Настройка территорий

Раздел «Территории» предназначен для группировки адресов контрагентов, контактов и сотрудников по географическим областям (территориям), которые определяются бизнес-стратегией вашей компании. С помощью данного раздела вы можете распределить торговых или медицинских представителей по определенным группам адресов, учитывая их территориальную удаленность. Это позволяет минимизировать затраты на дорогу и время в пути, повышая производительность и эффективность работы представителей.

Для того чтобы сгруппировать адреса контрагентов, контактов и сотрудников по территориям необходимо настроить список территорий, привязать адреса к настроенным территориям и закрепить их за сотрудниками.

С помощью карты в разделе «Территории» вы можете просматривать, например, адреса точек для визитов и адреса представителей по выбранной территории.

Раздел «Территории» может быть открыт в следующих представлениях:

• Территории  — в представлении отображается иерархический список территорий, а также перечень подчиненных территорий и адресов контактов, контрагентов и исполнителей по выбранной территории;
• Карта  — в представлении отображается иерархический список территорий, а также карта и перечень подчиненных территорий и адресов контрагентов, контактов и исполнителей по выбранной территории.

Настройка списка территорий

Реестр территорий представляет собой иерархическую структуру, записи которой отображаются в виде дерева групп родительских и подчиненных элементов. Элементом верхнего уровня является корневая территория, которая не имеет родительской территории. В BPMSoft реестр территорий может включать несколько корневых элементов, не зависящих друг от друга.

Список территорий можно настроить вручную, добавив необходимые территории, или с помощью импорта данных. Подробнее: Импорт данных

Добавление территорий

Для добавления корневой территории выполните следующие шаги:

1. Перейдите в раздел «Территории».
2. Нажмите кнопку «Добавить» → «Добавить корневую».

Рисунок 1 — Добавление корневой территории

3. В открывшейся мини-карточке заполните следующие поля:

• «Название» — название территории. Поле является обязательным для заполнения. Например, корневая территория «Москва»;
• «Описание» — дополнительная информация о территории;
• «Автор» — пользователь, создавший запись. По умолчанию устанавливается контакт текущего пользователя. Поле является обязательным для заполнения и доступно для редактирования;
• «Ответственный» — пользователь, ответственный за текущую запись. По умолчанию устанавливается контакт текущего пользователя. Поле является обязательным для заполнения и доступно для редактирования;
• «Родительская территория» — территория, которая является родительским элементом для создаваемой записи. При добавлении корневой территории поле не заполняется, так как корневой элемент не имеет родителя.

Рисунок 2 — Мини-карточка для добавления корневой территории

4. Нажмите кнопку «Сохранить».

В результате созданная корневая территория является элементом реестра верхнего уровня. Далее для корневой территории формируется иерархия подчиненных ей территорий.

Для добавления подчиненной территории выполните следующие шаги:

1. Выберите в реестре территорий родительскую запись, в которую на уровень ниже будет добавлена подчиненная территория. Например, добавим для корневого элемента «Москва» подчиненную территорию «Восточный административный округ».
2. Нажмите кнопку «Добавить».

Рисунок 3 — Добавление подчиненной территории

3. Заполните мини-карточку для подчиненной территории аналогичным образом, как при создании корневой территории. При этом в поле «Родительская территория» автоматически устанавливается значение, выбранное в реестре территорий. При необходимости значение можно изменить вручную, выбрав из выпадающего списка нужную запись. В таком случае подчиненная территория будет добавлена в указанную родительскую территорию.

Рисунок 4 — Мини-карточка для добавления подчиненной территории

4. Нажмите кнопку «Сохранить».

В результате созданная подчиненная территория будет добавлена в указанную родительскую запись в реестре. Аналогичным образом добавьте другие необходимые родительские и подчиненные территории.

Работа с территориями

Для поиска территорий используйте поисковую строку.

Рисунок 5 — Поисковая строка реестра территорий

Для просмотра и редактирования территории выделите запись в реестре. По выбранной территории ниже отобразятся значения параметров. На открывшейся странице территории будут отображены связанные с ней адреса на вкладках «Контрагенты», «Контакты» и «Исполнители», а также список всех подчиненных территорий на вкладке «Территории».

Рисунок 6 — Параметры территории

Привязка адреса к территории

На вкладках «Контрагенты» и «Контакты» содержатся списки адресов контрагентов и контактов по выбранной в реестре территории. Для того чтобы сгруппировать несколько адресов в одну территорию, необходимо привязать адреса контактов и контрагентов к территории.

На странице контакта и контрагента

Вы можете привязать к территории адрес контакта или контрагента на странице записи. Рассмотрим пример по привязке адреса контактного лица к территории на странице соответствующего контакта. Для этого:

1. Перейдите в раздел «Контакты» и откройте страницу контактного лица, адрес которого необходимо привязать к определенной территории.
2. На детали «Адреса» откройте уже существующую запись или добавьте новую. Подробнее: Деталь «Адреса».
3. На странице адреса в поле «Территория» укажите значение территории. Для выбора доступны записи раздела «Территории».

