Раздел «Контрагенты»

Раздел «Контрагенты» — это один из основных разделов BPMSoft, содержащий структурированную и комплексную информацию о компаниях, взаимодействующих с вашей в том или ином виде. Контрагентом может быть компания-партнер, клиент, поставщик или подрядчик.

Создание контрагента

В BPMSoft существует несколько способов создания нового контрагента:

• Вручную в разделе «Контрагенты»;
• Вручную с помощью кнопки быстрого добавления на панели разделов;
• Создание с помощью командной строки;
• Автоматическое создание с помощью импорта данных из файла Excel.

Создание в разделе «Контрагенты»

Для создания контрагента нажмите кнопку «Добавить контрагента» на панели инструментов раздела.

Рисунок 1 — Добавление контрагента в разделе

Заполните обязательное поле «Название» и другие необходимые поля в мини-карточке. Для сохранения записи нажмите кнопку «Сохранить». В результате контрагент будет отображен в реестре раздела «Контрагенты».

Подробное описание полей смотрите в разделе Страница контрагента.

Рисунок 2 — Мини-карточка создания контрагента

В результате созданный контрагент будет отображен в реестре раздела «Контрагенты».

Создание при получении email-сообщения на коммуникационной панели

При получении email-сообщения возможно зарегистрировать новую запись контрагента. Для этого на сообщении нажмите кнопку   и в выпадающем меню выберите «Создать новый» → «Контрагент».

Создание по звонку на коммуникационной панели

На вкладке коммуникационной панели «Звонки» в хронологическом порядке отображается история входящих, исходящих и пропущенных звонков. По записи звонка возможно создать контрагента, для этого используется команда «Создать контрагент». Подробнее: Работа с историей звонков

Создание с помощью кнопки быстрого добавления на панели разделов

Вы можете добавлять новых контрагентов, находясь в любом разделе BPMSoft. Для этого на панели разделов нажмите кнопкуи в выпадающем меню выберите значение «Контрагент».

Рисунок 3 — Создание контрагента из панели разделов

В мини-карточке заполните обязательное поле «Название» и другие необходимые поля. Пример заполнения мини-карточки смотрите на Рисунке 2. Для сохранения записи нажмите кнопку «Сохранить». В результате контрагент будет отображен в реестре раздела «Контрагенты».

Подробное описание полей смотрите в разделе Страница контрагента.

Создание с помощью командной строки

Новую запись в разделе можно создать с помощью командной строки. Для этого выполните команду «Создать Контрагент», заполните и сохраните страницу новой записи. Подробнее: Командная строка

Создание с помощью импорта данных

С помощью импорта данных вы можете произвести массовое или единичное добавление контрагентов из заранее подготовленной таблицы Excel. Подробнее: Импорт данных

Создание со страницы контакта

С помощью кнопки «Добавить контрагента» на странице контакта можно создать нового контрагента, заполнив обязательные поля в открывшейся мини-карточке.

Действия раздела «Контрагенты»

В разделе «Контрагенты» представлен набор стандартных и нестандартных действий BPMSoft. Подробнее о стандартных действиях смотрите в статье Обзор интерфейса BPMSoft.

Рисунок 4 — Действия раздела «Контрагенты»

Таблица 1 — Нестандартные действия раздела ««Контрагенты»

Действие	Описание
Показать на карте	Действие предназначено для просмотра заданных для контрагента адресов на карте. Действие доступно, если в реестре записей выбран хотя бы один контрагент. Если для контрагента задано несколько адресов, то на карте будут отмечены все места. Подробнее: Работа с картами

Страница контрагента

Страница записи контрагента состоит из следующих логических блоков:

1. Панель инструментов.
2. Профиль записи.
3. Панель действий.
4. Вкладки страницы.
5. Модуль «Контакт».

