Импорт данных обеспечивает быструю и удобную загрузку, а также позволяет обновлять большие объемы информации. Например, с помощью импорта можно загрузить
Перед началом импорта убедитесь, что в BPMSoft настроены права доступа, так как при загрузке записей права доступа автоматически устанавливаются согласно настройкам.
Примечание. Для корректной работы функциональности импорта необходимо отключить все плагины в браузере.
Примечание. В случае повторного импорта рекомендуется сделать резервное копирование текущих данных, так как значения в полях будут обновлены. При возникновении ошибок или непредвиденных ситуаций вы сможете восстановить данные из резервной копии.
В BPMSoft для импорта данных используются файлы формата .xlsx. Таблица с данными должна начинаться со строки заголовков колонок и иметь как минимум одну строку с данными. Усредненное количество строк в файле не должно превышать 50 тысяч.
Примечание. Обратите внимание, импортируемый файл не должен быть поврежден, содержать гиперссылок, скрытых листов и строк.
Формат ячеек в таблице файла должен соответствовать типу колонки в BPMSoft. При внесении значений дат, времени и логических полей значения должны быть записаны в одном из следующих форматов:
Таблица 1 — Форматы значений в импортируемом файле
Для всех обязательных полей должны быть указаны значения, за исключением полей, для которых BPMSoft автоматически заполняет значения по умолчанию (например, поля «Состояние» или «Ответственный»). Так, при загрузке контактов обязательно укажите ФИО каждого из них, а для контрагентов — их названия.
Примечание. Если в вашей таблице с данными фамилия, имя и отчество контактов находятся в разных столбцах, то вы можете объединить их в единую колонку, используя функцию объединения текста. Для этого создайте отдельную колонку с заголовком «ФИО» и, используя символ «&» или функцию СЦЕП, объедините значения в данной колонке.
При указании значений для справочных полей используйте существующие значения из справочников BPMSoft. Если значение из таблицы файла не будет найдено, оно автоматически создается в текущем справочнике. Во избежание дублирования записей в справочниках системы рекомендуется предварительно сравнить значения, указанные в файле импорта со значениями в справочнике.
При проверке значений BPMSoft не учитывает начальные и замыкающие пробелы, а также регистр, однако учитываются специальные символы, которые они могут влиять на результаты сопоставления. Например, если в импортируемом файле тип контакта указан с кавычками («Сотрудник»), а в справочнике «Типы контактов» указано значение без кавычек (Сотрудник), то в результате импорта будет добавлена новая запись — «Сотрудник».
При импорте с тегами важно учитывать следующее:
Если файл для импорта готов, то вы можете начать процесс загрузки данных.
Этапы импорта данных из таблицы Excel в BPMSoft:
На открывшейся странице BPMSoft автоматически выберет объект для загрузки, куда будут добавляться загруженные данные.
Вы также можете перейти к мастеру импорта, используя раздел «Импорт данных» в дизайнере системы. Однако при таком способе потребуется вручную указать объект, в который планируется загрузить данные.
В данной статье процесс импорта подробно рассматривается на примере раздела «Контакты». Для импорта клиентской базы перейдите в раздел «Контакты», затем нажмите «Действия» → «Импорт данных» и загрузите подготовленный файл.
Если при импорте файла необходимо добавить тег на записи, то после выбора объекта импорта настройте теги. Вы можете выбрать как один из тегов, так и оба сразу. Для выбора доступны 2 вида тегов:
Рисунок 1 — Пример настройки тегов
После настройки импорта тегов требуется настроить соответствие между колонками в файле и значениями в BPMSoft. Если названия колонок в файле и колонок в BPMSoft не совпадают, то выберите соответствующий вариант в списке «Выбрать колонку».
