchange и Office 365

Страница активности

Страница записи активности состоит из следующих логических блоков:

1. Панель инструментов.
2. Верхний блок.
3. Вкладки страницы.

Рисунок 6 — Страница активности

1 — Панель инструментов

Панель инструментов является базовой частью всех страниц разделов в BPMSoft. Подробнее: Обзор интерфейса BPMSoft

Меню «Действия» содержит стандартные команды для работы с записью. Подробнее: Панель инструментов страницы записи

2 — Верхний блок

В верхнем блоке страницы записи отображается общая информация о текущей активности.

Рисунок 7 — Верхний блок страницы активности

Таблица 2 — Верхний блок страницы активности

Название	Описание
Заголовок	В поле указывается заголовок активности.
Начало	В поле выбирается планируемая дата и время начала активности
Завершение	В поле выбирается планируемая дата и время завершения активности. Дата и время завершения должны быть позже даты и времени начала
Роль	В поле выбирается роль пользователей, которые должны выполнить активность. По выбранной роли фильтруются записи в поле «Ответственный»
Ответственный	В поле выбирается пользователь, который является ответственным по текущей активности. В поле для выбора доступны только пользователи, входящие в роль, выбранную в поле «Роль». Если поле «Роль» не заполнено, то в поле «Ответственный» можно выбрать любого пользователя системы. По умолчанию поле заполнено контактом текущего пользователя
Состояние	В поле выбирается состояние, в котором в данный момент находится активность: «Не начата», «В работе», «Завершена», «Отменена». По умолчанию поле заполнено значением «Не начата»
Автор	В поле автоматически записывается пользователь, создавший данную активность. Поле недоступно для ручного редактирования
Отображать в расписании	Если признак установлен, то текущая активность будет отображаться в представлении расписания раздела «Активности». По умолчанию признак установлен
Смена часового пояса	Кнопка смены часового пояса , по нажатию на которую выбирается необходимый часовой пояс и период проведения активности. Подробнее: Часовые пояса
Приоритет	В поле вручную выбирается приоритет текущей активности: «Низкий», «Средний» или «Высокий». По умолчанию поле заполнено значением «Средний»
Категория	В поле вручную выбирается категория активности: «Выполнить», «Встреча», «Звонок», «Письменная работа»

Примечание. Обязательные для заполнения поля отмечены символом *.

3 — Вкладки страницы

Страница активности содержит следующие вкладки, на которых отображена вся необходимая информация:

• Вкладка «Основная информация»;
• Вкладка «Участники»;
• Вкладка «Файлы и примечания»;
• Вкладка «Email»;
• Вкладка «Звонки»;
• Вкладка «Лента».

Вкладка «Основная информация»

На вкладке «Основная информация» отображены следующие элементы:

• Группа полей «Результат»;
• Группа полей «Связи»;
• Группа полей «Напоминания».

Группа полей «Результат»

Группа полей «Результат» предназначена для указания результата по текущей активности.

Рисунок 8 — Группа полей «Результат»

Таблица 3 — Группа полей «Результат»

Название	Описание
Результат	В поле выбирается итог выполнения текущей активности: «Выполнена», «Информация получена», «Отменена», «Перенесена». Примечание. В зависимости от набора продуктовых модулей также могут быть доступны результаты: «Интерес отсутствует», «Найдено решение», «Необходима дополнительная информация», «Необходима эскалация». Поле доступно для изменений, если состояние текущей активности равно «Завершена» или «Отменена»
Результат подробно	В поле указывается подробное описание результата активности

Группа полей «Связи»

В группе полей «Связи» устанавливается связь текущей активности с другими объектами BPMSoft.

Рисунок 9 — Группа полей «Связи»

Таблица 4 — Группа полей «Связи»

Название	Описание
Контакт	В поле выбирается запись контакта, по которому создана активность. Если выбранный в поле контакт привязан к записи контрагента, то в поле «Контрагент» автоматически выберется привязанный контрагент. В то же время, если в поле «Контрагент» уже выбрана запись контрагента, то в поле «Контакт» будут доступны для выбора только те контакты, которые привязаны к текущему контрагенту
Контрагент	В поле выбирается запись контрагента, по которому создана активность
Чат	В поле указывается чат, с которым связана текущая запись активности

Примечание. Чтобы добавить новое поле в связи активности, например, для указания связи с записью из нового раздела «Опросы», необходимо добавить кейс в этот раздел. После чего в группе полей «Связи» появится поле «Опрос».

Группа полей «Напоминания»

В группе полей «Напоминания» создаются напоминания об активности.

