В BPMSoft есть возможность фильтрации и осуществления поиска по данным в реестрах записей.
Фильтры — это наборы критериев, которые позволяют отобрать записи по определенным параметрам. Например, с помощью фильтров вы можете найти все записи активностей, которые были созданы за прошедшую неделю. В BPMSoft существуют три типа фильтров: быстрый, стандартный и расширенный.
Примечание. Также существует приложение «Конструктор запросов в БД», которое позволяет выполнять запросы к базе данных с учетом прав доступа пользователя. Подробнее: Конструктор запросов в базу данных.
Быстрый фильтр предназначен для фильтрации записей в реестре по значениям одного или нескольких наиболее часто используемых параметров. Например, быстрый фильтр выведен в разделе «Активности», так как в данном разделе часто требуется искать активности по ответственным сотрудникам за определенный период времени.
Кнопки быстрых фильтров отображаются над реестром записей.
Рисунок 1 — Быстрые фильтры в разделе «Активности»
Вы можете устанавливать быстрые фильтры по периоду: — установка периода текущего дня, — установка периода текущей недели, — установка других стандартных периодов (вчера, сегодня, завтра, прошлая/текущая/следующая неделя, месяц или квартал). Подробнее: Стандартные периоды фильтрации
Также вы можете установить произвольный период в параметрах <Начало> и <Завершение>. При нажатии на параметр откроется календарь, в котором необходимо выбрать дату.
При установке периода в реестре записей отобразятся активности, если:
Также вы можете установить быстрый фильтр по ответственному сотруднику с помощью фильтра « Сотрудник». При нажатии на фильтр откроется список контактов, по которым можно отфильтровать реестр записей. При необходимости с помощью действия «Добавить сотрудника» можно выбрать дополнительных сотрудников, таким образом, фильтруя записи по нескольким сотрудникам. Для того чтобы очистить фильтр по сотрудникам, воспользуйтесь командой «Очистить».
Рисунок 2 — Установка быстрого фильтра по сотруднику
Для того чтобы отменить фильтр, нажмите кнопку .
Примечание. Быстрые фильтры могут располагаться на некоторых деталях, например, на детали «Хронология» или «Визы».
Вы можете комбинировать быстрые фильтры со стандартными или расширенными фильтрами.
Стандартный фильтр позволяет фильтровать записи по значениям одной или нескольких колонок. Например, с помощью стандартного фильтра вы можете отобразить всех контрагентов из определенного города или найти запись контакта с определенной фамилией.
Рисунок 3 — Пример стандартного фильтра
Для того чтобы воспользоваться стандартным фильтром, перейдите к реестру данных, в котором требуется осуществить фильтрацию, затем в выпадающем списке «Фильтры/группы» выберите пункт «Добавить условие».
Рисунок 4 — Переход к действию «Добавить условие»
Над реестром записей откроется область настройки фильтра.
Рисунок 5 — Область настройки стандартного фильтра
В выпадающем списке выберите колонку, по которой будут фильтроваться значения реестра записей, затем в правую ячейку введите ключевое слово и нажмите кнопку для запуска фильтрации — записи реестра отфильтруются по заданному параметру.
Таким образом, в реестре данных можно установить несколько свойств фильтрации — в реестре будут отображаться только те записи, которые удовлетворяют условиям всех фильтров в совокупности.
Вы также можете пользоваться стандартным фильтром и на деталях BPMSoft. Для этого воспользуйтесь выпадающим меню на детали по кнопке и выберите действие « Установить фильтр».
Рисунок 6 — Установка фильтра детали
Над деталью появится область настройки стандартного фильтра. Вы можете использовать стандартный фильтр поиска по нескольким колонкам объекта. В выпадающем списке выберите необходимую колонку и затем установите значение фильтрации. Для установки второго и последующих фильтров нажмите на кнопку .
Рисунок 7 — Выбор колонки и значения фильтрации детали
Для того чтобы скрыть область фильтрации с детали, снова нажмите на кнопку выпадающего меню и выберите пункт « Скрыть фильтр».
