Добавление и настройка почтового ящика

Каждый пользователь BPMSoft имеет возможность добавить один или несколько почтовых ящиков для загрузки и отправки писем.

Генерация пароля для внешних приложений

Интеграция с большинством почтовых провайдеров требует установления безопасного соединения с помощью использования специального пароля для внешних приложений. Почтовый сервис обычно предлагает инструкцию по генерации паролей приложения для внешних интеграций:

• Yandex.ru
• Office 365
• GMail
• Mail.ru

Сгенерированный пароль приложения используется вместо пароля от учетной записи при добавлении почтового ящика в BPMSoft.

Добавление персонального почтового ящика

Преднастроенный провайдер

Перед добавлением почтового ящика в BPMSoft должен быть настроен почтовый провайдер, в котором указаны необходимые настройки для соединения с сервером.

Для добавления почтового ящика:

1. Нажмите на кнопку  «Email» коммуникационной панели. На открывшейся вкладке будут отображаться письма после настройки почтового ящика.

Рисунок 1 — Вкладка «Email» коммуникационной панели

2. Нажмите кнопку → «Новая учетная запись».
3. В открывшемся окне введите адрес почтового ящика.

Рисунок 2 — Окно для ввода email адреса

4. Если почтовый домен совпадает с одним из преднастроенных провайдеров, нужно ввести пароль от почтового ящика.

Рисунок 3 — Добавление почтового ящика Yandex.ru

В противном случае BPMSoft предложит набор преднастроенных провайдеров. Выберите провайдер и проверьте корректность введенного адреса.

Рисунок 4 — Список преднастроенных провайдеров

5. Нажмите «Войти».

После добавления почтового ящика появится уведомление о настройке дополнительных параметров загрузки и отправки писем.

Корпоративный домен

Добавление почтового ящика с корпоративным доменом требует предварительной настройки почтового провайдера по протоколу IMAP/SMTP или MS Exchange, которая проводится администратором системы.

Шаги по добавлению ящика с корпоративным доменом аналогичны настройке ящика преднастроенного домена. В случае, если система не определила почтовый провайдер по адресу ящика, то возможны два варианта:

1. Администратор системы не добавил почтовый провайдер.
2. Корпоративный домен обслуживается облачным провайдером, например, Gmail или Yandex.ru. Необходимо уточнить информацию по использованию провайдера у администратора системы.

Настройка общего почтового ящика

После добавления персонального почтового ящика вы можете сделать его общим: для этого настройте права другому пользователю или группе лиц на доступ к письмам, их отправку и настройку ящика.

Наиболее частый сценарий использования общего почтового ящика — служба поддержки.

Чтобы предоставить доступ к ящику для других пользователей, выполните следующие шаги:

1. Перейдите на вкладку«Email» коммуникационной панели.
2. Нажмите кнопку и выберите адрес почтового ящика.
3. На открывшейся странице включите параметр «Доступ для других пользователей», чтобы ящик стал общим.

4. Нажмите на кнопку «+ Какие права доступа добавить?» и выберите пользователя или роль для выдач прав.
5. Для пользователя/роли укажите какие права предоставить:
   • Доступ к письмам — письма становятся доступны в разделах системы, кроме коммуникационной панели;
   • Отправка писем — разрешает отправку писем с использованием данного ящика. В поле «От кого» при написании письма будет возможен выбор ящика;
   • Настройка ящика — разрешает редактирование ящика другим администраторам.

Рисунок 5 — Права доступа для групп пользователей

6. Сохраните изменения на странице настройки почтового ящика.

Рекомендуем изучить

Настройка загрузки и отправки писем
Вкладка коммуникационной панели «Email»