Начало работы в BPMSoft Старт

BPMSoft Старт — это решение для автоматизации бизнес-процессов продаж компании на всех этапах, от привлечения потенциальных клиентов до заключения сделок.

BPMSoft Старт предоставляет возможность no-code настройки, готовые настроенные бизнес-процессы и инструменты сквозной аналитики, которые позволяют делать клиентам предложения по их интересам и потребностям.

В расширенной версии BPMSoft Старт+ доступны дополнительные возможности по сервисному обслуживанию клиентов и управлению маркетингом. Подробнее: BPMSoft Старт+

О платформе BPMSoft

Перед началом работы рекомендуем ознакомиться с терминологией и интерфейсом платформы BPMSoft. Подробнее: статьи Термины и определения и Интерфейс BPMSoft, модуль онлайн-курса Ключевые возможности интерфейса BPMSoft

Рабочие места

Рабочее место — это набор разделов, который отображается на боковой панели BPMSoft. Вы можете настроить каждое рабочее место, включив в него только те разделы, которые необходимы пользователю в его работе. Подробнее: Рабочие места для пользователей

Чтобы сменить рабочее место, нажмите на название текущего рабочего места и выберите нужное из выпадающего списка.

Рисунок 1 — Рабочие места и разделы

BPMSoft Старт включает в себя следующие рабочие места:

• Конструктор — предназначено для настройки и управления BPMSoft Старт;
• Менеджер по продажам — предназначено для пользователей, ответственных за реализацию товаров и/или услуг компании;
• Руководитель отдела продаж — предназначено для пользователей, ответственных за стратегическое управление и координацию работы команды, реализующей товары и/или услуги компании;
• BPMSoft OCC — предназначено для общения с клиентами по различным каналам коммуникации. Подробнее: Настройка каналов коммуникации;
• Маркетинг Старт — предназначено для пользователей, ответственных за планирование, реализацию и анализ маркетинговой деятельности компании. Функциональность рабочего места доступна в BPMSoft Старт+. Подробнее: Маркетинг BPMSoft Старт+;
• Сервис Старт — предназначено для пользователей, ответственных за предоставление клиентского сервиса и оперативное решение запросов и проблем клиентов. Функциональность рабочего места доступна в BPMSoft Старт+. Подробнее: Сервис BPMSoft Старт+.

Примечание. Доступ к рабочим местам регулируется с помощью прав доступа в зависимости от ролей пользователей. Чтобы получить доступ к рабочему месту «Менеджер по продажам», пользователю необходимо назначить функциональную роль «Менеджер по продажам», а для доступа к рабочему месту «Руководитель отдела продаж» — функциональную роль «Руководитель отдела продаж». Подробнее: Администрирование

Разделы

В разделах пользователи выполняют различные задачи, связанные с управлением бизнес-процессами или настройкой системы. Например, в разделе «Контакты» ведется клиентская база, а раздел «Системные настройки» предназначен для управления настройками системы.

Разделы содержат реестр записей, а также инструменты для работы с записями и управления бизнес-процессами. Подробнее: Интерфейс BPMSoft и Работа в разделе

Чтобы перейти к нужному разделу, нажмите на его название в боковой панели.

Примечание. Доступ к разделам регулируется с помощью прав доступа. Подробнее: Администрирование

Рисунок 2 — Раздел «Контакты»

Страница записи

На странице содержится подробная информация о конкретной записи раздела, а также инструменты для управления записью и выполнения различных бизнес-процессов.

Перейти на страницу записи возможно несколькими способами:

• Выделите запись в реестре и выполните команду контекстного меню  → «Открыть»;
• Нажмите на название записи, если она является ссылкой (ссылки отображаются оранжевым цветом);
• Дважды нажмите на запись в реестре.

Страница может состоять из различных блоков полей, модулей, вкладок и деталей. Подробнее: Страница записи

Рисунок 3 — Переход к странице записи контакта

Детали

Деталь — это элемент на странице записи, который отображает связанные записи из других объектов BPMSoft. Деталь представляет собой визуальную реализацию связи «один ко многим» между таблицами базы данных. Например, у одного контакта может быть несколько адресов на детали «Адреса», или один контакт может быть клиентом в нескольких продажах, которые отображаются на детали «Продажи» страницы этого контакта.