Воспользуйтесь расширенным фильтром, если записи реестра данных требуется отфильтровать по нескольким более сложным параметрам: применить операторы сравнения «больше» или «меньше», осуществить фильтрацию по нескольким значениям одной колонки, установить логические операторы «И» или «ИЛИ» для того, чтобы искомые записи соответствовали всем или хотя бы одному из введенных условий фильтрации соответственно и т. д.
Например, используя расширенный фильтр, вы можете найти всех контактов из города Самара, которые делали заказ за последние 2 недели или отобразить все записи активностей с высоким приоритетом в состояниях «Не начата» и «В работе».
Для перехода в режим расширенной фильтрации откройте реестр данных, в котором требуется отфильтровать записи, затем в выпадающем списке «Фильтры/группы» выберите пункт «Перейти в расширенный режим».
Слева от реестра записей откроется область настройки расширенных фильтров. Для добавления условия фильтрации нажмите на кнопку « Добавить условие».
Рисунок 8 — Область настройки расширенного фильтра
При нажатии на кнопку откроется окно выбора колонки, по которой требуется осуществить фильтрацию. В окне можно выбрать два типа колонок:
Рисунок 9 — Окно выбора колонок
В окне выберите колонку, по которой требуется осуществить фильтрацию, например, колонку «Возраст». При нажатии кнопки «Выбрать» колонка появится в области настройки расширенного фильтра. Правее от названия колонки в выпадающем меню вы можете выбрать оператор сравнения: «=», «≠», «<», «≤», «>», «≥», «заполнено» или «не заполнено», затем нажать на кнопку <?> для ввода значения фильтрации для текущей колонки.
Рисунок 10 — Пример условия фильтрации в расширенном фильтре
Также вы можете сгруппировать условия фильтрации для того, чтобы использовать логические операторы. Например, если вам требуется найти контакт, который или работает на должности маркетолога, или в департаменте маркетинга.
Рисунок 11 — Выбор условий фильтрации для группировки
Рисунок 12 — Выбор действия «Группировать» условий фильтрации
Выбранные условия фильтрации выделятся в отдельную группу. Установите логический оператор «И», если хотите, чтобы искомые записи одновременно удовлетворяли всем условиям группы, либо установите «ИЛИ» для того, чтобы искомые записи соответствовали хотя бы одному условию группы.
Примечание. Логический оператор можно настраивать и для корневой группы условий фильтрации.
Рисунок 13 — Выбор логического оператора группы условий фильтрации
Для применения условий расширенной фильтрации к реестру записей нажмите кнопку «Применить».
Рисунок 14 — Применение условий расширенного фильтра
Таким образом, в реестре отобразятся только те записи, которые удовлетворяют условиям расширенной фильтрации — в данном примере отобразятся контакты, которые старше 18 лет, относятся к типу «Клиент» или «Контактное лицо» и работают в департаменте маркетинга или являются маркетологами.
Примечание. С помощью кнопки «Сохранить как» вы можете сохранить параметры расширенного фильтра, чтобы в дальнейшем повторно использовать его без необходимости повторной настройки. Подробнее: Работа с динамическими группами
В BPMSoft есть возможность фильтрации по колонкам не только текущего, но и связанных с текущим объектов. Например, используя данный фильтр вы можете вывести в реестре записей список всех контактов, которые работают в контрагентах-партнерах.
Для поиска по колонке связанного объекта перейдите в расширенный режим фильтрации и нажмите кнопку « Добавить условие». В открывшемся окне нажмите кнопку выбора колонки связанного объекта левее от названия объекта.
Рисунок 15 — Кнопка выбора колонки связанного объекта
Отобразится дополнительное поле, в котором необходимо выбрать объект с обратной связью. Так, исходя из примера, следует выбрать объект «Контрагент» и колонку объекта «Тип».