Рисунок 2 — Выбор колонки для настройки сопоставления
При загрузке записей контактов и контрагентов у вас есть возможность загружать не только данные основного объекта, но и информацию о дополнительных средствах связи и адресах на соответствующие детали. Это полезно, если вам требуется загрузить несколько типов адресов или средств связи одного типа, например, фактический и юридический адреса контрагента или несколько электронных почт контакта.
Для сопоставления детали с соответствующими колонками «Средства связи» и «Адреса» нажмите на «Дополнительные контактные данные» и выберите нужную колонку. Для завершения установки нажмите «Далее».
Рисунок 3 — Выбор колонки для сопоставления деталей
Примечание. Средство связи и адреса можно импортировать в колонки основного объекта и на детали. При импорте в колонки основного объекта данные средства связи также будут сохранены на деталях. Однако следует учесть, что при импорте в колонки основного объекта можно загрузить только один адрес и одно средство связи каждого типа из списка доступных. Например, вы можете импортировать один рабочий адрес, один адрес доставки и т. д. Если вам необходимо импортировать несколько типов средств связи или несколько адресов одного типа, то рекомендуется использовать отдельный файл для загрузки данных на детали объектов, например, «Средства связи контакта» и «Адреса контакта».
Также учитывайте, что колонки деталей, соответствующие колонкам основного объекта, могут быть использованы для настройки правил поиска дубликатов в процессе импорта.
После настройки соответствия колонок нажмите «Далее», в результате вы перейдете на страницу поиска дублей.
Страница «Параметры дублей» используется для настройки поиска совпадающих записей во время импорта: осуществляется сравнение записей как внутри импортированного файла, так и с уже существующими записями в системе. Страница позволяет определить условия, по которым BPMSoft будет проверять наличие дубликатов записей и определять какие из них будут загружены.
Для того чтобы значения колонки участвовали в проверке дублей, отметьте эту колонку. Если вы выберите несколько колонок, они будут использоваться в поиске дублей с использованием логического оператора «И». Это означает, что дубли будут определяться при одновременном совпадении по значениям всех выбранных колонок. Например, для контактов можно выбрать проверку по колонкам «ФИО» и «Мобильный телефон». Если во время импорта обнаружатся контакты с одинаковыми ФИО и номерами телефонов, то BPMSoft загрузит только одну из них.
Рисунок 4 — Установка правил поиска дублей при загрузке данных
Для обновления существующих записей с помощью импорта необходимо настроить условия поиска дублей таким образом, чтобы BPMSoft могла идентифицировать записи как дубли. Например, если требуется обновить номера телефонов у контактов, вы можете настроить поиск дублей на основе совпадения ФИО или других уникальных полей.
Примечание. При импорте BPMSoft обновит значения только тех полей, которые были заполнены в файле Excel. Поля, которые не были заполнены, останутся без изменений. Например, если в файле для записи контакта не указан телефон, а в BPMSoft указан, то поле останется заполненным.
После настройки правил поиска дублей нажмите на кнопку «Начать загрузку данных». В процессе загрузки вы можете продолжить работу с системой, так как загрузка работает в фоновом режиме. Как только загрузка завершится, вы получите сообщение об окончании на странице мастера импорта.
Примечание. Для ограничения количества загружаемых записей используется системная настройка «Максимальное количество импортируемых записей из Excel».
Рисунок 5 — Уведомление об успешной загрузке данных
Также уведомление о загрузке записей отобразится и на вкладке системных уведомлений коммуникационной панели.
Примечание. Вы можете просмотреть загруженные данные и теги через коммуникационную панель по кнопке «Перейти к загруженным данным».
Рисунок 6 — Уведомление об успешной загрузке данных на коммуникационной панели
Вы можете прервать процесс импорта данных. Для этого перейдите в раздел «Журнал процессов» в дизайнере системы и остановите выполняющийся процесс «FileImportProcess». Подробнее: Журнал процессов
Экспорт данных Теги Фильтрация и группировка Обучающий модуль «Импорт данных из Excel»
Объединение текста из двух или нескольких ячеек в одну