Рисунок 5 — Страница контрагента

1 — Панель инструментов

Панель инструментов является базовой частью всех страниц разделов в BPMSoft. Подробнее: Страница записи

Меню «Действия» содержит стандартные команды для работы с записью. Подробнее: Панель инструментов страницы записи

2 — Профиль записи

В верхней части профиля записи находится виджет дублей, который отображает количество возможных дубликатов для текущей записи контрагента.

Рисунок 6 — Виджет дублей на странице контрагента

Виджет отображается на странице при соблюдении следующих условий:

• В разделе есть активные правила поиска дублей;
• Настроен массовый поиск дублей и глобальный поиск;
• В системе активирована функция «Виджет дублей».

При нажатии на виджет откроется страница, содержащая найденные похожие записи. Подробнее: Поиск и объединение дублей

Для каждой записи контрагента можно загрузить фотографию: наведите курсор мыши на место, отведенное под фотографию, нажмите на иконку добавления изображения  и выберите файл фотографии контакта с компьютера. Загруженную фотографию можно удалить — для этого наведите курсор мыши на фотографию и нажмите на иконку удаления изображения .

Рисунок 7 — Фотография контрагента

Под фотографией расположена шкала наполненности данными профиля контрагента. При нажатии на шкалу появляется список значений, которые необходимо заполнить для повышения уровня наполненности.

Рисунок 8 — Предложения по наполнению профиля контрагента

Таблица 2 — Поля профиля записи раздела «Контрагент»

Название	Описание
Название	В поле указывается полное название организации с правовой формой
Тип	В поле выбирается роль контрагента относительно вашей компании: «Клиент», «Партнер», «Поставщик» и т. п.
Ответственный	В поле выбирается лицо в вашей организации, ответственное за взаимоотношения с контрагентом
Web	В поле указывается адрес интернет-страницы компании. На странице контрагента выполняется автоматическая синхронизация полей «Web» в профиле записи и на детали «Средства связи». Подробнее: Деталь «Средства связи»
Основной телефон	В поле указывается номер основного телефона компании. На странице контрагента выполняется автоматическая синхронизация полей «Основной телефон» в профиле записи и на детали «Средства связи». Подробнее: Деталь «Средства связи»
Категория	В поле указывается категория контрагента, которая отображает его важность для вашей компании, в градации от A до D, где «A» — максимально высокая, а «D» — самая низкая
Отрасль	В поле выбирается отрасль деятельности компании
Email	В поле указывается актуальный email-адрес контрагента. На странице контрагента выполняется автоматическая синхронизация полей «Email» в профиле записи и на детали «Средства связи». Подробнее: Деталь «Средства связи»

3 — Панель действий

На странице контрагента расположена панель действий, на которой отображаются все запланированные активности с текущим контрагентом. С помощью панели действий вы можете редактировать существующие записи активностей, указывать результаты звонков с контрагентами, отправлять email-сообщения, публиковать сообщения в ленту, создавать новые активности, а также переписываться с контактами контрагента в чате, не покидая страницу контрагента. Подробнее: Страница раздела

Рисунок 9 — Панель действий на странице контрагента

4 — Вкладки страницы

Страница контрагента содержит следующие вкладки, на которых отображена вся необходимая информация:

• Вкладка «Основная информация»;
• Вкладка «Контакты и структура»;
• Вкладка «Обслуживание»;
• Вкладка «Взаимосвязи»;
• Вкладка «Хронология»;
• Вкладка «История»;
• Вкладка «Файлы и примечания»;
• Вкладка «Лента».

Вкладка «Основная информация»

На вкладке «Основная информация» отображены следующие элементы:

• Группа полей «Общая информация»;
• Группа полей «Категоризация»;
• Деталь «Средства связи»;
• Деталь «Адреса»;
• Деталь «Платежные реквизиты»;
• Деталь «Знаменательные события».

Группа полей «Общая информация»

В группе полей «Общая информация» указываются альтернативное название и код контрагента.