В области настройки расширенного фильтра требуется выбрать значение фильтрации в поле <?>, например, «Контрагент.Тип = Партнер». Таким образом, в реестре записей отобразятся все записи по заданному условию фильтрации связанного объекта, то есть все контакты Контрагентов-партнеров.
Рисунок 16 — Записи, отфильтрованные по значению колонки связанного объекта
Фильтрация по агрегирующим колонкам позволяет находить записи по рассчитанным функциям. Принцип работы с агрегирующей фильтрацией аналогичен принципу фильтрации по колонкам связанных объектов: для добавления агрегирующего условия фильтра в области расширенного режима фильтрации нажмите кнопку « Добавить условие» и в открывшемся окне нажмите кнопку выбора колонки связанного объекта левее от названия объекта. Выберите объект, по записям которого требуется применить агрегирующий фильтр.
В BPMSoft присутствуют следующие условия агрегирующих фильтров.
Выберите в поле «Колонка» фильтр «Количество», если вам требуется отфильтровать реестр по количеству записей связанного объекта. Например, вы можете отфильтровывать записи контактов, с которыми было совершено более 10 звонков.
Рисунок 17 — Выбор агрегирующего фильтра «Количество» в окне выбора колонки связанного объекта
Рисунок 18 — Пример агрегирующего фильтра по функции «Количество»
Рисунок 19 — Выбор колонки связанного объекта с типом «Дата»
Рисунок 20 — Пример агрегирующего фильтра по функции «Максимум»
Рисунок 21 — Выбор колонки связанного объекта с типом «Число»
Рисунок 22 — Пример агрегирующего фильтра по функции «Среднее»
Условия «Существует» и «Не существует» используются, когда при фильтрации записей необходимо учитывать наличие или отсутствие данных в связанных объектах. Вы также можете задать вложенные фильтры для этих данных.
Для использования данного агрегирующего фильтра выберите в поле «Колонка» фильтр «Количество».
Рисунок 23 — Фильтр «Количество» в окне выбора колонки связанного объекта
После чего в области настройки расширенного фильтра нажмите на кнопку «количество» и в выпадающем меню выберите условие «Существует» или «Не существует».
Рисунок 24 — Выбор условия фильтра «Существует» или «Не существует»
Пример 1. С помощью условия «Не существует» возможно отфильтровать обращения с категорией «Инцидент», которые зарегистрированы на основе email-сообщений и в рамках которых не существует активностей с низким приоритетом и категорией «Письменная работа».
Рисунок 25 — Пример агрегирующего фильтра «Не существует»
В результате выборка будет включать как обращения с активностью, не имеющей низкого приоритета и категории «Письменная работа», так и обращения без связи с любой активностью.
Пример 2. С помощью условия «Существует» возможно отфильтровать обращения с критическим приоритетом и контрагентом «Наша компания», в рамках которых существуют звонки с временем разговора более 100 секунд и по которым зафиксированы заметки.
Рисунок 26 — Пример агрегирующего фильтра «Существует»
В результате выборка не будет включать обращения, у которых отсутствует связь со звонком.
Пример 3. С помощью условий «Существует» и «Не существует» возможно отфильтровать записи контактов, у которых существуют обращения с категорией «Запрос на обслуживание» и не существует звонков с длительностью меньше 3 секунд и активностей с низким приоритетом.
Рисунок 27 — Пример расширенного фильтра с использованием условий «Существует» и «Не существует»
Условия «Соединить» и «Исключить» используются для соединения и исключения из фильтрации данных. Данный тип условий позволяет ускорить работу с фильтрами и вывод данных по настроенному запросу.
Примечание. Полученные результаты фильтрации при использовании условий «Соединить»/«Исключить» и «Существует»/«Не существует» будут аналогичными. Тип условий «Соединить»/«Исключить» рекомендуется использовать для работы с большим объемом данных.
