Создание и настройка рассылки BPMSoft OCC

Создание рассылки

Для того чтобы создать рассылку, выполните следующие шаги:

1. В рабочем месте «BPMSoft OCC» перейдите в раздел «Рассылки» и нажмите кнопку «Добавить».

Рисунок 1 — Добавление новой рассылки

2. На открывшейся странице заполните поля, согласно описанию в таблице ниже:

Таблица 1 — Описание полей страницы «Рассылки»

Наименование	Описание
Название	Название рассылки
Категория рассылки	Поле с возможностью выбора категории из списка: Информационная; Маркетинговая; Сервисная. Категории могут использоваться для сбора статистики или группировки рассылок по отдельным категориям
Тип рассылки	Поле с возможностью выбора типа рассылки: Сообщение; Чатбот. Подробнее: Тип рассылок «Сообщение» и Тип рассылок «Чатбот»
Тип запуска	Поле с возможностью типа запуска рассылки: Вручную; В указанное время. Подробнее: Тип запуска «Вручную» и Тип запуска «В указанное время»

3. Далее заполните поля на следующих вкладках:

Таблица 2 — Описание вкладок страницы «Рассылки»

Наименование	Описание
Контент	Вкладка, на которой набор полей зависит от выбранного значения в поле «Тип рассылки»: Если «Тип рассылки» — «Сообщение», то на вкладке заполняется контент сообщения рассылки; Если «Тип рассылки» — «Чатбот», то на вкладке выбирается Чатбот рассылки. Подробнее: Тип рассылок «Сообщение» и Тип рассылок «Чатбот»
Расписание запуска	Вкладка предназначена для настройки расписания запуска рассылки. Отображается только, если в поле «Тип запуска» выбрано значение «В указанное время». Подробнее: Тип запуска «В указанное время»
Получатели	Вкладка предназначена для выбора получателей рассылки. Подробнее: Получатели рассылки
Каналы	Вкладка предназначена для выбора канала рассылки. Подробнее: Каналы получения рассылок

Рисунок 2 — Страница «Рассылки»

4. После заполнения всех необходимых данных нажмите кнопку «Сохранить».
5. Затем, в зависимости от выбранного типа запуска, запустите рассылку:
   • При выбранном типе запуска «Вручную», нажмите кнопку «Отправить» на панели действий;
   • При выбранном типе запуска «В указанное время» на вкладке «Расписание запуска» с помощью кнопки «Добавить в расписание» добавьте рассылку в расписание отправки.

Подробнее: Тип запуска «Вручную» и Тип запуска «В указанное время»

Типы рассылок

Тип рассылок «Сообщение»

При выборе значения «Сообщение» в поле «Тип рассылки» на вкладке «Контент» появляется группа полей «Сообщение» для создания сообщения, которое будет рассылаться получателям.

В рассылках можно отправлять сообщения со следующими типами контента:

• Изображение;
• Текст;
• Текст и изображение;
• Текст и файл;
• Файл.

Таблица 3 — Описание группы полей «Сообщение»

Тип контента	Поле	Описание
Изображение	URL	Поле предназначено для отображения ссылки на изображение, которое будет разослано получателям рассылки. Вы можете: Вставить ссылку на изображение из внешнего источника; Загрузить собственное изображение с вашего компьютера, нажав кнопку . Изображение будет загружено в BPMSoft, а в поле автоматически будет указана ссылка на данное изображение
Текст	Текст сообщения рассылки	Поле предназначено для ввода текста, который будет отправлен получателям рассылки
	Количество символов	В поле отображается количество введенных символов в поле «Текст сообщения рассылки». Поле недоступно для ручного редактирования
Текст и изображение	Текст сообщения рассылки	Поле предназначено для ввода текста, который будет отправлен получателям рассылки
	Количество символов	В поле отображается количество введенных символов в поле «Текст сообщения рассылки». Поле недоступно для ручного редактирования
	URL	Поле предназначено для отображения ссылки на изображение, которое будет разослано получателям рассылки. Вы можете: Вставить ссылку на изображение из внешнего источника; Загрузить собственное изображение с вашего компьютера, нажав кнопку . Изображение будет загружено в BPMSoft, а в поле автоматически будет указана ссылка на данное изображение
Текст и файл	Текст сообщения рассылки	Поле предназначено для ввода текста, который будет отправлен получателям рассылки
	Количество символов	В поле отображается количество введенных символов в поле «Текст сообщения рассылки». Поле недоступно для ручного редактирования
	URL	Поле предназначено для отображения ссылки на файл, который будет разослан получателям рассылки. Вы можете: Вставить ссылку на файл из внешнего источника; Загрузить собственный файл с вашего компьютера, нажав кнопку . Файл будет загружен в BPMSoft, а в поле автоматически будет указана ссылка на данный файл
Файл	URL	Поле предназначено для отображения ссылки на файл, который будет разослан получателям рассылки. Вы можете: Вставить ссылку на файл из внешнего источника; Загрузить собственный файл с вашего компьютера, нажав кнопку . Файл будет загружен в BPMSoft, а в поле автоматически будет указана ссылка на данный файл