Рисунок 10 — Группа полей «Общая информация»

Таблица 3 — Группа полей «Общая информация»

Название	Описание
Альтернативные названия	В поле указываются различные варианты названия компании контрагента, например, сокращенные
Код	Код клиента, предназначенный для идентификации контрагентов с одинаковыми названиями. Заполняется автоматически при создании контрагента

Группа полей «Категоризация»

В группе полей «Категоризация» указываются количество сотрудников, форма собственности и годовой оборот контрагента.

Рисунок 11 — Группа полей «Категоризация»

Таблица 4 — Группа полей «Категоризация»

Название	Описание
Количество сотрудников	В поле выбирается количество сотрудников контрагента: «2-4», «5-10», «11-20», «Частный предприниматель» и т. д.
Форма собственности	В поле выбирается организационно-правовая форма компании: «АО», «ЗАО», «ООО», «ИП» и т. д.
Годовой оборот	В поле выбирается размер годового оборота компании: «10 млн. и меньше», «10-15 млн.», «15-20 млн.» и т. д.

Деталь «Средства связи»

Деталь «Средства связи» используется для записи средств связи с контрагентом. Подробнее: Деталь «Средства связи»

Деталь «Адреса»

Деталь используется для записи адресов контрагента. Подробнее: Деталь «Адреса»

Деталь «Платежные реквизиты»

Деталь «Платежные реквизиты» используется для хранения и отображения платежных реквизитов контрагентов. Эта информация включает данные для осуществления финансовых операций, таких как проведение платежей или выставление счетов. Для добавления новых реквизитов нажмите кнопку  на детали.

Рисунок 12 — Деталь «Платежные реквизиты»

Таблица 5 — Поля детали «Платежные реквизиты»

Название	Описание
Контрагент	Ссылка на текущего контрагента. Поле недоступно для редактирования и заполняется автоматически при создании нового реквизита
Название	В поле указывается наименование платежных реквизитов. Например, «Основные платежные реквизиты»
Руководитель	В поле выбирается руководитель компании
Главный бухгалтер	В поле выбирается главный бухгалтер компании
Страна	В поле выбирается страна, в которой зарегистрирован контрагент
Юридическое лицо	В поле указывается юридическая форма контрагента или организации. Например, ООО, ИП и т. д.
Описание	В поле указывается дополнительная информация о реквизитах
Платежные реквизиты	В поле указываются непосредственно платежные реквизиты

Деталь «Знаменательные события»

Деталь используется для записи знаменательных событий контрагента. Подробнее:  Деталь «Знаменательные события»

Вкладка «Контакты и структура»

На вкладке «Контакты и структура» отображены следующие элементы:

• Деталь «Структура организации»;
• Деталь «Контакты контрагента»;
• Деталь «Пользователи портала».

Деталь «Структура организации»

Деталь «Структура» отображает сводные данные о структуре организации в виде корневых и подчиненных элементов, для каждого из которых устанавливаются внутренние параметры, например, название или руководитель. Подробнее: Создание структуры организации

Деталь «Контакты контрагента»

Деталь «Контакты контрагента» отображает информацию о контактах, работающих в организации контрагента, с указанием основных контактных данных. Чтобы связать существующего контакта с контрагентом, необходимо заполнить модуль контрагента на странице контакта. Для создания нового контакта нажмите на кнопку , расположенную рядом с заголовком детали.

Рисунок 13 — Деталь «Контакты контрагента»

Деталь «Пользователи портала»

На детали «Пользователи портала» отображаются данные о контактах контрагента, которые являются пользователями портала. Подробнее: Пользователи портала

Рисунок 14 — Деталь «Пользователи портала»

Если для текущего контрагента не создана организация, то на детали отображается кнопка «Создать организацию». Подробнее: Создание организации пользователей портала

После добавления организации на детали доступна кнопка  на детали для добавления контактов, являющихся пользователями портала. Возможно добавить как существующие контакты, так и новые.

Рисунок 15 — Добавление пользователей портала

Вкладка «Обслуживание»

На вкладке «Обслуживание» отображены следующие элементы:

• Деталь «Сервисы»;
• Деталь «Сервисные договоры».

