Планирование мероприятия

В модулях «Полевые продажи» и «Фарма» BPMSoft возможно планировать не только визиты представителей, но и различные мероприятия с их участием. Например, вы можете запланировать круглый стол для обсуждения актуальных тем, фармкружок для презентации лекарственных препаратов или техническое обслуживание автомобиля торгового представителя. Для организации и проведения мероприятия вы можете согласовать плановый бюджет с руководителями. Подробнее: Визирование бюджета мероприятия

При добавлении мероприятий в BPMSoft автоматически создаются связанные активности, которые отображаются в расписании, что позволяет планировать мероприятия с учетом занятости ваших сотрудников.

Автоматическая синхронизация данных между мероприятиями и связанными активностями позволяет пользователям сократить время на рутинные операции с записями и обеспечивает наличие актуальной информации по обоим событиям.

Создание мероприятия и связанной активности

Для создания мероприятия выполните следующие шаги:

1. Перейдите в раздел «Мероприятия».
2. Нажмите кнопку «Добавить».
3. На открывшейся странице заполните следующие поля:
   • «Название» — название мероприятия. Поле обязательно для заполнения;
   • «Тип» — тип мероприятия, например, «Круглый стол». Поле обязательно для заполнения;
   • «Состояние мероприятия» — по умолчанию установлено значение «В планах». Поле обязательно для заполнения и доступно для редактирования;
   • «Ответственный» — по умолчанию устанавливается контакт текущего пользователя. Поле обязательно для заполнения и доступно для редактирования;
   • «Начало» и «Завершение» — дата и время начала и завершения мероприятия. Поля обязательны для заполнения, если активна автоматическая синхронизация данных между мероприятиями и активностями;
   • «Цель» — цель, с которой планируется текущее мероприятие;
   • «Место проведения» — место, в котором планируется проведение мероприятия.

Рисунок 1 — Страница мероприятия

4. На деталь «Команда» добавьте контакты, которые задействованы в подготовке и проведении текущего мероприятия.
5. На детали «Аудитория» добавьте контакты, которые являются участниками текущего мероприятия.

Примечание. Раздел «Мероприятия» также используется в модуле «Управление маркетингом» BPMSoft для подготовки и проведения маркетинговых мероприятий. Подробное описание полей и вкладок страницы мероприятия смотрите в статье: Раздел «Мероприятия».

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

В результате созданное мероприятие будет отображено в реестре раздела «Мероприятия».

Если в BPMSoft включена системная настройка «Автоматическая синхронизация активностей и мероприятий» (код «EnableAutomaticSyncActivitiesAndEvents»), то при добавлении мероприятия автоматически создается активность с аналогичными параметрами. Созданная активность автоматически отображается в расписании согласно времени проведения мероприятия.

Созданная активность привязывается к странице мероприятия и отображается на детали «Активности» вкладки «История». Для планирования мероприятия вы можете добавлять и другие необходимые задачи на деталь, но синхронизация при этом будет выполняться только с активностью, которая создалась автоматически.

Рисунок 2 — Созданная активность на странице мероприятия

Вы можете перейти на страницу созданной активности с помощью детали «Активности» страницы мероприятия или найти соответствующую запись в расписании или реестре раздела «Активности».

Активность на основании мероприятия создается со следующими параметрами:

• Значения полей «Заголовок», «Начало», «Завершение», «Ответственный», «Автор» наследуются из записи мероприятия;
• Признак «Отображать в расписании» = «Да»;
• В поле «Категория» устанавливается значение «Мероприятие»;
• В поле «Мероприятие» отображается название мероприятия, которое является ссылкой для перехода на страницу мероприятия.

Рисунок 3 — Страница активности, созданной на основании мероприятия

При внесении изменений в запись мероприятия или активности, выполняется синхронизация данных между ними. Например, при изменении названия или ответственного в мероприятии автоматически обновится соответствующая информация в связанной активности, и наоборот. Состояния мероприятий и активностей синхронизируются согласно Таблице 1.

Таблица 1 — Соответствие состояний мероприятия и активности

Состояние мероприятия	Состояние активности
В планах	Не начата
В работе	В работе
Выполнено	Завершена
Отменено	Отменена
Согласование	Состояние активности не изменяется

Планирование мероприятия в мобильном приложении

В мобильном приложении BPMSoft также есть возможность планировать мероприятия и согласовывать их бюджет. Например, сотрудник может запланировать техническое обслуживание рабочего автомобиля.

Для создания мероприятия в мобильном приложении выполните следующие шаги:

1. Перейдите в раздел мобильного приложении «Мероприятия».
2. Нажмите кнопку  внизу экрана.
3. На открывшейся странице заполните следующие поля:
   • «Название» — название мероприятия. Например, «Обслуживание ТС: Гусева Ольга»;
   • «Тип» — тип мероприятия, например, «Тех. обслуживание ТС». Поле обязательно для заполнения;
   • «Состояние мероприятия» — по умолчанию установлено значение «В планах». Поле обязательно для заполнения и доступно для редактирования;
   • «Начало» и «Завершение» — дата и время начала и завершения мероприятия.

Рисунок 4 — Создание мероприятия в мобильном приложении

4. Нажмите на кнопку .

В результате добавлено новое мероприятие. При включенной системной настройке «Автоматическая синхронизация активностей и мероприятий» создается связанная активность по мероприятию, которая автоматически добавится в расписание сотрудника.

Рисунок 5 — Созданная активность в расписании сотрудника

Рекомендуем изучить

Визирование бюджета мероприятия
Создание плана посещений