Раздел «Проекты»

В разделе «Проекты» в BPMSoft вы можете сформировать структуру проекта, рассчитать необходимые ресурсы, сроки выполнения и учитывать различные расходы.

Проект — это совокупность действий или операций, направленных на достижение определенного результата. Таким результатом может быть, например, разработанный сайт, приложение или внедренная система автоматизации.

С помощью быстрых фильтров в разделе вы можете отобразить проекты, за которые отвечает определенный контакт и за определенный период. Подробнее: Быстрый фильтр.

Создание проекта

В BPMSoft существует несколько способов создание нового проекта:

• Вручную в разделе «Проекты»;
• Вручную с помощью кнопки быстрого добавления на панели разделов;
• Создание с помощью командной строки;
• Автоматическое создание с помощью импорта данных из файла Excel.

Создание в разделе «Проекты»

Для создания проекта нажмите кнопку «Добавить» на панели инструментов раздела.

Рисунок 1 — Добавление проекта в разделе

На странице заполните обязательные поля «Название», «Тип», «Ответственный», «Состояние», укажите контакта или контрагента в соответствующих полях, а также заполните другие необходимые поля. Для сохранения записи нажмите кнопку «Сохранить». В результате созданный проект будет отображен в реестре раздела «Проекты».

Подробное описание полей смотрите в разделе Страница проекта.

Создание с помощью кнопки быстрого добавления на панели разделов

Вы можете добавлять новые проекты, находясь в любом разделе BPMSoft. Для этого на панели разделов нажмите на кнопку и в выпадающем меню выберите значение «Проект».

Рисунок 2 — Создание проекта из панели разделов

На странице заполните обязательные поля «Название», «Тип», «Ответственный», «Состояние», укажите контакта или контрагента в соответствующих полях, а также заполните другие необходимые поля. Для сохранения записи нажмите кнопку «Сохранить». В результате созданный проект будет отображен в реестре раздела «Проекты».

Подробное описание полей смотрите в разделе Страница проекта.

Создание с помощью командной строки

Новую запись в разделе можно создать с помощью командной строки. Для этого выполните команду «Создать Проект», заполните и сохраните страницу новой записи. Подробнее: Командная строка.

Создание с помощью импорта данных

С помощью импорта данных вы можете произвести массовое или единичное добавление проектов из заранее подготовленной таблицы Excel. Подробнее: Импорт данных

Примечание. Если настроенный проект для компании является типовым, то его можно использовать как шаблон для нового проекта. Для этого в разделе «Проекты» выберите проект, в выпадающем меню нажмите «Копировать». Данные продублируются в новом проекте, а даты сместятся относительно даты копирования — датой начала проекта будет считаться текущая, а дата завершения рассчитается автоматически по срокам исполнения.

Действия раздела «Проекты»

В разделе «Проекты» представлен набор стандартных и нестандартных действий BPMSoft. Подробнее о стандартных действиях смотрите в статье Обзор интерфейса BPMSoft

Рисунок 3 — Действия раздела «Проекты»

Таблица 1 — Нестандартные действия раздела «Проекты»

Действие	Описание
Рассчитать финансовые показатели	С помощью данного действия вы можете рассчитать текущее состояние финансовых показателей по выбранному в реестре раздела проекту. Подробнее: Финансовые показатели
Рассчитать фактические трудозатраты	С помощью данного действия вы можете рассчитать количество фактически затраченных часов по проекту. В расчете учитываются только завершенные активности по проекту, находящиеся на вкладке «История». Подробнее: Управление ресурсами и бюджетом проекта
Пересчитать план трудозатрат по подчиненным	С помощью данного действия вы можете пересчитать план трудозатрат (количество часов, которые указаны как в подчиненных, так и корневых работах на детали «Ресурсы» в колонке «Плановые трудозатраты») по подчиненным задачам выбранного в реестре раздела проекта. Подробнее: Управление ресурсами и бюджетом проекта

Страница проекта

Страница проекта состоит из следующих логических блоков:

1. Панель инструментов.
2. Верхний блок.
3. Вкладки страницы.

Рисунок 4 — Страница Проекта

1 — Панель инструментов

Панель инструментов является базовой частью всех страниц разделов в BPMSoft. Подробнее: Страница записи.