Деталь «Сервисы»

На детали «Сервисы» отображаются сервисы, которые связаны с сервисными договорами текущего контрагента. Подробнее: Сервис в сервисном договоре

Рисунок 16 — Деталь «Сервисы»

Деталь «Сервисные договоры»

На детали «Сервисные договоры» отображаются сервисные договоры, по которым осуществляется предоставление услуг данному контрагенту. Подробнее: Сервисные договоры

Рисунок 17 — Деталь «Сервисные договоры»

Вкладка «Взаимосвязи»

В BPMSoft реализована возможность добавления схемы взаимосвязей между контактами и контрагентами. Вы можете настроить различные типы связей и отразить взаимодействие текущего контрагента с другими контрагентами или контактами. Подробнее: Взаимосвязи

Рисунок 18 — Вкладка «Взаимосвязи»

Вкладка «Хронология»

На вкладке «Хронология» представлена вся история работы с текущим контрагентом: активности, звонки, сообщения ленты, электронные письма и другие виды взаимодействий. С помощью инструментов фильтрации вы можете найти конкретное действие по названию, отобразить только определенные виды действий, отфильтровать действия по ответственному, указать период отображения действий, а также отсортировать список действий по дате. Подробнее: Хронология

Рисунок 19 — Вкладка «Хронология»

Вкладка «История»

На вкладке «История» отображены следующие элементы:

• Деталь «Обращения»;
• Деталь «Активности»;
• Деталь «Договоры»;
• Деталь «Звонки»;
• Деталь «Email»;
• Деталь «Лиды»;
• Деталь «Счета»;
• Деталь «Документы»;
• Деталь «Заказы»;
• Деталь «Проекты»;
• Деталь «Продажи».

Набор деталей на вкладке может меняться в зависимости от используемых лицензий.

Деталь «Обращения»

На детали «Обращения» отображаются все связанные с текущим контрагентом обращения. При добавлении новой записи открывается страница нового обращения, которое будет автоматически связано с текущим контрагентом. Подробнее: Раздел «Обращения»

Рисунок 20 — Деталь «Обращения»

Деталь «Активности»

На детали «Активности» отображаются все связанные с текущим контрагентом активности. При добавлении новой записи на деталь, созданная активность будет автоматически связана с текущим контрагентом. Подробнее: Активности

Рисунок 21 — Деталь «Активности»

Деталь «Договоры»

На детали «Договоры» отображаются все связанные с текущим контрагентом договоры. При добавлении новой записи на деталь, созданный договор будет автоматически связан с текущим контрагентом. Подробнее: Раздел «Договоры»

Рисунок 22 — Деталь «Договоры»

Деталь «Звонки»

На детали «Звонки» отображаются все звонки, связанные с текущим контрагентом. Ручное добавление новых звонков на деталь недоступно. Подробнее: Работа со звонками

Рисунок 23 — Деталь «Звонки»

Деталь «Email»

На детали «Email» отображаются все email-сообщения, связанные с текущим контрагентом. При нажатии кнопки добавления новой записи открывается страница отправки нового электронного письма основному контакту контрагента. Подробнее: Работа с почтой

Рисунок 24 — Деталь «Email»

Деталь «Лиды»

На детали «Лиды» отображаются все лиды, связанные с текущим контрагентом. При добавлении новой записи открывается страница нового лида, который будет автоматически связан с текущим контрагентом. Подробнее: Лиды

Рисунок 25 — Деталь «Лиды»

Деталь «Счета»

На детали «Счета» отображаются все счета, связанные с текущим контрагентом. При добавлении новой записи открывается страница нового счета, который будет автоматически связан с текущим контрагентом. Подробнее: Счета

Рисунок 26 — Деталь «Счета»

Деталь «Документы»

На детали «Документы» отображаются все документы, связанные с текущим контрагентом. При добавлении новой записи открывается страница нового документа, который будет автоматически связан с текущим контрагентом. Подробнее: Документы

