Импорт данных
Импорт данных обеспечивает быструю и удобную загрузку, а также позволяет обновлять большие объемы информации. Например, с помощью импорта можно загрузить
- Список клиентов;
- Записи средств связи клиентов;
- Информацию об адресах клиентов;
- Каталог товаров и т. д.
Перед началом импорта убедитесь, что в BPMSoft настроены права доступа, так как при загрузке записей права доступа автоматически устанавливаются согласно настройкам.
Примечание. Для корректной работы функциональности импорта необходимо отключить все плагины в браузере.
Примечание. В случае повторного импорта рекомендуется сделать резервное копирование текущих данных, так как значения в полях будут обновлены. При возникновении ошибок или непредвиденных ситуаций вы сможете восстановить данные из резервной копии.
Файл импорта
В BPMSoft для импорта данных используются файлы формата .xlsx. Таблица с данными должна начинаться со строки заголовков колонок и иметь как минимум одну строку с данными. Усредненное количество строк в файле не должно превышать 50 тысяч.
Примечание. Обратите внимание, импортируемый файл не должен быть поврежден, содержать гиперссылок, скрытых листов и строк.
В BPMSoft для импорта данных используются файлы формата .xlsx. Таблица с данными должна начинаться со строки заголовков колонок и иметь как минимум одну строку с данными. Усредненное количество строк в файле не должно превышать 50 тысяч.
Если вы не уверены какие колонки должны присутствовать в файле для импорта, перейдите в реестр записей и выпишите в файл названия всех колонок, данные в которые требуется импортировать. Во избежание ошибок при импорте данных вы можете вывести в реестр записей все требуемые колонки и экспортировать файл с данными, который в дальнейшем использовать как шаблон, содержащий предопределенные заголовки колонок и примеры значений для каждой колонки. Подробнее: Экспорт данныхФормат ячеек в таблице файла должен соответствовать типу колонки в BPMSoft. При внесении значений дат, времени и логических полей значения должны быть записаны в одном из следующих форматов:
Таблица 1 — Форматы значений в импортируемом файле
| Тип колонки BPMSoft | Формат значений в Excel файле |
| «Дата» |
|
| «Дата/Время» |
|
| «Логическое» |
|
Для всех обязательных полей должны быть указаны значения, за исключением полей, для которых BPMSoft автоматически заполняет значения по умолчанию (например, поля «Состояние» или «Ответственный»). Так, при загрузке контактов обязательно укажите ФИО каждого из них, а для контрагентов — их названия.
Примечание. Если в вашей таблице с данными фамилия, имя и отчество контактов находятся в разных столбцах, то вы можете объединить их в единую колонку, используя функцию объединения текста. Для этого создайте отдельную колонку с заголовком «ФИО» и, используя символ «&» или функцию СЦЕП, объедините значения в данной колонке.
При указании значений для справочных полей используйте существующие значения из справочников BPMSoft. Если значение из таблицы файла не будет найдено, оно автоматически создается в текущем справочнике. Во избежание дублирования записей в справочниках системы рекомендуется предварительно сравнить значения, указанные в файле импорта со значениями в справочнике.
При проверке значений BPMSoft не учитывает начальные и замыкающие пробелы, а также регистр, однако учитываются специальные символы, которые они могут влиять на результаты сопоставления. Например, если в импортируемом файле тип контакта указан с кавычками («Сотрудник»), а в справочнике «Типы контактов» указано значение без кавычек (Сотрудник), то в результате импорта будет добавлена новая запись — «Сотрудник».
При импорте с тегами важно учитывать следующее:
- В одну ячейку импортируемого файла можно добавить только один тег;
- Можно повторять тег для нескольких строк, но в импортируемом файле должно содержаться не больше максимального количества создаваемых при импорте тегов, которое регулируется системной настройке «Максимальное количество создаваемых при импорте тегов» (FileImportMaximumNewTagsInFile). Подробнее: Описание существующих системных настроек
Мастер импорта
Если файл для импорта готов, то вы можете начать процесс загрузки данных.
Этапы импорта данных из таблицы Excel в BPMSoft:
- Запустите мастер импорта. Для этого перейдите к реестру записей: в раздел, деталь или справочник, в который требуется загрузить данные.
- Если данные загружаются в раздел или справочник, то нажмите «Действия» → «Импорт данных»;
- Если данные загружаются на деталь, то нажмите
→ «Импорт данных».
На открывшейся странице BPMSoft автоматически выберет объект для загрузки, куда будут добавляться загруженные данные.
Вы также можете перейти к мастеру импорта, используя раздел «Импорт данных» в дизайнере системы. Однако при таком способе потребуется вручную указать объект, в который планируется загрузить данные.
Примечание. Справочники, созданные на основе системных объектов с приставкой «Sys», не поддерживают импорт данных.
Примечание. Для импорта пользователей на странице мастера импорта необходимо выбрать тип объекта «Объект администрирования». Подробнее: Импорт пользователей
- В окне для загрузки файла нажмите на «Выберите файлы» и укажите файл с данными.
- При необходимости укажите теги для импортируемых записей. Подробнее: Настройка импорта тегов.
- Выполните сопоставление колонок из файла с названиями колонок в BPMSoft. Подробнее: Сопоставление колонок для импорта данных.
- Отметьте колонки, которые будут использоваться для определения оригинальности записей: при совпадении выбранных колонок из загружаемого документа со значением в базе данных, BPMSoft автоматически обновит существующую запись. Если совпадений не будет найдено, то будет создана новая запись. Подробнее: Параметры дублей.