Примечание. Для создания персонализированных сообщений вы можете добавлять в текст сообщения рассылки динамические значения (макросы). Подробнее: Макросы для рассылок

Рисунок 3 — Выбор значения в поле «Тип контента» при выбранном «Типе рассылки» — «Сообщение»

Тип рассылок «Чатбот»

При выборе в поле «Тип рассылки» значения «Чатбот», на вкладке «Контент» отобразится группа полей «Чатбот». Выберите из списка оператора с типом «Чатбот», который будет отправляться в рассылке.

Рисунок 4 — Вкладка «Контент» при выбранном в поле «Тип рассылки» значении «Чатбот»

Принцип работы Чатбота на странице «Рассылки» аналогичен принципу работы Чатбота в обычном чате. Подробнее: Инструкция по созданию Чатбота

Типы запуска

Тип запуска «Вручную»

При выборе в поле «Тип запуска» значения «Вручную» на панели действий появится кнопка «Отправить», при нажатии на которую, рассылка будет незамедлительно отправлена получателям по добавленным на данной странице рассылки каналам.

Рисунок 5 — Кнопка «Отправить» при выбранном «Типе запуска» — «Вручную»

Примечание. Кнопка запуска рассылки «Отправить» будет неактивна, если не добавлены получатели и не установлен канал рассылки.

Тип запуска «В указанное время»

При выборе в поле «Тип запуска» значения «В указанное время», на странице рассылки появится новая вкладка «Расписание запуска», где можно настроить расписание запуска рассылки.

Для настройки расписания заполните поля, указанные ниже:

Таблица 4 — Описание полей на вкладке «Расписание запуска»