Рисунок 27 — Деталь «Документы»

Деталь «Заказы»

На детали «Заказы» отображаются все заказы, связанные с текущим контрагентом. При добавлении новой записи открывается страница нового заказа, который будет автоматически связан с текущим контрагентом. Подробнее: Заказы

Рисунок 28 — Деталь «Заказы»

Деталь «Проекты»

На детали «Проекты» отображаются все проекты, связанные с текущим контрагентом. При добавлении новой записи открывается страница нового проекта, который будет автоматически связан с текущим контрагентом. Подробнее: Проекты

Рисунок 29 — Деталь «Проекты»

Деталь «Продажи»

На детали «Продажи» отображаются все продажи, связанные с текущим контрагентом. При добавлении новой записи открывается страница новой продажи, которая будет автоматически связана с текущим контрагентом. Подробнее: Продажи

Рисунок 30 — Деталь «Продажи»

Вкладка «Файлы и примечания»

На вкладке «Файлы и примечания» отображены следующие элементы:

• Деталь «Файлы и ссылки»;
• Группа полей «Примечания».

Деталь «Файлы и ссылки»

На деталь «Файлы и ссылки» загружаются файлы документов контрагента, а также прикрепляются внешние ссылки контрагента. Подробнее: Файлы и примечания

Рисунок 31 — Деталь «Файлы и ссылки»

Группа полей «Примечания»

В поле «Примечания» указывается любой текст, который будет отображаться только на странице текущего контрагента. Подробнее: Файлы и примечания

Рисунок 32 — Группа полей «Примечания»

Вкладка «Лента»

На вкладке «Лента» отображаются сообщения внутрикорпоративной социальной сети, связанные с текущим контрагентом. С помощью ленты пользователи могут переписываться между собой, комментировать и реагировать на сообщения. Подробнее: Лента

Рисунок 33 — Вкладка «Лента»

5 — Модуль «Контакт»

Свяжите контрагента с существующим контактом с помощью кнопки «Выбрать». Для добавления нового контакта используйте кнопку «Добавить контакт».

Рисунок 34 — Модуль «Контакт»

После определения контакта в модуле отобразится информация о контакте: ФИО, мобильный телефон, рабочий телефон, email и другая информация, заполненная на странице выбранного контакта.

Итоги раздела «Контрагенты»

Итоги раздела — это отдельная страница, содержащая панели итогов с дашбордами: графиками, показателями, списками и т. д. Подробнее: Виды итогов. Итоги используются для анализа данных по контрагентам.

Страница итогов по контрагентам содержит следующие панели итогов:

1. «Анализ базы контрагентов». На панели итогов отображены в графическом виде следующие данные:
• График «Динамика роста клиентской базы»;
• Показатель «Количество клиентов»;
• График «Клиенты по отраслям»;
• График «Клиенты по категориям».

2. «Анализ контрагентов». На панели итогов отображены в графическом виде следующие данные:
• График «Динамика роста клиентской базы»;
• Список «Топ 5 отраслей по количеству клиентов»;
• Показатель «Количество клиентов»;
• Показатель «Количество контрагентов».

3. «Анализ потенциала оттока клиентов». На панели итогов отображены в графическом виде следующие данные:
• График «Распределение степеней потенциала оттока»;
• График «Контрагенты с высоким потенциалом оттока по ответственным».

4. «Статистика по обращениям клиентов». На панели итогов отображены в графическом виде следующие данные:
• График «Динамика средней удовлетворенности клиентов»;
• Список «Рейтинг клиентов по количеству обращений»;
• Список «Клиенты с низким уровнем удовлетворенности».

Примечание. Панель итогов «Статистика по обращениям клиентов» доступна при использовании функциональности «Управление Сервисом».

Также в итоги раздела возможно добавить новые панели итогов и дашборды. Подробнее: Дашборды и аналитика

Рекомендуем изучить

Обогащение данных
Создание структуры организации