Рисунок 10 — Группа полей «Напоминания»

Таблица 5 — Группа полей «Напоминания»

Название	Описание
Ответственному	Если вы хотите, чтобы ответственному пришло напоминание об активности, то активируйте признак и укажите дату и время напоминания
Автору	Если вы хотите, чтобы автору пришло напоминание об активности, то активируйте признак и укажите дату и время напоминания

Вкладка «Участники»

На вкладке «Участники» отображается деталь «Участники».

Деталь «Участники»

На детали «Участники» указываются все контакты, участвующие в данной активности. В список участников автоматически попадают ответственный, автор и связанный контакт активности. Также список участников можно дополнить. Для этого нажмите на кнопку на детали и отметьте записи всех контактов, которые требуется добавить в данную активность. Текущая запись активности отобразится на странице всех добавленных контактов на детали «Активности».

Рисунок 11 — Деталь «Участники»

Вкладка «Файлы и примечания»

На вкладке «Файлы и примечания» отображены следующие элементы:

• Деталь «Файлы и ссылки»;
• Группа полей «Примечания».

Деталь «Файлы и ссылки»

На деталь «Файлы и ссылки» загружаются файлы документов и ссылки по текущей активности. Подробнее: Файлы и примечания

Рисунок 12 — Деталь «Файлы и ссылки»

Группа полей «Примечания»

В поле «Примечания» указывается любой текст, который будет отображаться только на странице текущей активности. Подробнее: Файлы и примечания

Рисунок 13 — Группа полей «Примечания»

Вкладка «Email»

На вкладке «Email» отображается деталь «Email».

Деталь «Email»

На детали отображаются все email-сообщения, связанные с текущей активностью. Связь с записью устанавливается на вкладке «Основная информация» страницы email-сообщения в поле «Активность» группы полей «Связи». С помощью кнопки  на детали вы можете отправить новое письмо, которое автоматически будет связано с записью текущей активности. Подробнее: Email

Рисунок 14 — Деталь «Email»

Вкладка «Звонки»

На вкладке «Звонки» отображается деталь «Звонки».

Деталь «Звонки»

На детали «Звонки» отображаются все звонки, связанные с текущей активностью. Ручное добавление записей на деталь недоступно. Подробнее: Телефон

Рисунок 15 — Деталь «Звонки»

Вкладка «Лента»

На вкладке «Лента» отображаются сообщения внутрикорпоративной социальной сети, связанные с текущей активностью. С помощью ленты контакты могут переписываться между собой, комментировать и реагировать на сообщения. Подробнее: Лента

Рисунок 16 — Вкладка «Лента»

Итоги раздела «Активности»

Итоги раздела — это отдельная страница, содержащая панели итогов с дашбордами: графиками, показателями, списками и т. д. Подробнее: Виды итогов. Итоги используются для анализа данных по активностям.

Страница итогов по активностям содержит следующие панели итогов:

1. «Анализ активностей». На данной панели итогов отображены в графическом виде следующие данные:
   • Показатель «Количество встреч за выбранный период»;
   • Показатель «Количество звонков за выбранный период»;
   • График «Встречи и звонки по ответственным»;
   • Список «Топ 10 просроченных задач».

2. «Анализ активностей (лиды)». На данной панели итогов отображены в графическом виде следующие данные:
   • Показатель «Количество встреч в выбранный период»;
   • Показатель «Количество звонков за выбранный период»;
   • График «Встречи и звонки по ответственным»;
   • Список «Топ 10 просроченных задач».

Примечание. Данная панель итогов доступна при использовании функциональности «Управление продажами».

3. «Аналитика по активностям за месяц». На данной панели итогов отображены в графическом виде следующие данные:
   • Показатель «Среднее время выполнения активности»;
   • График «Активности по категориям»;
   • График «Активности по приоритету»;
   • Показатель «Количество просроченных активностей»;
   • График «Динамика новых и выполненных активностей».

4. «Мои активности». На данной панели итогов отображены в графическом виде следующие данные:
   • Показатель «Среднее время выполнения активности»;
   • График «Активности по категориям»;
   • График «Активности по приоритету»;
   • Показатель «Количество просроченных активностей»;
   • График «Динамика новых и выполненных активностей».

Также в итоги раздела возможно добавить новые панели итогов и дашборды. Подробнее: Дашборды и аналитика

Рекомендуем изучить

Календарь задач
Связанные активности
Обучающий модуль «Задачи и коммуникации в BPMSoft. Активности, почта, звонки, лента»