Рисунок 28 — Фильтр «Количество» в окне выбора колонки связанного объекта
После чего в области настройки расширенного фильтра нажмите на кнопку «количество» и в выпадающем меню выберите условие «Соединить» или «Исключить».
Рисунок 29 — Выбор условия фильтра «Соединить» или «Исключить»
Пример 1. С помощью условия «Исключить» возможно отфильтровать обращения с категорией «Инцидент», которые зарегистрированы на основе email-сообщений и в рамках которых нет активностей с низким приоритетом и категорией «Звонок».
Рисунок 30 — Пример агрегирующего фильтра «Исключить»
Пример 2. С помощью условия «Соединить» возможно отфильтровать обращения с критическим приоритетом и контрагентом «Наша компания», в рамках которых есть звонки с временем разговора более 100 секунд и по которым зафиксированы заметки.
Рисунок 31 — Пример агрегирующего фильтра «Соединить»
Пример 3. С помощью условий «Соединить» и «Исключить» возможно отфильтровать записи контактов с городом «Москва», у которых есть звонки длительностью более 600 секунд или звонки с результатом «Выставить счет», а также у которых нет чатов длительностью более 10 минут, связанных с каналом продаж.
Рисунок 32 — Пример расширенного фильтра с использованием условий «Соединить» и «Исключить»
При использовании в расширенном фильтре условия «Соединить» и оператора «ИЛИ» результаты фильтрации будут аналогичны результатам фильтрации при использовании условия «Соединить» и оператора «И». Так, если в примере 3 использовать оператор «ИЛИ» вместо «И», то результаты фильтрации в обоих случаях будут аналогичными.
Рисунок 33 — Пример расширенного фильтра с использованием условий «Соединить» и оператора «ИЛИ»
Рисунок 34 — Пример фильтра «Соединить» со сложными вложенными связями
При установке фильтров по датам в быстром и расширенном фильтрах вам доступен выбор как точной даты начала и завершения периода, так и стандартного периода фильтрации.
Для установки точной даты начала и завершения периода фильтрации в расширенном фильтре выберите колонку с датой. При установке условия сравнения в области настройки расширенного фильтра установите математический оператор, например, «≥», нажмите кнопку <?> и выберите действие «Указать точную дату».
Рисунок 35 — Выбор действия «Указать точную дату»
Появится поле с календарем, в котором вы можете вручную ввести дату или выбрать ее в календаре. Аналогичным образом добавьте условие с противоположным математическим оператором для установки границ периода.
Рисунок 36 — Пример установленного точного периода фильтрации
Например, на изображении выше установлены условия фильтрации, согласно которым в реестре будут представлены все записи активностей с датой завершения в диапазоне от 15 мая 2023 года включительно до 17 мая 2023 года включительно.
Для указания периода фильтрации вы можете использовать стандартные периоды фильтрации. Стандартные периоды доступны при использовании кнопки быстрого фильтра, а также при нажатии кнопки <?> в области расширенной фильтрации.
Рисунок 37 — Список стандартных периодов фильтрации в фильтре «Час»
Описание стандартных фильтров:
В BPMSoft можно быстро отфильтровывать записи реестра раздела с помощью заранее настроенных условий — групп.
Существует два типа групп:
Для перехода к группам откройте нужный раздел, затем в выпадающем списке «Фильтры/группы» выберите пункт «Показать группы».
Рисунок 38 — Переход к группам фильтрации раздела
Слева от реестра записей откроется область групп фильтрации раздела, в которой содержатся как динамические группы, отмеченные иконкой , так и статические, отмеченные иконкой .
Рисунок 39 — Область групп фильтрации в разделе
Иерархия групп может быть произвольной: группы могут содержать родительские и подчиненные группы. На изображении выше примером иерархии является родительская группа «Клиенты без заказов» и ее подчиненные группы «За последние полгода», «За последний месяц» и «Никогда не совершали заказ». Зависимость между родительскими и подчиненными группами отсутствует — иерархия настраивается исключительно для визуального удобства. Если запись входит в одну из подчиненных групп, то она не обязательно должна входить и в родительскую роль и наоборот.