Меню «Действия» содержит стандартные и нестандартные команды для работы с записью. Подробнее о стандартных действия смотрите в Панель инструментов страницы записи

Рисунок 5 — Действия страницы проекта

Таблица 2 — Нестандартные действия на странице проекта

Действие	Описание
Рассчитать фактические трудозатраты	С помощью данного действия вы можете рассчитать количество фактически затраченных часов по проекту. В расчете учитываются только завершенные активности по проекту, находящиеся на вкладке «История». Подробнее: Управление ресурсами и бюджетом проекта
Пересчитать план трудозатрат по подчиненным	С помощью данного действия вы можете пересчитать план трудозатрат (количество часов, которые указаны как в подчиненных, так и корневых работах на детали «Ресурсы» в колонке «Плановые трудозатраты») по подчиненным задачам выбранного в реестре раздела проекта. Подробнее: Управление ресурсами и бюджетом проекта

2 — Верхний блок

В профиле проекта отображена основная информация о проекте.

Рисунок 6 — Верхний блок страницы проекта

Таблица 3 — Поля верхнего блока страницы проекта

Название	Описание
Название	Текстовое поле, которое необходимо заполнить названием проекта.Поле обязательно для заполнения
Состояние	Текущий статус проекта. Для выбора доступны значения из справочника «Состояние проекта», по умолчанию заполняется значением «В планах». Поле обязательно для заполнения
Ответственный	Контакт пользователя, ответственного за текущую запись. Поле автоматически заполняется контактом текущего пользователя, но при необходимости можно выбрать другого. В списке доступны только контакты, для которых существуют пользователи системы. Поле обязательно для заполнения

3 — Вкладки страницы

Страница проекта содержит следующие вкладки, на которых отображена вся необходимая информация:

• Вкладка «Основная информация»;
• Вкладка «Структура»;
• Вкладка «Финансовые показатели»;
• Вкладка «История»;
• Вкладка «Файлы и примечания»;
• Вкладка «Лента».

Вкладка «Основная информация»

На вкладке «Основная информация» отображены следующие элементы:

• Группа полей вкладки «Основная информация»;
• Группа полей «Связи»;
• Деталь «Лист ресурсов».

Группа полей вкладки «Основная информация»

В группе полей вкладки «Основная информация» отображена общая информация о проекте.

Рисунок 7 — Группа полей вкладки «Основная информация»

Таблица 4 — Группа полей вкладки «Основная информация»

Название	Описание
Контрагент/Контракт	Основной заказчик проекта, юридическое или физическое лицо. Для сохранения записи проекта необходимо заполнить хотя бы одно из данных полей
% выполнения	Показатель степени готовности проекта на текущий момент
Рассчитывать автоматически	Признак, при установке которого поле «% выполнения» будет рассчитываться на основании детали «Лист ресурсов» как отношение сумм фактических трудозатрат к плановым в процентах
Тип	Свойство проекта, определяющее как его масштаб, так и возможные вложенные процессы. Для выбора доступны значения из справочника «Типы проектов». Поле обязательно для заполнения
Начало	Дата начала проекта
Завершение	Дата завершения проекта
Длительность	Итоговая сумма рабочих часов. Поле заблокировано для изменений, рассчитывается автоматически при заполнении полей «Начало» и «Завершение»
Крайний срок	Дата сдачи проекта

Группа полей «Связи»

В группе полей «Связи» отображены связанные записи других объектов с текущим проектом.

Рисунок 8 — Группа полей «Связи»

Таблица 5 — Группа полей «Связи»

Название	Описание
Продажа	Продажа, к которой привязывается текущий проект
Поставщик	Непосредственный исполнитель данного проекта — ваша или дочерняя компания

Деталь «Лист ресурсов»

На детали «Лист ресурсов» фиксируется стоимость работ ответственных сотрудников, временные и финансовые затраты на проект в целом.

Рисунок 9 — Деталь «Лист ресурсов»

Добавление листа ресурсов

Для добавления нового листа ресурсов нажмите кнопку на детали «Лист ресурсов». На открывшейся странице заполните следующие поля:

• Название — наименование ресурса. Если не заполнить поле, то при выборе значения в поле «Контакт», оно автоматически заполнится ФИО выбранного контакта;
• Контакт — лицо, непосредственно выполняющее работу;
• Внутренняя ставка, руб — себестоимость часа работы контакта по внутреннему тарифу;
• Внешняя ставка, руб — стоимость часа работ для клиента;
• Плановые трудозатраты, ч — планируемое время, которое необходимо сотруднику для выполнения работы;
• Фактические трудозатраты, ч — фактическое время, которое сотрудник затратил на выполнение работы. Данное поле рассчитывается по действию «Рассчитать фактические трудозатраты» и недоступно для редактирования.