Периодичность запуска рассылки	Поле	Как заполнять
Однократно	Дата и время запуска	Поле предназначено для выбора даты и времени однократной отправки рассылки.
Минута/час	Запускать каждые
	ед.изм	В поле указывается необходимое количество запусков рассылки в единицу времени: В минуту; В час.
	с	Поле предназначено для выбора из списка времени начала отправки рассылки.
	до	Поле предназначено для выбора из списка времени окончания отправки рассылки.
	Период действия таймера
	Дата и время начала	Поле с возможностью выбрать чек-бокс. При установленном чек-боксе необходимо выбрать дату и время начала действия таймера.
	Дата и время завершения	Поле с возможностью выбрать чек-бокс. При установленном чек-боксе необходимо выбрать дату и время завершения действия таймера.
День	Запускать каждые	Поле с возможностью выбрать установить числовое значение периодичности запуска в днях.
	в	Поле с возможностью выбрать время из списка (в формате 00:00).
	Период действия таймера
	Дата и время начала	Поле с возможностью выбрать чек-бокс. При установленном чек-боксе необходимо выбрать дату и время начала действия таймера.
	Дата и время завершения	Поле с возможностью выбрать чек-бокс. При установленном чек-боксе необходимо выбрать дату и время завершения действия таймера.
Неделя	Время запуска процесса	Поле предназначено для выбора времени отправки рассылки.
	В какие дни недели запускать	Поле предназначено для выбора дней недели отправки рассылки. Для выбора отметьте соответствующие дни (ПН — ВС).
	Период действия таймера
	Дата и время начала	Поле с возможностью выбрать чек-бокс. При установленном чек-боксе необходимо выбрать дату и время начала действия таймера.
	Дата и время завершения	Поле с возможностью выбрать чек-бокс. При установленном чек-боксе необходимо выбрать дату и время завершения действия таймера.
Месяц	Запускать каждый	Поле предназначено для установки числового значения периодичности запуска в месяцах.
	День запуска	Поле с возможностью выбрать чек-бокс. При установленном чек-боксе необходимо указать день месяца, когда будет запускаться рассылка (значение от 1 до 31).
	День недели	Поле с возможностью выбрать чек-бокс. При установленном чек-боксе необходимо выбрать из списка очередность недели, на которой будет запускаться рассылка: Первый; Второй; Третий; Четвертый; Пятый. И выбрать день недели из списка (ПН — ВС). (Например, выбрав значения: «Второй», «СБ», рассылка будет запускаться каждую вторую субботу месяца).
	Первый/последний рабочий день	Поле с возможностью выбрать чек-бокс. При установленном чек-боксе необходимо выбрать из списка день, в который будет отправлена рассылка: Первый; Последний. А также выбрать из списка тип дня: День; Рабочий день.
	Время запуска процесса	Поле предназначено для выбора времени отправки рассылки.
	Период действия таймера
	Дата и время начала	Поле с возможностью выбрать чек-бокс. При установленном чек-боксе необходимо выбрать дату и время начала действия таймера.
	Дата и время завершения	Поле с возможностью выбрать чек-бокс. При установленном чек-боксе необходимо выбрать дату и время завершения действия таймера.
Год	День запуска	Вы можете выбрать один из двух типов запуска: Запуск рассылки в определенный день необходимого месяца; Запуск рассылки в определенный день недели необходимого месяца.
	Чек-бокс — определенный день	При установленном чек-боксе необходимо указать число дня, в котором быть запущена рассылка и выбрать месяц из списка. Например, выбрав значения «1», «января», рассылка будет запускаться каждый год 1 января.
	Чек-бокс - день запуска	При установленном чек-боксе необходимо: Выбрать очередность из списка: Первый; Второй; Третий; Четвертый; Пятый. Выбрать день недели из списка (ПН — ВС); Выбрать месяц из списка (Январь — Декабрь). Например, выбрав значения: «Третий», «ВС», «марта», рассылка будет запускаться каждый год на третье воскресенье марта.
	Время запуска процесса	Поле предназначено для выбора времени отправки рассылки.
	Период действия таймера
	Дата и время начала	Поле с возможностью выбрать чек-бокс. При установленном чек-боксе необходимо выбрать дату и время начала действия таймера.
	Дата и время завершения	Поле с возможностью выбрать чек-бокс. При установленном чек-боксе необходимо выбрать дату и время завершения действия таймера.
Другая периодичность	Cron-выражение	Поле предназначено для ввода cron-выражения для указания другой периодичности запуска рассылки. Подробнее: Cron-выражения
	Период действия таймера
	Дата и время начала	Поле с возможностью выбрать чек-бокс. При установленном чек-боксе необходимо выбрать дату и время начала действия таймера.
	Дата и время завершения	Поле с возможностью выбрать чек-бокс. При установленном чек-боксе необходимо выбрать дату и время завершения действия таймера.

После заполнения полей расписания запуска рассылки на панели инструментов появится кнопка «Запустить рассылку». Далее необходимо настроить Получателей рассылки и Каналы получения.

Рисунок 6 — Добавление расписания запуска на вкладке «Расписание запуска»

Примечание. После добавления рассылки в расписание, если текущая дата и время находятся в промежутке, указанном в поле «Период действия таймера» (меньше значения поля «Дата и время начала» и больше значения поля «Дата и время завершения»), то в профиле записи текущей рассылки будет установлен признак «Активная».

Рисунок 7 — Признак «Активная» на странице рассылки

Получатели рассылки

На вкладке «Получатели» вы можете добавить как отдельных контактов-получателей, так и контактов, добавленных в группы.

Также можно исключить отдельных контактов из рассылки: например, если необходимо отправить рассылку определенным группам контактов, за исключением отдельных контактов.