Рисунок 7 — Привязка территории к адресу контакта

4. Сохраните изменения.

На странице территории

Вы можете привязать адрес контакта или контрагента на странице территории. Рассмотрим пример по добавлению адреса точки клиента на страницу территории. Для этого:

1. Перейдите в раздел «Территория».
2. В реестре территорий выберите запись, к которой необходимо привязать адрес точки клиента.
3. Перейдите на вкладку «Контрагенты».
4. На детали «Контрагенты» нажмите кнопку .
5. В открывшемся окне выберите адрес контрагента и нажмите кнопку «Выбрать».
6. В случае, если адрес уже привязан к другой территории, отобразится сообщение с возможностью изменения территории на текущую. Выберите ответ:
   • «Нет» — если изменение территории для адреса не требуется. По кнопке осуществляется возврат к окну выбора адреса;
   • «Да» — если требуется изменить территорию для выбранного адреса. В результате адрес будет привязан к текущей территории.

Рисунок 8 — Выбор адреса для привязки к территории

Назначение территорий на сотрудников

На вкладке «Исполнители» содержится перечень сотрудников, которые закреплены за выбранной территорией. Для того чтобы назначить на сотрудника определенную территорию, выполните следующие шаги:

1. В реестре раздела «Территории» выберите нужную запись и перейдите на вкладку «Исполнители».
2. На детали «Исполнители» нажмите кнопку .
3. В открывшемся окне укажите контакты, на которых необходимо назначить текущую территорию. Для выбора доступны записи раздела «Контакты» с типом «Сотрудник».
4. Нажмите кнопку «Выбрать».

В результате текущая территория будет привязана к выбранным сотрудникам. На карте при выборе данной территории будут отображаться адреса указанных исполнителей.

Вы также можете управлять списком назначенных территорий на странице контакта. Для этого:

1. Перейдите в раздел «Контакты».
2. Откройте запись контакта с типом «Сотрудник».
3. Перейдите на вкладку «Место работы».
4. Деталь «Территории» содержит список всех территорий, которые назначены на текущего сотрудника. Вы можете назначить новую территорию, добавив запись на деталь, или снять назначение, удалив соответствующую запись на детали.

Рисунок 9 — Территории, назначенные на сотрудника

Просмотр территорий на карте

В представлении раздела «Карта» вы можете просматривать указанные адреса для контактов, контрагентов и сотрудников по определенной территории.

Примечание. Для просмотра адресов на карте необходимо настроить интеграцию с геоинформационной системой. Подробнее: Настройка карт

Содержание вкладок и отмеченные на карте адреса зависят от выбранной в реестре территории. Родительские территории включают все адреса подчиненных территорий.

На карте адреса отмечаются специальными маркерами, цвета которых зависят от режима просмотра карты.  

В BPMSoft карту возможно просматривать в следующих режимах:

• Контрагенты  — на карте отображаются адреса контрагентов, привязанных к выбранной территории. Для перехода в данный режим откройте вкладку «Контрагенты» или нажмите кнопку  на карте;
• Контакты  — на карте отображаются адреса контактов, привязанных к выбранной территории. Для перехода в данный режим откройте вкладку «Контакты» или нажмите кнопку  на карте;
• Исполнители  — на карте отображаются адреса представителей, привязанных к выбранной территории. Для перехода в данный режим откройте вкладку «Исполнители» или нажмите кнопку  на карте.

Примечание. В режиме «Исполнители» на карте отображается основной адрес сотрудника (для адреса установлен признак «Основной» = «Да»).

Рисунок 10 — Переключение режимов просмотра карты

С помощью вкладок «Контрагенты», «Контакты» и «Исполнители» открывается только один соответствующий режим просмотра карты. Вы также можете включать дополнительные режимы, используя кнопки на карте. Например, для того, чтобы одновременно просмотреть на карте адреса представителей и рядом расположенных точек для визитов, можно открыть вкладку «Контрагенты» и нажать кнопку  на карте. В результате на странице текущей территории будет отображен перечень принадлежащих ей контрагентов, а на карте отмечены адреса точек клиентов и представителей.

Рисунок 11 — Просмотр карты в нескольких режимах

При переходе на вкладку «Территории» на карте по умолчанию отображаются адреса контрагентов и контактов по текущей территории.

Для того чтобы скрыть отмеченные на карте адреса контактов, контрагентов и/или сотрудников, выключите определенный режим просмотра карты. Для этого на карте нажмите на соответствующую кнопку режима.

Рисунок 12 — Выключение режимов

Подробнее о работе с картами смотрите в статье Работа с картами.

Рекомендуем изучить

Настройка карт
Создание плана посещений