Примечание. Поля «Внутренняя ставка» и «Внешняя ставка» заполняются автоматически, если на странице данного контакта на вкладке «Место работы» заполнены детали «Внутренние ставки» и «Внешние ставки», соответственно. Поля доступны для редактирования.

Для сохранения данных ресурса нажмите «Сохранить», в реестре ресурсов отобразится новая запись. Добавленные ресурсы используются в формировании структуры проекта.

Вкладка «Структура»

На вкладке «Структура» отображается деталь «Структура».

Деталь «Структура»

На детали «Структура» отображается структура проекта, например, распределение ресурсов и работ, направленных на выполнение текущего проекта. Подробная настройка структуры проекта описана в статье Управление ресурсами и бюджетом проекта

Рисунок 10 — Деталь «Структура»

Вкладка «Финансовые показатели»

На вкладке «Финансовые показатели» отображены следующие элементы:

• Деталь «Финансовые показатели»;
• Деталь «Операции».

Деталь «Финансовые показатели»

На детали «Финансовые показатели» отображаются текущие состояния финансовых показателей проекта. Кнопка «Рассчитать» позволяет в автоматическом режиме на основании данных на деталях «Операции» и «Лист ресурсов» сформировать значения финансовых показателей. Подробнее: Управление ресурсами и бюджетом проекта

Рисунок 11 — Деталь «Финансовые показатели»

Деталь «Операции»

На детали «Операции» отображаются дополнительные расходы, например, транспортные накладные или дополнительные оплаты подрядчикам. Подробнее: Управление ресурсами и бюджетом проекта

Рисунок 12 — Деталь «Операции»

Вкладка «История»

На вкладке «История» отображены следующие элементы:

• Деталь «Активности»;
• Деталь «Email»;
• Деталь «Счета»;
• Деталь «Документы».

Деталь «Активности»

На детали «Активности» отображаются все связанные с текущим проектом активности. При добавлении новой записи на деталь созданная активность будет автоматически связана с текущим проектом. Подробнее: Активности.

Рисунок 13 — Деталь «Активности»

Деталь «Email»

На детали «Email» отображаются все email-сообщения, связанные с текущим проектом. При нажатии кнопки добавления новой записи открывается страница отправки нового электронного письма контакту. Подробнее: Работа с почтой.

Рисунок 14 — Деталь «Email»

Деталь «Счета»

На детали «Счета» отображаются все связанные с текущим проектом счета. При добавлении новой записи на деталь созданный счет будет автоматически связан с текущим проектом. Подробнее: Страница счета

Рисунок 15 — Деталь «Счета»

Деталь «Документы»

На детали «Документы» отображаются все связанные с текущим проектом документы. При добавлении новой записи на деталь созданный документ будет автоматически связан с текущим проектом. Подробнее: Раздел Документы

Рисунок 16 — Деталь «Документы»

Вкладка «Файлы и примечания»

На вкладке «Файлы и примечания» отображены следующие элементы:

• Деталь «Файлы и ссылки»;
• Группа полей «Примечания».

Деталь «Файлы и ссылки»

На деталь «Файлы и ссылки» загружаются файлы документов, связанные с текущим проектом. Подробнее: Файлы и примечания

Рисунок 17 — Деталь «Файлы и ссылки»

Группа полей «Примечания»

В поле «Примечания» указывается любой текст, который будет отображаться только на странице текущего проекта. Подробнее: Файлы и примечания

Рисунок 18 — Группа полей «Примечания»

Вкладка «Лента»

На вкладке «Лента» отображаются сообщения внутрикорпоративной социальной сети, связанные с текущим проектом. С помощью ленты пользователи могут переписываться между собой, комментировать и реагировать на сообщения. Подробнее: Лента

Рисунок 19 — Вкладка «Лента»

Итоги раздела «Проекты»

Итоги раздела  — это отдельная страница, содержащая панели итогов с дашбордами: графиками, показателями, списками и т. д. Подробнее: Виды итогов. Итоги используются для анализа данных по проектам.

Страница итогов по проектам содержит следующие панели итогов:

1. «Анализ проектов». На данной панели итогов отображены в графическом виде следующие данные:
• Показатель «Активных проектов»;
• Список «Топ 5 прибыльных проектов»;
• Диаграмма «Проекты по ответственным».
2. «Финансовый анализ проектов». На данной панели итогов отображены финансовые показатели деятельности по проектам.

Также в итоги раздела возможно добавить новые панели итогов и дашборды. Подробнее: Дашборды и аналитика

Рекомендуем изучить

Активности
Справочники
Раздел «Продажи»
Раздел «Заказы»