Рисунок 8 — Вкладка «Получатели» на странице рассылки

Добавление получателя рассылки

Для добавления контакта на деталь «Получатели рассылки» выполните следующие шаги:

Перейдите на вкладку «Получатели» и на детали «Получатели рассылки» нажмите кнопку . В появившемся окне выберите необходимых контактов.

Примечание. Контакты, добавленные таким образом, будут иметь значение «Добавлен вручную = Да».

Рисунок 9 — Добавленный вручную контакт на деталь «Получатели рассылки»

Добавление группы получателей рассылки

Для добавления «Группы получателей рассылки» выполните следующие шаги:

Перейдите на вкладку «Получатели» и на детали «Группа получателей рассылки» нажмите . В появившемся окне выберите необходимые группы контактов.

Рисунок 10 — Добавление группы контактов на деталь «Группа получателей рассылки»

При выборе групп, они будут добавлены на деталь «Группа получателей рассылки», а контакты из выбранных групп появятся на детали «Получатели рассылки».

Рисунок 11 — Получатели рассылки, добавленные из группы контактов

Исключение контакта

Если вы хотите, чтобы каким-либо контактам из добавленных групп не приходили сообщения текущей рассылки, то выполните следующие шаги:

Перейдите на вкладку «Получатели» и на детали «Не могут быть получателями рассылки» нажмите кнопку . В появившемся окне выберите контактов, которых требуется исключить из получателей рассылки.

Рисунок 12 — Добавление контактов на деталь «Не могут быть получателями рассылки»

Далее на детали «Получатели рассылки» нажмите кнопку «Актуализировать». Нажатие данной кнопки обновляет список получателей и статус получения рассылки.

Рисунок 13 — Исключение получателей рассылки

Таким образом, на детали «Получатели рассылки» будут исключены все контакты, добавленные на детали «Не могут быть получателями рассылки» и данные контакты не получат текущую рассылку.

Каналы получения рассылок 

На вкладке «Каналы» выберите каналы, по которым будет производиться рассылка.

Для добавления канала выполните следующие шаги:

Перейдите на вкладку «Каналы» и на детали «Каналы рассылки» нажмите кнопку . В появившемся окне выберите Каналы, по которым требуется отправить текущую рассылку.

Если у получателя рассылки привязано несколько каналов, например «Telegram», «Вконтакте» рассылка данному получателю придет в тот канал, у которого позиция имеет приоритет выше. Позиции можно изменять вручную.

Рисунок 14 — Позиция канала рассылки

После заполнения всех полей рассылки нажмите на кнопку «Сохранить». Созданная рассылка будет отображаться в разделе «Рассылки».

Статус рассылки

После старта рассылок вы сможете отслеживать их состояние, которое будет обновляться в поле «Статус».

Рисунок 15 — Поле «Статус» рассылки

Рассылка может находиться в следующих статусах:

• Готова к запуску.
• В ожидании.
• Выполняется.
• Завершена.

Также на вкладке «Получатели» вы можете отслеживать кому из получателей была отправлена/не отправлена рассылка.

Рисунок 16 — Отслеживание статуса получения рассылки

Остановка рассылки

Активные рассылки со статусом «В ожидании» или «Выполняется» могут быть остановлены. Для остановки рассылки с типом запуска «Вручную» на панели инструментов отображается кнопка «Прервать отправку», для типа «В указанное время» — «Остановить рассылку».

По нажатию на кнопку «Прервать отправку» отправка рассылки остановится.

Рисунок 17 — Кнопка «Прервать отправку» на панели инструментов

Рисунок 18 — Окно сообщения остановки рассылки с типом запуска «Вручную»

По кнопке «Остановить рассылку» рассылка исключается из расписания. Если рассылка на данный момент уже запущена, то ее отправка прервется.

Рисунок 19 — Окно сообщения остановки рассылки с типом запуска «В указанное время»

Вы можете скорректировать содержимое сообщения, после чего продолжить отправку. Последующая отправка возобновляется уже с измененным текстом и для тех пользователей, которым не была отправлена предыдущая версия рассылки.

Рекомендуем изучить

Канал WhatsApp