Для отображения записей конкретной группы нажмите левой кнопкой мыши по группе. Для того чтобы в реестре снова отобразились все записи раздела, выберите группу «Все» или закройте область групп фильтрации и нажмите кнопку для отмены отображения группы записей.
Примечание. Одна и та же запись раздела может входить сразу в несколько различных групп. При удалении группы записи, входившие в эту группу, не удаляются.
Вы можете добавлять как динамические, так и статические группы в избранное для того, чтобы иметь к ним быстрый и удобный доступ. Для добавления группы в избранное выберите группу в списке и нажмите кнопку .
Рисунок 40 — Добавление группы в избранное
Выбранная группа отобразится в отдельном списке избранных групп.
Рисунок 41 — Список избранных групп
Также данная группа отобразится в выпадающем списке «Фильтры/группы» раздела, в котором данная группа была добавлена в избранное.
Если вам требуется исключить группу из списка избранных групп, то в области групп фильтрации выберите группу и нажмите кнопку .
При нажатии кнопки откроется выпадающее меню с действиями, которые можно совершить с группами.
Рисунок 42 — Выпадающее меню, открывающееся по кнопке «Действия»
С помощью данного меню можно:
Для добавления новой динамической группы откройте область групп фильтрации раздела, выберите группу, которая будет родительской по отношению к создаваемой (например, группу «Все») и нажмите кнопку «Добавить группу», выбрав тип «Динамическую».
Рисунок 43 — Добавление динамической группы
Откроется окно, в котором требуется дать название новой группе. Введите название в поле и нажмите кнопку «Сохранить».
Рисунок 44 — Окно названия новой динамической группы
Далее появится область настройки фильтра группы. Внесите необходимые условия фильтрации и нажмите кнопку «Сохранить» — в области групп фильтрации раздела будет сохранена динамическая группа.
Вы можете преобразовать динамическую группу в статическую — все записи, которые удовлетворяли условиям фильтрации динамической группы сохранятся в статической группе, таким образом эти записи будут отображаться в ней вне зависимости от изменения условий фильтрации.
Для преобразования перейдите в область групп фильтрации раздела, выберите нужную группу, нажмите кнопку выпадающего меню действий и выберите действие «Конвертировать группу».
Рисунок 45 — Переход к действию «Конвертировать группу»
Откроется окно, в котором необходимо задать название статической группы. Введите название и нажмите кнопку «Сохранить». Новая группа появится как подчиненная для динамической группы. Вы можете добавлять или исключать записи в конвертированной статической группе, как и в обычной статической группе — действия никак не повлияют на изначальную динамическую группу.
Рисунок 46 — Сконвертированная статическая группа из динамической
Для добавления новой статической группы откройте область групп фильтрации раздела, выберите группу, которая будет родительской по отношению к создаваемой (например, группу «Все») и нажмите кнопку «Добавить группу», выбрав тип «Статическую».
Рисунок 47 — Окно названия новой статической группы
В области групп фильтрации раздела появится новая статическая группа.
Для ручного наполнения группы выберите записи в реестре раздела, затем откройте выпадающее меню «Действия» и выберите действие «Поместить в группу».
Рисунок 48 — Действие «Поместить в группу»
Откроется окно, в котором нужно выбрать статическую группу. Выделите группу и нажмите кнопку «Выбрать».
Рисунок 49 — Окно выбора статической группы
Отобразится окно об успешном добавлении записей в статическую группу. Таким образом, выбранные записи будут добавлены в группу.
Если вам требуется исключить запись из статической группы, выберите в области групп фильтрации нужную статическую группу. В реестре раздела выделите подлежащие к исключению записи и в выпадающем меню «Действия» выберите «Исключить из группы».
Рисунок 50 — Действие «Исключить из группы»
Таким образом, выбранные записи будут исключены из статической группы.
Права доступа на запись