- Запустите импорт. Загрузка документа будет производиться в фоновом режиме, таким образом во время процесса импорта вы можете продолжать пользоваться системой. Подробнее: Загрузка данных.
В данной статье процесс импорта подробно рассматривается на примере раздела «Контакты». Для импорта клиентской базы перейдите в раздел «Контакты», затем нажмите «Действия» → «Импорт данных» и загрузите подготовленный файл.
Настройка импорта тегов
Если при импорте файла необходимо добавить тег на записи, то после выбора объекта импорта настройте теги. Вы можете выбрать как один из тегов, так и оба сразу. Для выбора доступны 2 вида тегов:
- Тег из файла.
Укажите колонку файла Excel в поле «Колонка с тегом» и выберите тип тега в поле «Тип тега». После успешного завершения импорта записи будут отмечены тегами, указанными в импортируемом файле; - Общий тег на все импортируемые записи.
Для настройки установите признак «Общий тег на все импортируемые файлы» и укажите один или несколько тегов в поле «Теги». Вы можете как выбрать из существующих, так и создать новый тег. После успешного завершения импорта все записи будут отмечены указанными тегами.
Рисунок 1 — Пример настройки тегов
Сопоставление колонок для импорта данных
После настройки импорта тегов требуется настроить соответствие между колонками в файле и значениями в BPMSoft. Если названия колонок в файле и колонок в BPMSoft не совпадают, то выберите соответствующий вариант в списке «Выбрать колонку».
Рисунок 2 — Выбор колонки для настройки сопоставления
При загрузке записей контактов и контрагентов у вас есть возможность загружать не только данные основного объекта, но и информацию о дополнительных средствах связи и адресах на соответствующие детали. Это полезно, если вам требуется загрузить несколько типов адресов или средств связи одного типа, например, фактический и юридический адреса контрагента или несколько электронных почт контакта.
Для сопоставления детали с соответствующими колонками «Средства связи» и «Адреса» нажмите на «Дополнительные контактные данные» и выберите нужную колонку. Для завершения установки нажмите «Далее».
Рисунок 3 — Выбор колонки для сопоставления деталей
Примечание. Средство связи и адреса можно импортировать в колонки основного объекта и на детали. При импорте в колонки основного объекта данные средства связи также будут сохранены на деталях. Однако следует учесть, что при импорте в колонки основного объекта можно загрузить только один адрес и одно средство связи каждого типа из списка доступных. Например, вы можете импортировать один рабочий адрес, один адрес доставки и т. д. Если вам необходимо импортировать несколько типов средств связи или несколько адресов одного типа, то рекомендуется использовать отдельный файл для загрузки данных на детали объектов, например, «Средства связи контакта» и «Адреса контакта».
Также учитывайте, что колонки деталей, соответствующие колонкам основного объекта, могут быть использованы для настройки правил поиска дубликатов в процессе импорта.
Параметры дублей
После настройки соответствия колонок нажмите «Далее», в результате вы перейдете на страницу поиска дублей.
Страница «Параметры дублей» используется для настройки поиска совпадающих записей во время импорта: осуществляется сравнение записей как внутри импортированного файла, так и с уже существующими записями в системе. Страница позволяет определить условия, по которым BPMSoft будет проверять наличие дубликатов записей и определять какие из них будут загружены.
Для того чтобы значения колонки участвовали в проверке дублей, отметьте эту колонку. Если вы выберете несколько колонок, они будут использоваться в поиске дублей с использованием логического оператора «И». Это означает, что дубли будут определяться при одновременном совпадении по значениям всех выбранных колонок. Например, для контактов можно выбрать проверку по колонкам «ФИО» и «Мобильный телефон». Если во время импорта обнаружатся контакты с одинаковыми ФИО и номерами телефонов, то BPMSoft загрузит только одну из них.
Рисунок 4 — Установка правил поиска дублей при загрузке данных
Для обновления существующих записей с помощью импорта необходимо настроить условия поиска дублей таким образом, чтобы BPMSoft могла идентифицировать записи как дубли. Например, если требуется обновить номера телефонов у контактов, вы можете настроить поиск дублей на основе совпадения ФИО или других уникальных полей.
Примечание. При импорте BPMSoft обновит значения только тех полей, которые были заполнены в файле Excel. Поля, которые не были заполнены, останутся без изменений. Например, если в файле для записи контакта не указан телефон, а в BPMSoft указан, то поле останется заполненным.
Загрузка данных
После настройки правил поиска дублей нажмите на кнопку «Начать загрузку данных». В процессе загрузки вы можете продолжить работу с системой, так как загрузка работает в фоновом режиме. Как только загрузка завершится, вы получите сообщение об окончании на странице мастера импорта.
Примечание. Для ограничения количества загружаемых записей используется системная настройка «Максимальное количество импортируемых записей из Excel».
Рисунок 5 — Уведомление об успешной загрузке данных
Также уведомление о загрузке записей отобразится и на вкладке системных уведомлений коммуникационной панели.
Примечание. Вы можете просмотреть загруженные данные и теги через коммуникационную панель по кнопке «Перейти к загруженным данным».
Рисунок 6 — Уведомление об успешной загрузке данных на коммуникационной панели
Вы можете прервать процесс импорта данных. Для этого перейдите в раздел «Журнал процессов» в дизайнере системы и остановите выполняющийся процесс «FileImportProcess». Подробнее: Журнал процессов
Рекомендуем изучить
Экспорт данных
Теги
Фильтрация и группировка
Обучающий модуль «Импорт данных из Excel»