Детали имеют свой собственный реестр записей, отображением которого вы можете управлять. Также на детали можно сортировать и фильтровать записи для поиска нужных данных.

Для добавления записи на деталь нажмите кнопку . Откроется специальная страница или появится поле/строка для внесения данных.

Для управления реестром детали или выполнения дополнительных действий используйте меню .

Рисунок 4 — Детали

Мини-карточки

Мини-карточки в BPMSoft могут использоваться для добавления и/или редактирования записей разделов, а также для просмотра краткой информации о записи без перехода на ее страницу. В такой карточке содержатся только основные поля с ключевой информацией о записи. Подробнее: Мини-карточка

Рисунок 5 — Виды мини-карточек

Реестр

Данные в разделах и на некоторых деталях страниц представлены в виде реестров — списка записей, каждая из которых состоит из набора полей. Вы можете управлять отображением реестра и настраивать его под ваши бизнес-потребности. Установите списочное представление, чтобы отобразить данные в виде привычной таблицы, или плиточное, чтобы данные отображались в несколько строк с миниатюрами изображений. Подробнее: Виды реестров

Рисунок 6 — Виды реестра записей

Настраивайте колонки в соответствии со своими потребностями: изменяйте их состав, ширину и порядок следования. Подробнее: Настройка колонок реестра записей. Применяйте сортировку по колонкам для отображения нужных данных. Подробнее: Сортировка записей реестра.

Подробнее о работе с реестром смотрите в блоке статей Реестр.

Работа с данными

BPMSoft предлагает широкий набор инструментов для эффективного управления и обработки данных. Ключевые возможности по работе с данными в BPMSoft:

• Импорт и экспорт для массовой загрузки и выгрузки данных. Подробнее: Импорт, Экспорт;
• Использование расширенных фильтров и групп для удобного поиска и систематизации данных по определенным критериям. Подробнее: Фильтрация и группировка;
• Применение тегов для сортировки записей. Подробнее: Теги;
• Визирование для согласования записей. Подробнее: Визирование;
• Поиск и объединение дублирующихся записей в реестрах. Подробнее: Поиск и объединение дублей;
• Обогащение данных для дополнения сведений по записям из внешних источников. Подробнее: Обогащение данных.

Подробнее о других инструментах по работе с данными смотрите в блоке статей Работа с данными.

Центр уведомлений

Центр уведомлений в BPMSoft — надежный помощник для отслеживания важных событий. Здесь отображаются уведомления о новых задачах, сообщениях, знаменательных событиях и изменениях в процессах — все в одном месте. Используйте центр уведомлений, чтобы оперативно реагировать и принимать решения в нужный момент. Подробнее: Центр уведомлений

Рисунок 7 — Центр уведомлений

Дизайнер системы

В дизайнере системы собраны инструменты для no-code настройки BPMSoft, каждый из которых представляет собой раздел для настройки определенной функциональности системы. Разделы сгруппированы по категориям, что упрощает навигацию. Также вы можете воспользоваться поисковой строкой, чтобы быстро найти нужный раздел.

Для перехода в дизайнер системы нажмите кнопку  на коммуникационной панели.

Подробнее о возможностях настройки BPMSoft смотрите в статье No-code настройка.

Рисунок 8 — Дизайнер системы

Подготовка к работе

Перед началом работы необходимо настроить рабочее пространство и добавить пользователей — сотрудников вашей компании. Следуйте шагам ниже, чтобы выполнить первичные настройки BPMSoft Старт.

1. Заполните профиль пользователя

Настройте свой профиль: добавьте фотографию, укажите контактные данные и почту. Подробнее: Профиль пользователя

Выберите язык, в соответствии с которым будет отображаться интерфейс BPMSoft. Подробнее: Вкладка «Системные настройки» профиля пользователя. Больше о том, как управлять языками интерфейса, смотрите в статье Переключить язык интерфейса.

