Создание плана посещений

Гибкое создание плана посещений в BPMSoft позволяет оптимизировать рабочий процесс и повысить качество взаимодействия с клиентами. Руководитель может создавать планы посещения на различные периоды и несколькими способами. Посещение — это запись активности с типом «Визит».

План посещений на период

Настройка задания на период

Для планирования на длительные периоды, например, квартал, можно использовать цикловые задания. Это раздел в модулях BPMSoft «Фарма» и «Полевые продажи», который позволяет создать шаблон для последующего массового создания визитов.

В цикловом задании указываются следующие основные параметры:

Таблица 1 — Поля страницы циклового задания

Название	Описание
Название	Название циклового задания
Период с	Дата начала действия
Период по	Дата завершения действия
Количество запланированных визитов	Количество созданных по текущему заданию визитов
Доступное количество визитов	Возможное количество визитов по указанному на детали «Категории визитов» правилу за установленный период. Значение в поле рассчитывается по действию «Рассчитать доступные визиты» в меню действий
Ответственный	Ответственный за текущее цикловое задание, по умолчанию — создатель задания

Для создания визитов также необходимо указать категории визитов на соответствующей детали:

Таблица 2 — Поля детали «Категории визитов»

Название	Описание
Название	Название записи
Количество	Укажите нужное количество визитов за период действия циклового задания, две другие колонки рассчитаются автоматически. Вы можете менять значение в любой из трех колонок, оставшиеся будут пересчитываться автоматически
Интервал между визитами, дней
Частота визитов в месяц
Правило на визите	Правило, по которому должен проводиться визит. Подробнее: Настроить параметры и последовательность действий во время посещения

Также требуется добавить целевые точки визита на отдельные детали: аптеки или врачей для модуля «Фарма», торговые точки или торговые сети для модуля «Полевые продажи».

Примечание. По умолчанию в качестве адреса визита используется адрес контрагента или контакта с установленным признаком «Основной». Вы можете изменить адрес на необходимой детали в поле «Адрес».

Рисунок 1 — Изменение адреса контрагента на детали «Контрагенты»

Для модуля «Фарма» также доступно добавление списка продвигаемых продуктов на деталь «Продвигаемые продукты» вкладки «Продукты» циклового задания.

Создание визитов на период

Вы можете автоматически создать посещения (визиты) по созданному цикловому заданию. Для этого выполните расчет доступного количества визитов по действию «Рассчитать доступные визиты» в меню действий. После нажмите кнопку «Запланировать визиты» в меню действий.

BPMSoft выполняет создание визитов по следующему алгоритму:

Рисунок 2 — Алгоритм создания визитов

На первом шаге определяется местоположение пользователя по адресу, указанному на странице контакта, или по адресу, связанному с контактом контрагента, если на странице контакта адрес отсутствует. Далее определяется ближайшая точка визита (торговая точка, аптека или врач) не далее, чем за двести километров от представителя. После чего сверяются часы работы ответственного, точки визита (время в календаре из системной настройки «Базовый календарь») и плановое время визита. Если к данному моменту противоречий не возникло, создается активность с типом «Визит». Если есть несовпадение по времени, то подбирается другая точка визита. Далее последовательность действий повторяется.

Примечание. Для модуля «Фарма» доступна настройка расписания каждого из врачей. Чтобы настроить расписание, нажмите кнопку «Календарь» в меню действий на странице нужного контакта и укажите рабочие дни и время. Подробнее: Справочник «Календари». Если календарь не настроен, используется календарь из системной настройки «Базовый календарь».

Создание одного посещения

Помимо планирования на период времени, вы можете создать одно или несколько посещений вручную. Это может быть полезно при изменении плана и позволяет гибко его корректировать.

Визит автоматически свяжется с цикловым заданием, если у него совпадают следующие значения: период планирования, продвигаемый продукт, торговая точка. При совпадении данных значений в поле «Цикловое задание» на детали «Связи» визита будет запись связанного циклового задания.

Для создания визита перейдите в раздел «Активности» и откройте представление планирования по кнопке . Выберите сотрудника, который должен посетить точку визита.

Рисунок 3 — Выбор ответственного за визит сотрудника

Перетащите контакта (врача) или контрагента (аптеку, торговую точку или торговую сеть) в необходимый временной интервал на календаре и выберите правило полевых визитов.

В результате будет создан визит, адрес контрагента в визите будет заполнен значением по умолчанию — адресом с установленным признаком «Основной». Вы можете изменить адрес на странице визита в поле «Адрес контрагента».

Рекомендуем изучить

Настроить параметры и последовательность действий во время посещения