Укажите часовой пояс, чтобы работать с партнерами, клиентами и коллегами из разных временных зон. Подробнее: Вкладка «Системные настройки» профиля пользователя. Это поможет вам назначать встречи в удобное для всех время и эффективно управлять работой команды. Узнайте больше о том, как работать с разными часовыми поясами, в статье Часовые пояса.

Рисунок 9 — Профиль пользователя

2. Настройте рабочее пространство

Создайте уникальное рабочее пространство, соответствующее стилю вашей компании:

• Настройте корпоративную символику, добавив логотипы вашей компании. Подробнее: Логотипы компании;
• Настройте цветовые решения боковой панели — панели разделов для работы пользователей. Подробнее: Настройка цветов панели разделов

Рисунок 10 — Настройка логотипов компании

3. Добавьте пользователей системы

Для организации совместной работы добавьте пользователей в BPMSoft:

1. Начините с заполнения страницы вашей компании — перейдите в раздел «Контрагенты» и откройте запись «Наша компания». Наполните данными страницу вашей компании, измените название и укажите тип контрагента «Наша компания». Подробнее: Страница контрагента.
2. Далее создайте карточку каждого сотрудника — добавьте в раздел «Контакты» запись с типом «Сотрудник» и в поле «Контрагент» укажите вашу компанию. Подробнее: Создание контакта. После чего наполните данными страницу созданного контакта. Подробнее: Страница контакта.
3. В разделе «Пользователи системы» добавьте запись с типом «Сотрудника компании». В поле «Контакт» выберите ранее добавленный контакт с типом «Сотрудник». В поле «Имя пользователя» укажите логин пользователя для входа в систему. Заполните остальные данные на странице пользователя и установите пароль. Подробнее: Добавление пользователя системы.
4. Перейдите на вкладку «Роли» страницы пользователя и назначьте необходимые роли.
   • Для доступа к рабочему месту «Менеджер по продажам» назначьте пользователю функциональную роль «Менеджер по продажам»;
   • Для доступа к рабочему месту «Рук. отдела продаж» назначьте пользователю функциональную роль «Руководитель отдела продаж».

Вы также можете настроить другие необходимые функциональные и организационные роли и назначить их пользователю. Подробнее: Администрирование.

5. Предоставьте пользователю лицензии. Подробнее: Добавление лицензий.
6. Аналогичным образом добавьте всех необходимых пользователей в систему.

Для массового добавления пользователей используйте импорт. Записи контактов при этом добавляются автоматически в соответствующий раздел. Подробнее: Массовое добавление пользователей

Пример Excel-файла для импорта пользователей смотрите в Файлы для импорта.

Рисунок 11 — Страница пользователя системы

4. Настройте каналы коммуникации

Настройте каналы коммуникации для взаимодействия с клиентами и сотрудниками в едином месте — коммуникационной панели BPMSoft.

• Чаты BPMSoft ОСС. Настройте чаты для общения с клиентами через различные мессенджеры, такие как Telegram, WhatsApp и другие, используя единое рабочее пространство — окно оператора. В разделе «Чаты» (рабочее место «BPMSoft ОСС») вы найдете информацию о текущих и завершенных беседах, историю сообщений, участниках чата и другие сведения. Подробнее: Настройка BPMSoft ОСС;

• Почта. Синхронизируйте почтовый ящик с BPMSoft для возможности получения и отправки email-сообщений из интерфейса BPMSoft. Подробнее: Работа с почтой;
• Телефония. Настройте телефонию (WebRTC или UIS) для возможности осуществлять исходящие и входящие звонки из интерфейса BPMSoft. Все звонки записываются и при необходимости вы можете их прослушать, скачать или проанализировать. Подробнее: Работа со звонками;
• Лента. Используйте внутрикорпоративную социальную сеть для общения с сотрудниками вашей компании, а также подписывайтесь на обновления в записях разделов для отслеживания событий. Подробнее: Лента.

Рисунок 12 — Сообщения в ленте коммуникационной панели

Файлы для импорта

Скачать файл для импорта контактов
Скачать файл для импорта контрагентов
Скачать файл для импорта пользователей
Скачать файл для импорта лидов
Скачать файл для импорта продаж

Рекомендуем изучить

No-code настройка
Онлайн-курс «Основы работы с BPMSoft»
Омниканальные коммуникации